Laat operatieassistenten doen waar ze voor opgeleid zijn: het voorbereiden en assisteren van operaties en zorg ervoor dat logistieke medewerkers hen bij alle logistieke zaken ondersteunen.
Op Skipr was op 24 januari te lezen dat de veiligheid in de operatiekamer in het gedrang komt door een tekort aan operatieassistenten. Volgens de Landelijke Vereniging van Operatieassistenten leiden de tekorten er toe dat niet-gekwalificeerde verpleegkundigen handelingen in de OK verrichten en moeten er meer operatieassistenten worden opgeleid.
Het probleem is herkenbaar, maar er is ook een andere oplossing. Laat operatieassistenten doen waar ze voor opgeleid zijn: het voorbereiden en assisteren van operaties en zorg ervoor dat logistieke medewerkers hen bij alle logistieke zaken ondersteunen. Een aantal ziekenhuizen is daarom bezig, vaak onder het motto ‘Just in Time’ om goederenlogistiek door logistieke medewerkers te laten uitvoeren.
Prijs
Het is niet dat operatieassistenten niet geschikt zijn voor logistieke taken. Zij zijn juist kampioen Just in Time leveren en zorgen er elke dag voor dat een operatie door kan gaan. En dat doen zij zonder accurate informatie over welke materialen precies nodig zijn voor de ingreep. Bovendien moeten ze materialen vinden in een assortiment van duizenden artikelen die soms wel op 50 verschillende opslaglocaties – in bergingen en karren – op het OK-complex liggen. Dat veel operaties gewoon doorgaan, lijkt soms voor veel artsen vanzelfsprekend, maar is feitelijk een topprestatie.
Door de toenemende specialisatie en innovaties in het medisch vak, neemt de complexiteit en diversiteit aan materialen alleen maar toe. Operatieassistenten hebben de kennis en ervaring om hiermee om te gaan, maar het heeft wel een prijs: het kost heel veel tijd en levert veel stress op als kort voor een ingreep nog even dat ene schroefje gevonden moet worden.
Boodschappenlijstje
Het uit handen nemen van deze logistieke taken vraagt wel om een enorme omslag. Logistieke medewerkers zijn opgeleid om precies die materialen te leveren, waar om gevraagd wordt. De specificatie van de benodigde materialen voor een ingreep moet dus compleet en accuraat zijn. Hier ligt een taak voor artsen om, bijvoorbeeld een week vantevoren, te specificeren welke ingreep hij of zij gaat doen bij de patiënt en welke materialen hiervoor nodig zijn. Dat laatste kan automatisch, want elke ingreep kent een standaard boodschappenlijstje. Door het grote aantal ingrepen en boodschappenlijstjes, is een ICT-systeem dat dit proces ondersteunt onmisbaar.
Centralisatie van voorraden is nodig om logistieke medewerkers het hele boodschappenlijstje in één magazijn te laten pakken: instrumentarium, steriele verbruiksartikelen, medicatie, implantaten en alles dat er verder nodig is bij de ingreep. Weten waar materialen liggen – in een kar, op een schap of op de opdekruimte – is ook belangrijk. Tracking en tracing is daarbij een middel om meer overzicht te krijgen. Voorraden zullen als gevolg van centralisatie, de voorspelbaarheid van vraag naar materialen en het zicht hebben op wat waar ligt, verlaagd kunnen worden.
Loslaten
Deze omslag is een grote verandering, waarbij een groot deel van het ziekenhuis betrokken is. Operatieassistenten moeten loslaten dat zij elke ingreep van A tot Z zelf voorbereiden en erop gaan vertrouwen dat logistieke medewerkers de goederenlogistiek verzorgen. Vertrouwen komt te voet, maar gaat te paard. Dat kost dus tijd.
De kennis van welk boodschappenlijstje bij welke ingreep hoort – iets dat bovendien continu verandert – blijft bij de operatieassistenten liggen en moet beheerd worden. De kennis van hoe je logistiek efficiënt organiseert ligt vaak bij het Facilitair Bedrijf. Kennis van de ICT is nodig om de diverse systemen – het OK planningssysteem, inkoop- en logistieke systemen – aan elkaar te koppelen. Nauwe samenwerking tussen OK, CSA, Facilitair Bedrijf, ICT en de diverse leveranciers van een ziekenhuis, is daarom essentieel.
De kampioenen improvisatie en kampioenen efficiëntie moeten daarbij leren samenwerken. Niet alleen verlaag je hiermee op termijn de kosten, er blijft dan ook meer tijd over voor de patiënt. Meer tijd en minder stress zal ook leiden tot veiliger patiëntenzorg.
Adviseur bij bureau SQwin
