Het succes van ziekenhuizen wordt bepaald door de kwaliteit van haar directie. Als bestuurder bent u in de besluiten die u neemt afhankelijk van de relevantie en kwaliteit van de informatie waar u over beschikt.
Zo ook de informatie over risico’s, prestaties en kosten van de kapitaalgoederen zoals gebouwen en vitale voorzieningen. De sleutelinformatie komt idealiter terecht op ‘het dashboard’ van de bestuurder. Wat belangrijk is en wat niet, blijkt uit de inrichting van dit dashboard. Dat vraagt om keuzes die kennis, ervaring en wijsheid vereisen.
In de nacht van 29 november 2014 klapte het kostbare Deense zeilschip Vestas tijdens de Volvo Ocean Race met een snelheid van 19 knopen (35 km/u) op een rif in de Indische Oceaan. Dit rif hoort bij de Cargado’s Carjaos, een kleine eilandengroep ten noorden van Mauritius. De Nederlandse navigator Wouter Verbraak zag die, ondanks geavanceerde navigatie-apparatuur, niet aankomen en werd ontslagen. Bij thuiskomst trof hij een verbaasd zoontje: ‘Maar pappa, hoe kan dat nou? Boven m’n bed hangt een IKEA-kaart en daar staan die eilanden gewoon op…’.
Ziekenhuizen kennen tal van risico’s die niet altijd in beeld zijn, ondanks prachtig opgetuigde processen, procedures en compliance systemen. Het is als de geruststellende precisie van elektronische navigatieapparatuur die u in slaap sust terwijl u intussen een hele eilandengroep over het hoofd ziet. Als vitale voorzieningen als luchtbehandelingssystemen, elektriciteit of water plotseling uitvallen, ligt het hele ziekenhuis plat. De eindverantwoordelijkheid ligt dan altijd bij de bestuurder.
Leiderschapskeuzes
Met de digitalisering worden steeds meer data gegenereerd uit alle hoeken en gaten van de organisatie. Big Data hebben de toekomst. Maar wat heeft u aan grote hoeveelheden data die niet worden geduid? Om tot effectieve stuurinformatie te komen, moet u vooraf bepalen welke cruciale ‘meters en lampjes’ u wilt zien op uw dashboard. Vervolgens kunt u nagaan met welke beheerdata die gevoed worden. Dit zijn leiderschapkeuzes. Welke risico’s onderkent u als bestuurder en tot welke mate aanvaard u deze risico’s? En welke maatregelen moeten er worden genomen bij calamiteiten wanneer de risico’s zich manifesteren?
Als de risico’s en de mate waarin deze worden aanvaard helder zijn, kan het middle management die uitwerken naar processen en een alerte cultuur. Mocht de stroom bijvoorbeeld uitvallen in een OK of IC, dan moet snel duidelijk worden hoe lang de storing zal duren. Dan is duidelijk of wel of niet ambulances moeten worden besteld om patiënten elders onder te brengen. Voor de technische dienst moet het risicoprofiel vervolgens worden vertaald in processen en techniek. Gaan ze direct de storing oplossen of eerst onderzoeken hoe lang het duurt? Leggen ze bij preventief onderhoud extra focus op de zwakste onderdelen van een airco-systeem of behandeleb ze alles volgens dezelfde routine?
Waarschuwingslampjes
Risicogestuurd assetmanagement helpt bestuurders de belangrijkste asset-risico’s in hun ziekenhuis in kaart te brengen. Het zorgt ervoor dat de relevante lampjes tijdig oplichten op het ‘risico-dashboard’ om daarmee calamiteiten voor te zijn. Deze Key Performance Indicators worden gevoed door data uit de verschillende lagen van de organisatie. Zo krijgt risicomanagement vorm in beleid, cultuur, procedures en techniek. Dit is altijd maatwerk, waarbij de kwaliteit van de besluitvorming afhangt van het benutten van de juiste data, verzameld en beheerd in de juiste systemen. Wie dat op orde heeft, loopt minder kans om onverwachts vast te lopen op een gevaarlijk rif.
Rinus Vader
Leading Professional Asset & Facility Management
