De allernieuwste technologie aanschaffen en dan erachter komen dat medewerkers eigenlijk vooral de oude systemen en programma’s blijven gebruiken. Teamsites in SharePoint inrichten om te constateren dat documenten op kantoor via Dropbox gedeeld worden. Zijn uw medewerkers nou degenen die zo dom zijn of bent u zelf wellicht iets te voortvarend?
Er is veel tijd, moeite en geld te besparen met slimme ICT-toepassingen. Maar soms wordt nog wel eens gedacht dat alleen de aanschaf van nieuwe technologie al tot meer efficiency en winst leidt. Dat is een vergissing. Het gebruik bepaalt het succes. Pas als medewerkers de nieuwe systemen weten te benutten, heb je er als organisatie profijt van. Slimme ICT kan soms een domme kostenpost zijn.
Te weinig aandacht
Waar gaat het mis? Ten eerste is er bij de start in veel gevallen te weinig aandacht voor het daadwerkelijke gebruik. Verreweg het grootste gedeelte van de tijd en middelen wordt besteed aan de technische implementatie van de technologie. Een heel klein gedeelte van de aandacht gaat uit naar de organisatorische implementatie. Die verhouding zou meer in balans moeten zijn. Help medewerkers bij de overstap en train ze om rendement te halen uit de nieuwe technologie. Niet alleen het rendement voor de organisatie, maar juist hun persoonlijke rendement. Leer medewerkers hoe hun dagelijkse werk prettiger, makkelijker en effectiever wordt met de nieuwe systemen en programma’s. Daarmee voorkom je “Ze snappen het niet en ze willen het niet”.
Thuis wel tech-savvy
Ten tweede overschatten we nog wel eens de tech-savvyness van medewerkers. We gaan er vaak te gemakkelijk van uit dat medewerkers allang gewend zijn om via smartphone of tablet hun zaakjes te regelen. Thuis op de bank boeken ze toch ook hun vakantie? Dan kunnen ze toch ook via een tablet verslagen invoeren en de agenda beheren? Dat blijkt in de praktijk soms toch anders te liggen. Kennelijk is er een verschil tussen thuis of in een werksetting met bijvoorbeeld apps aan de slag. Dat varieert weliswaar per sector, maar in het algemeen moet je er niet op rekenen dat medewerkers de nieuwe technologie als vanzelf zullen snappen en gebruiken. Voor de maximale adoptie: hou het erg simpel (KISS).
Wie gebruikt wat wanneer?
Technologie biedt veel kansen, maar gebruikers zijn vaak de rem. Je moet een organisatie voorbereiden op nieuwe technologie, je moet mensen opvoeden en meenemen. Het is ook goed om het gebruik van systemen en toepassingen te monitoren. Met Office365 is bijvoorbeeld goed bij te houden wie wat wanneer gebruikt. Die instrumenten helpen om inzicht te krijgen in hoe nieuwe technologie intern opgepakt wordt. Dat biedt organisaties ook goede input om te beslissen hoe zinvol het is om opnieuw in de allernieuwste technologie te investeren. Het is een dunne grens tussen ‘state-of-the-art’ en ‘staat te verstoffen’.
Marcel Lucker,
Commercieel Directeur Zorg & Marketing Winvision
