Procesmanagement implementeren is geen project, maar een wijze van organiseren. Veel organisaties hebben moeite met het implementeren van ‘het ideale proces’. Schattingen naar de gemiddelde mate van verspilling in een organisatie variëren van 20 procent tot 40 procent. Maar wat is nu een ideaal proces?
Veel organisaties hebben moeite met het implementeren van ‘het ideale proces’. Schattingen naar de gemiddelde mate van verspilling in een organisatie variëren van 20 procent tot 40 procent. Maar wat is nu een ideaal proces? “Procesmanagement kan veel opleveren voor een organisatie, maar perfecte organisaties bestaan niet. Goed presterende individuen, teams, afdelingen of ketenpartners hebben als kenmerk dat zij hun processen op orde hebben en in staat zijn om hun processen continu aan te passen aan wat de klant en/of omgeving van hen vraagt. Echte doorbraken zijn dan ook vaak het gevolg van succesvolle procesinterventies” aldus Bart Bolwijn, business consultant bij Infoland.
Een traject vol uitdagingen
Voor het succesvol implementeren van procesmanagement moet u een aantal uitdagingen aangaan:
- Vermijd eenzijdige focus of kortetermijnvisie.
Analyses en verbeteracties zijn vaak gericht op het oplossen van een probleem. Dit zorgt ervoor dat we goed zijn in brandjes blussen, maar minder goed in structureel verbeteren. Bij het te veel focussen op het voorkomen van kosten of het realiseren van kortetermijnwinst, kunnen we voorbij gaan aan het bekijken van processen vanuit de lange termijn en vanuit een integrale invalshoek. - Bedenk goed of modellering zin heeft.
Modellering is nuttig om inzicht in processen te vergroten. Dit betekent dat het proces van modelleren leidt tot aanpassingen in beleid en uitvoering. Procesmodelleringstools kunnen hierbij helpen in analyserende zin. Indien een aantal van deze tools een permanent karakter hebben, dus eigenlijk onderdeel zijn van het dagelijks proces, kan dit leiden tot continue borging en verbetering. - Ga na tot welk detailniveau u wilt gaan.
Het is de taak van de procesbegeleider en de procestekenaar om het juiste detailniveau vast te leggen. Dit is een kwestie van zoeken naar een zekere balans en continu afvragen wat zinvol is om weer te geven. - Bedenk goed wie de eigenaar is en wat zijn/haar rol is.
Binnen procesmanagement komt de vraag aan de orde: ‘wie is de proceseigenaar ? en wat houdt zijn of haar rol in?’. Zonder het toewijzen van duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden slaagt de implementatie niet. - Maak een keuze voor verdergaande standaardisatie of professionele vrijheid.
Als standaardisatie leidt tot betere resultaten en de professional daaraan een bijdrage levert, zien zij het vaak als de best bewezen methode. Soms is standaardisatie echter ingegeven door hogere organisatiedoelstellingen die niet direct worden herkend. Dan is het een uitdaging om het belang duidelijk te maken en in dialoog te blijven. Het is juist de professional die een bijdrage levert aan de unieke of excellente kenmerken van het proces.
Het belang van succesvol organiseren
Het implementatietraject van procesmanagement is niet alleen vanuit kwaliteitsmodellen, maar vooral ook vanuit succesvol organiseren en ondernemen noodzakelijk. Zowel technische aspecten als aspecten vanuit sociaal perspectief dienen daarbij aan bod te komen. De kwaliteit van een proces is afhankelijk van continue afstemming en samenwerking. De betrokkenheid van professionals bij het vastleggen van het ideale proces is daarbij essentieel. Procesmanagement implementeren is geen project, maar een traject van doorvoeren van de juiste rollen en verantwoordelijkheden binnen een organisatie. Goed leesbare procesbeschrijvingen met het juiste detailniveau kunnen hierbij een effectief hulpmiddel zijn. Het ideale proces wordt daarmee benaderbaar.
In de White Paper ‘Procesmanagement implementeren is geen project, maar een wijze van organiseren’ leest u meer over de uitdagingen die bij procesmanagement centraal staan.
