De raad van bestuur speelt een cruciale rol bij het succes van samenwerkingsverbanden op het gebied van inkoop van zowel diensten als producten. Dit blijkt uit onderzoek van Jeroen Meijer, die op 20 maart is gepromoveerd aan de Nyenrode Business Universiteit. Wanneer zij hun rol goed vervullen, kunnen deze inkoopcombinaties in de ziekenhuisbranche tot 10 tot 15 procent besparen op hun uitgaven.
“Binnen de confederatiestructuur, waarbij ziekenhuizen samenwerken bij de inkoop van producten en diensten, is het nodig dat raden van bestuur van ziekenhuizen actief participeren, stelt Meijer. “Zij zullen medisch specialisten moeten aansporen om mee te werken aan inkoopprojecten en de voortgang moeten monitoren en bijsturen. Als dit niet gebeurt, worden besparingen niet gerealiseerd.”
Normen en doelstellingen
“Bij het afspreken van de jaarlijkse doelstellingen van de inkoopcombinatie is het meestal zo dat de leider of voorzitter van de inkoopcombinatie een norm stelt. De raden van bestuur dienen hiermee akkoord te gaan. In dit proces is het aan de bestuurders om kritisch te zijn. Bijvoorbeeld door te vragen waarom er niet meer bespaard kan worden. Zij kunnen de doelstellingen aanscherpen. De voorzitter gaat altijd aan de veilige kant zitten, omdat hij zeker wil weten dat hij zijn doelstellingen haalt”, stelt Meijer. Daarbij moeten raden van bestuur ook maandelijks de voortgang monitoren.
In zijn proefschrift ‘Effectieve inkoopsamenwerking met autonomie- en confederatiestructuren’ beschrijft Meijer twee inkoopstructuren. Binnen de ‘confederatiestructuur’ spelen de raden van bestuur een belangrijke rol (maximaal 25 leden). In het model van de autonomiestructuur zorgt een besloten groothandel voor de gezamenlijke inkoop (geen beperking aan aantal leden).
Deelname aan meerdere inkoopcombinaties
Het is belangrijk dat een ziekenhuis deelneemt aan meerdere inkoopcombinaties”, zegt Meijer. Hij doelt op enerzijds deelname in een confederatiestructuur, en anderzijds een inkooporganisatie gebaseerd op de autonomiestructuur.”Voor de inkoop van bijvoorbeeld energie, voeding en kantoorartikelen kan een ziekenhuis het beste in een autonomiestructuur participeren”. “Wat betreft de medische productcategorieën kunnen ziekenhuizen dit beter zelf regelen. Een inkoopcombinatie van ziekenhuizen gezamenlijk maakt het mogelijk dat de leden specifieke eisen en wensen kunnen inbrengen.”
Medisch specialisten
Raden van bestuur zouden verder de inkoopefficiency kunnen vergroten door medisch specialisten aan te sporen actief mee te werken. Dit is belangrijk, omdat zij specificaties kunnen inbrengen. Uit zichzelf doen medisch specialisten dit niet gauw, zegt Meijer. “Zij zijn vaak vertrouwd met een bepaalde leverancier, gewend aan bepaalde ondersteuning of ze krijgen researchgelden.” Hun deelname is belangrijk, omdat zij juist specifieke eisen en wensen bepalen bij de inkoop van producten of diensten.
Regels
“Verder moeten raden van bestuur er op toezien dat alle leden de regels naleven in de confederatiestructuur”, stelt Meijer. “Zo moet informatie tussen leden verplicht gedeeld worden, moeten nieuwe leden passen bij de inkoopcombinatie, dus niet iedereen toelaten, en indien een lid heeft aangegeven mee te doen aan een tender, kan dit lid zich later niet terugtrekken. Een laatste voorbeeld van een regel is dat nieuwe leden een entree fee moeten betalen.”
Inkoopcombinaties
Voorbeelden van inkoopcombinaties volgens de confederatiestructuur zijn Santeon en en IAZ (InkoopAlliantie Ziekenhuizen). Een voorbeeld van een inkooporganisatie volgens de autonomiestructuur is Intrakoop.
