Een besparing van 20 tot 30 procent op de indirecte kosten ligt voor vrijwel iedere zorginstelling binnen handbereik.
Minister Hugo de Jonge van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport opende afgelopen 12 juni via een livestream de eerste nationale schrapdag in de jeugdzorg. De minister roept de sector herhaaldelijk op om de administratieve lasten in de zorg te lijf te gaan. Ik sluit me hierbij aan en zie kansen in het beter benutten van ICT. Met goede inzet van ICT kunnen veel zorginstellingen hun indirecte zorgkosten drastisch verlagen.
In opdracht van het ministerie is er onderzoek gedaan naar de indirecte kosten in de zorg. Daaruit blijkt dat bij instellingen voor langdurige zorg, daartoe wil ik me nu even beperken, de niet-cliënt-gebonden-zorgkosten boven de 40 procent liggen. Als instellingen erin slagen om dat percentage met een kwart te verlagen – en dat kan, weten wij uit eigen ervaring – kun je daarmee veel geld vrijspelen. Er gaan vele miljarden om in de langdurige zorg, we praten dus over honderden miljoenen euro’s. Dat geld kan vervolgens besteed worden aan de directe zorg voor cliënten.
Regeldruk
De oorzaak van die hoge indirecte zorgkosten ligt in regeldruk, tekortschietende ICT en inefficiënte werkprocessen zijn de drie belangrijkste redenen voor hoge indirecte zorgkosten. Dat blijkt uit verschillende onderzoeken. De administratieve lasten zijn de afgelopen jaren vooral toegenomen door de regels rondom de verantwoording van bestedingen. Dat is de kern van de zaak. Op het ministerie zegt men nu terecht: we gaan onnodige regels schrappen.
De behoefte aan transparantie en aan verantwoording blijft bestaan. Dat is een brede maatschappelijke trend die je ook ziet in andere sectoren. We besteden miljarden aan zorg en het is gerechtvaardigd dat de samenleving wil weten hoe dat geld wordt besteed. Dit betekent dat de sector zelf werk moet maken van de twee andere redenen voor de hoge indirecte kosten, te weten tekortschietende ICT en inefficiënte werkprocessen.
Automatisering
Met dat in gedachten moet er binnen de sector meer aandacht komen voor de inzet van automatisering. Dat biedt kansen om tot extra besparingen te komen. ICT kan een waardevol instrument zijn waarmee betere en efficiëntere verantwoording mogelijk is.
Ik zie in onze adviespraktijk dat zorginstellingen van een gemiddelde omvang tussen de 15 en 20 verschillende ICT-systemen gebruiken om vergelijkbare en met elkaar samenhangende gegevens te registreren en te rapporteren. Dat betekent dat verschillende mensen op verschillende plaatsen in de organisatie, dezelfde informatie vastleggen in verschillende systemen. Dat zijn vaak systemen die niet, of niet goed, met elkaar communiceren of data uitwisselen. Dit bemoeilijkt het vergaren van informatie en het rapporteren op basis van die informatie.
Bij middelgrote zorginstellingen zien wij dat gemiddeld drie tot vijf medewerkers als dagtaak hebben om data handmatig te corrigeren of aan te vullen. Er wordt nauwelijks gebruik gemaakt van moderne manieren van data verzamelen en verwerken. Door bijvoorbeeld te werken met digitale inkoopfacturen kunnen administratieve processen worden gerobotiseerd hetgeen leidt tot een efficiënter proces met minder fouten. Handmatig werken kost veel tijd en is foutgevoelig. Door die ouderwetse invoer in combinatie met het gebruik van verschillende systemen ontstaat informatie van lage kwaliteit. Wij hebben dit onderzocht en we zien heel veel fouten, zelfs in eenvoudige gegevens als telefoonnummers en adressen. Door de lage kwaliteit van informatie zien zorginstellingen bepaalde ontwikkelingen niet of erger nog, ze nemen de verkeerde beslissingen.
Een samenhangend systeem
Instellingen kunnen eens kijken hoe gegevens worden verzameld en ingevoerd. Daarnaast is het belangrijk om te inventariseren welke systemen er zijn. Wil een instelling effectief stappen zetten dan moet het beschikken over één goed samenhangend systeem. Gegevens moeten bovendien op een gestandaardiseerde manier worden verzameld en ingevoerd. En instellingen moeten ervoor zorgen dat medewerkers zich bewust zijn van het belang van goede data. Dat betekent vaak dat er aan de cultuur in de organisatie moet worden gewerkt.
Op grond van onze ervaring denk ik dat het tijd is voor een norm als het om de indirecte kosten gaat. Het zou goed zijn wanneer er een benchmark komt waarmee zorginstellingen zichtzelf kunnen toetsen. Daarnaast is het nuttig om na te denken over een minder financiële benchmark, bijvoorbeeld op het gebied van medewerkerstevredenheid ten aanzien van ICT-ondersteuning en werkprocessen. Dan is het eenvoudiger om te zien waar je staat en wat je verbetermogelijkheden zijn. Wat zou het mooi zijn als de sector die 40 procent indirecte zorgkosten zou kunnen terugbrengen naar 30 procent. Dat betekent dat je van iedere euro meer kunt uitgeven aan directe zorg voor je cliënten.
Jan Bosman
Managing Partner bij Improven
