Ziekenhuizen zijn te groot en zijn niet flexibel genoeg, zo schreef Skipr recent. Daar komt bij dat meer dan de helft van het vloeroppervlak niet wordt gebruikt.
Ziekenhuisbouw is lang het domein van bouwkundigen en architecten geweest. Dit leverde grote of architectonisch bijzondere gebouwen op, maar vaak ook erg lege. Het feitelijk gebruik van veel gebouwen is vaak schrikbarend laag.
SQwin heeft in de afgelopen tien jaar data verzameld over het feitelijk gebruik van poliklinieken, kantoren en andere voorzieningen in zorginstellingen. De gemiddelde bezetting van spreek-onderzoekskamers komt vaak niet uit boven de 40 procent. En zelfs als je weet dat bij een beetje ziekenhuis al snel praat over 15 duizend logistieke bewegingen per week, wordt de ruimte vaak zwaar onderbenut. En dat niet alleen: ook voor apparatuur en bedden geldt dit vaak.
Analyse van logistieke stromen en gebruikspatronen blijkt zeer effectief om mogelijkheden om ruimte te besparen te benutten. Simulatiemodellen laten zien dat het allemaal kleiner en minder kan. Maar met alleen een simulatiemodel kom je er niet.
Sterk verouderde bouwmaatstaven
Een nieuwe zorginstelling is de uitkomst van onderhandelingen met medisch specialisten. De inzet voor dit onderhandelingsproces wordt vooraf vaak bepaald op basis van de sterk verouderde bouwmaatstaven van het vroegere College Bouw Zorginstellingen (CBZ) of het huidige gebouw. Vaak komt men er dan al snel achter dat zo’n groot gebouw niet financierbaar of betaalbaar is. Daarna begint het kaasschaven met als resultaat dat iedereen het gevoel heeft ruimte in te moeten leveren. Wat ontstaat is een langdurig, slepend en frustrerend proces waarbij management, medische professionals en architect tot elkaar proberen te komen. De vraag wordt zelden gesteld wat men nu eigenlijk precies nodig heeft. Terwijl dat vaak nóg minder is dan wat men met elkaar uit onderhandeld.
Een voorbeeldje. Een zorginstelling in midden Nederland heeft geld voor 12.000 m2 nieuwbouw. De sterk verouderde gebouwen waarin men nu zit, omvatten in totaal 25.000 m2. Een ruimte reductie van meer dan 50 procent wordt voor onmogelijk gehouden. Toch moet het. De organisatie vraagt om te toetsen of wat in het programma van eisen aan ruimtes is bedacht werkbaar is. Door alle werkroosters en logistieke stromen met de urenregistratie van de medewerkers van de organisatie in beeld te brengen, blijkt het makkelijk te passen. Het management merkt zelf vervolgens voorzichtig op dat niet alleen de ruimtereductie mogelijk is, maar dat er meer efficiëntie mogelijk is, wanneer werkprocessen anders georganiseerd worden.
Dialoog
Na validatie van de simulatiemodellen met medewerkers accepteren ook zij deze boodschap, aangezien ze hun eigen werkpatronen herkennen in de analyse. Er ontstaat een dialoog over wat men dan eigenlijk wel nodig heeft of belangrijk vindt in een nieuw gebouw. De vierkante meters zijn daarmee geen issue meer. Het management van de zorginstelling heeft in deze wetenschap én door de steun van hun eigen achterban een sterkere positie richting architect, financiers en andere belanghebbende partijen. Men weet wat men wil, wat kan en nodig is.
Data-analyse en onderhandeling moeten hand in hand gaan om tot een efficiënte én werkende zorginstelling te komen. Ruimtebesparing moet daarbij zeker geen doel op zich zijn. Dat is waar veel medisch professionals vaak bang voor zijn: dat ze hun werk niet meer goed kunnen uitvoeren met minder ruimte. Dat is natuurlijk een valide punt.
Toekomst
Wat nog beter is, is wanneer een programma van eisen niet achteraf getoetst wordt, maar bepaald wordt door hoe er gewerkt gaat worden, nu en in de toekomst. De medisch professional moet actief meedoen in het gesprek over hoe er gewerkt wordt, wat daarvoor nodig is en wat toekomstige ontwikkelingen zijn. Gaan we thuis dialyseren? Dan is een groot dialysecentrum (op termijn) misschien niet nodig, maar wel een ‘control centre’ waarin artsen patiënten op afstand kunnen monitoren. Ontstaan er meer multidisciplinaire specialismen zoals geriatrie of oncologie? Misschien is ruimte die samenwerking en contact faciliteert dan nuttiger dan een heleboel spreekkamertjes verspreid over het gebouw. Gaan we goederen just-in-time aanleveren? Dan hebben we meer ruimte nodig voor karren en minder voor opslag.
Slim onderhandelen – het gesprek voeren met belanghebbenden op basis van de feitelijke werkprocessen, logistiek, gebruikspatronen en de effecten van veranderingen hierop – leidt daarmee tot een betere zorginstelling die bovendien veel kleiner is. En niet onbelangrijk, dan ontstaat er ook financiële ruimte om te investeren in innovaties als ehealth die de kwaliteit van de zorg wél verhogen, zoals de NVZ ook bepleit in Zorg voor 2020.
Adviseur bij adviesbureau SQwin
