Integrale capaciteitsplanning binnen ziekenhuizen: wat is de grootste valkuil en waar moet je mee starten?
Binnen ziekenhuizen komt steeds meer aandacht voor het optimaliseren van capaciteit vanuit een breed perspectief. Dit noemen we integrale capaciteitsplanning. Het regelmatig afstemmen van capaciteit op een centraal niveau levert grote voordelen op in termen van efficiency, kwaliteit en stuurbaarheid. Het doorvoeren van een integrale manier van capaciteitsverdeling is wel een uitdagende klus. Het vereist namelijk het maken van strategische keuzes en een juiste organisatorische verankering. De grootste valkuil is dat dat men te operationeel te werk gaat of zich blind staart op tools en systemen.
In de komende serie blogs dit jaar richt ik mij op het thema ‘integrale capaciteitsplanning’ binnen ziekenhuizen. In deze eerste blog licht ik de hierboven genoemde strategische keuzes toe. In de volgende blogs diep ik de doelen en de bijbehorende aanpak van integrale capaciteitsplanning verder uit.
Valkuil
Een veelvoorkomende valkuil bij een integrale benadering van capaciteit is om dit aan te vliegen als een operationele uitdaging die met de juiste toolset kan worden opgelost. Organisaties gaan aan de slag met tactische planningsystemen, maar bereiken hiermee suboptimale eindoplossingen. Om dit te voorkomen, is het essentieel dat een organisatie eerst het strategisch kader scherp heeft waarbinnen ze integraal capaciteitsplanning gaat inzetten. Om dan vervolgens vanuit dit kader te bepalen welke doelen men wil bereiken met integraal plannen. Deze doelen zijn potentieel conflicterend:
• Zet je dit middel in voor verhogen van de kwaliteit en service in de organisatie?
• Is het doel het vergroten van efficiency?
• Of moet de stuurbaarheid worden verbeterd door duidelijker operationele middelen te verbinden met strategische doelen? Als een ziekenhuis niet expliciet heeft nagedacht over haar waardepropositie, is de kans groot dat capaciteitsoptimalisatie plaatsvindt met het verkeerde doel voor ogen.
Waardeproposities
Ook in de zorg helpt het model van Treacy en Wiersema bij het scherp krijgen van waardeproposities en de vertaling hiervan naar de organisatie. Het onderscheidt drie oriëntaties: customer intimacy (klantenpartnerschap), product leadership (product leiderschap) en operational excellence (kostenleiderschap). Ziekenhuizen werken in de praktijk op basis van een gedifferentieerde propositie waarin alle drie een plek hebben. Belangrijk dus om scherp te hebben welke waardepropositie wordt gehanteerd voor welk deel van de portfolio. Per propositie een korte toelichting:
• De meest gehanteerde waardepropositie in de zorg richt zich op klanten partnerschap. Excelleren op deze as betekent het continue centraal stellen van de patiënt. Doel is een uitstekende dienstverlening gericht op de specifieke wensen van de patiënt. Prioriteit bij het toekennen van capaciteit liggen hierbij dan ook bij het zo optimaal mogelijk bedienen van de patiënt, wat een hoge mate van flexibiliteit vraagt. Omdat het proces van een patiënt zich niet binnen één afdeling afspeelt, maar vaak over meerdere afdelingen en functies heen loopt, werkt een integrale benadering vanuit het ziekenhuis hier erg goed.
• Een andere belangrijke strategische oriëntatie in ziekenhuizen is productleiderschap, waar alles draait om de hoogste kwaliteit. Denk bijvoorbeeld aan innovatieve behandelmethoden, hoogwaardig onderzoek, geleverd door de beste artsen. Dit is van toepassing op indicatiegebieden waar een ziekenhuis zich specifiek op wil richten (speerpunten). Het op een juiste manier integraal managen van capaciteit helpt deze doelen te bereiken. Bijvoorbeeld het realiseren van zorginnovatie door optimalisatie van capaciteit in zorgpad of de keten.
• Voor productgroepen die buiten de speerpunten vallen, is kostenleiderschap een reële optie. Hierbij draait het om leveren van betrouwbare zorgproducten tegen een concurrerende kostprijs. Integraal capaciteitsmanagement zal gericht zijn op standaardisatie van planningen en processen. En het stelt ziekenhuizen in staat om middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten waarbij de kwaliteit aan de norm blijft voldoen.
Krachtig middel
Every journey begins with a first step… so go!
But beware, …if you don’t know where you’re going,
every road will take you there.
Integrale capaciteitsplanning is een krachtig middel dat sterk in opkomst is binnen ziekenhuizen. Zorg er wel voor dat je voordat je dit breed gaat implementeren, je je strategische waardeproposities scherp hebt. En gebruik vervolgens deze nieuwe manier van capaciteitsmanagement om sneller en beter je strategische doelen te realiseren.
Partner bij Vintura
