De overstap naar een nieuw ICT-systeem is een technologische uitdaging. Maar het succes wordt vooral bepaald door de mate waarin medewerkers ermee aan de slag kunnen (en willen).
Jeugdhulp Friesland stapte recent over naar cliëntregistratieplatform WinCare en heeft heel veel aandacht besteed aan het meenemen, trainen en voorbereiden van de bijna 750 medewerkers. Die investering in adoptie betaalt zich nu uit. De overgang verliep soepel en medewerkers voelen zich redelijk snel thuis in de nieuwe werkwijze.
In het jaar in aanloop naar de overgang naar WinCare heeft Jeugdhulp Friesland zijn medewerkers op alle manieren betrokken bij de verandering. “Al bij de selectieprocedure voor het nieuwe platform hadden medewerkers van alle afdelingen een stem”, zegt projectleider Gea Boessenkool van Jeugdhulp Friesland die met haar team de overstap heeft geregeld en begeleid.
“Dat zijn de WinCare-ambassadeurs en die hebben meebeslist bij de selectie en meegedacht over de inrichting van het systeem. Zij zijn als kerngebruikers getraind om het snel en goed eigen te maken en collega’s te ondersteunen. Zij zijn ook het eerste aanspreekpunt voor de andere medewerkers voor vragen, hulp en tips. Voor de grote groep gebruikers hebben we een online trainingsomgeving opgezet. We hebben bewust niet voor klasjes gekozen, omdat we graag wilden dat medewerkers zich in zelfgekozen tempo het nieuwe systeem eigen zouden maken en erin zouden groeien. Er was eerst een periode zelfstudie, daarna hebben we een aantal inloopsessies georganiseerd en vervolgens kwam het vooral aan op eigen training. De frequentie daarvan hebben we grotendeels aan de meewerkers zelf overgelaten. Afdelingsmanagers kregen wel inzicht in de vorderingen en konden bijspringen met ondersteuning als mensen achter bleven.”
Een vibe creëren
Jeugdhulp Friesland richtte met hulp van Winvision een eigen kennisplein met een WinCare Wikipedia in op het extranet waar alle informatie en gebruikstips terug te lezen waren. In de aanloop van het project verscheen een promotiecampagne, waarin medewerkers op de hoogte werken gehouden van de ontwikkelingen en wat er van hen verwacht werd. Gea Boessenkool: “We wilden echt een ‘vibe’ creëren. WinCare moest al ruim voor de livegang gaan leven. Dat is goed gelukt.”
‘Schoolvoorbeeld van adoptie’
Projectmanager Erik van Esch van Winvision is erg enthousiast over de manier waarop Jeugdhulp Friesland de adoptie van het nieuwe systeem heeft aangepakt. “Wat mij betreft is dit een schoolvoorbeeld van hoe je medewerkers meekrijgt in een ingrijpende verandering. Soms is bij projecten de adoptie ervan het ondergeschoven kindje. Maar Jeugdhulp Friesland ziet net als wij het belang ervan in om je medewerkers al in een vroeg stadium te betrekken en voor te bereiden. Je zag gaandeweg het enthousiasme toenemen. Men kon bijna niet wachten op de livegang.”
Gea Boessenkool: “Hoe dichter we bij de livegang kwamen, hoe hoger de spanning opliep. Het systeem is anders dan we hadden en dat betekent dat veel herkenningspunten wegvallen en dat ingesleten gewoonten aangepast moeten worden. Dat vraagt tijd en inzet van iedereen. Zonder dit uitgebreide adoptietraject was de implementatie niet succesvol verlopen, daar ben ik van overtuigd. Iedereen kon vanaf dag 1 goed aan de slag met dit nieuwe systeem.”
Meer weten hoe adoptie uw ICT projecten kan ondersteunen? Winvision vertelt u er graag meer over.
