De poliklinieken van zestien ziekenhuizen hebben de gemiddelde wachttijd weten terug te dringen van 47 naar 21 dagen. De halvering van de wachttijd is het resultaat van deelname aan het lean-project Werken zonder wachtlijst (WZW).
Een en ander blijkt uit het promotieonderzoek van promovendus Marc Rouppe van der Voort, dat is begeleid door onderzoeksinstituut CAPHRI (UM/MUMC+), TIAS (UvT), Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis en St. Antonius Ziekenhuis Utrecht/Nieuwegein.
Variatie
De wijze waarop poliklinieken vraag en aanbod afstemmen veroorzaakt vaak onnodige vertragingen in de wachttijd, zo constateert Rouppe van der Voort. “Veel onderzochte poliklinieken hanteerden een uitgebreide mix van spreekuren. Binnen die spreekuren was dan ook nog een verdere onderverdeling naar type afspraken. Dat leidde tot zoveel verschillende spreekuren en afspraken dat als het ware allerlei kleine wachtlijstjes werden gecreëerd. Bij sommige poliklinieken liep dat op tot meer dan 100 varianten.”
In het kader van het project Werken zonder wachtlijst (WZW) leren poliklinieken flexibeler om te gaan met het plannen van spreekuren en afspraken. Zodoende kunnen ze beter anticiperen op fluctuaties in de vraag. Rouppe van der Voort toont aan dat de methode substantiële effecten heeft. De reductie van de wachttijd varieert van 7 procent tot maar liefst 93 procent. Bij poliklinieken van dermatologie, kindergeneeskunde, reumatologie en neurologie kunnen patiënten zelfs binnen enkele dagen terecht, ook zonder spoed.
Leiderschap
De promovendus onderzocht ook welke factoren er voor zorgen dat de effecten beklijven. “Klinisch leiderschap blijkt van cruciaal belang”, stelt Rouppe van der Voort. “Artsen moeten zelf in de lead zijn, liefst als projectleider. Zij moeten gemotiveerd zijn om op een andere manier te gaan werken. Bovendien moet het project gebaseerd zijn op een duidelijke visie. En het helpt natuurlijk ook als men zelf de voordelen van de nieuwe aanpak aan den lijve ervaart.”
Haalbaar
De wachttijdreductie is volgens Rouppe van der Voort ook haalbaar bij grote en complexe afdelingen. “Elke polikliniek kan WZW succesvol invoeren, behalve als de wachtlijsten echt alleen veroorzaakt worden door capaciteitstekorten, bijvoorbeeld door gebrek aan specialisten in een vakgebied”, stelt Rouppe van der Voort. “Dit onderzoek laat juist zien dat wachttijden vaak niet alleen door capaciteitsproblemen worden veroorzaakt. Bovendien zijn de poliklinieken door WZW juist efficiënter gaan werken, doordat lange toegangstijden ruis veroorzaakt zoals ‘no shows’ en onnodige consulten.”
Rouppe van der Voort is werkzaam bij het St. Antonius Ziekenhuis als manager Lean en Zorglogistiek. Daarnaast heeft hij twee boeken met praktijkverhalen over de toepassing van lean uitgegeven. Ook schrijft hij een weblog met maandelijks ongeveer drieduizend lezers en is hij voorzitter van het landelijk netwerk lean in de zorg (Lidz).
