Af en toe hoor ik een medewerker de vraag stellen: “Wanneer gaan we aan de slag met zelforganisatie?” Misschien hebben we het niet zo duidelijk gemarkeerd, maar in feite zijn we voor een groot deel, waar dat mogelijk is, al zelforganiserend.
Dat is geleidelijk gegaan. En de mate waarin we zelforganiserend werken, hangt af van de complexiteit van zorg. Onze overtuiging is dat teams effectiever worden als ze meer zelforganiserend werken. Want met zelforganisatie kunnen medewerkers directer inspelen op wensen en behoeftes van cliënten. Als een team effectiever wordt dan is de cliënt dus beter af. Dat is ons doel. Zelforganisatie is één van de middelen om dat doel te bereiken. Als zorgorganisatie willen we zorg en diensten leveren van hoge, onderscheidende kwaliteit. Dat kan als de teams in het primair proces hun vak verstaan en bestaan uit gemotiveerde mensen die effectief samenwerken.
Effectieve teams
Algemene kenmerken van effectieve teams zijn:
• De medewerkers zijn vakbekwaam en gemotiveerd
• Er zijn gedeelde opvattingen over de doelen, resultaten en processen (wat en hoe)
• Iedere medewerker voelt zich verantwoordelijk voor het teamresultaat en is in staat de gewenste bijdrage te leveren
• Er is een overzicht van de uit te voeren teamtaken, de taken zijn aan de juiste mensen toebedeeld op basis van individuele competenties of interesses
• Het team werkt met de PDCA-cyclus; resultaten en andere afspraken worden regelmatig getoetst en werkwijzen bijgesteld
• Het team lost dagelijkse problemen zelfstandig op
• Er is een open klimaat; medewerkers geven elkaar regelmatig feedback; feedback van cliënten en van samenwerkingspartners wordt verwelkomd
• Men leert van eigen ervaringen en van elkaar
Elk effectief team inventariseert wat de teamtaken zijn en bepaalt wie uit het team welke taak voor zijn of haar rekening neemt. Bij teamtaken denken we, naast de uitvoerende taken, ook aan:
• Relaties met de buitenwereld
• Commerciële taken en voorlichting
• Planning en coördinatie
• Beheer taken
• Inwerken en coachen
• Kennisoverdracht
Geen doel op zich
Zelforganisatie is geen doel op zich. De mate waarin we zelforganiserend werken hangt af van de complexiteit van de zorg die we bieden. Die verschilt per eenheid. Onze drie eenheden (Zorg en Wonen, Behandeling en Maatschappelijke Ondersteuning) zijn alle drie in zekere mate zelforganiserend. We verwachten dat ze vitaal en vakbekwaam zijn en dat ze resultaatgericht en effectief functioneren. Daarmee zijn ze niet onnodig afhankelijk van hiërarchische aansturing of regulering vanuit de staf. De mate en de invulling van zelforganisatie verschilt echter per eenheid.
Voor Zorg en Wonen geldt dat alle teams een direct leidinggevende hebben en houden. De negentien teamleiders zijn verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de teams. Zorg en Wonen heeft te maken met complexe zorg voor cliënten met ernstige problemen. De zorg is strak gereguleerd, er zijn aanmerkelijke veiligheid- en kwaliteitsrisico’s en de registratie- en verantwoordingslast is hoog. Dit geeft minder ruimte voor zelforganisatie dan in de andere eenheden.
Voor de eenheid Maatschappelijke Ondersteuning (MO) geldt dat de huidige teams wisselend zelforganiserend zijn. Binnen deze eenheid is in de nieuwe structuur geen operationeel leidinggevende meer aanwezig. De teams bij MO worden dit jaar geholpen steeds meer zelforganiserend te worden. Ze worden begeleid door een team van alle Kwartiermakers en stafafdelingen, onder leiding van Marianne Velthuis, manager MO.
In de eenheid Behandeling is de wens en mogelijkheid om zelforganiserend te werken groot. Weliswaar binnen strakke kaders (bijvoorbeeld zorgpaden) en beperkte financiële ruimte voor overheadkosten, werken de teams bij Behandeling gelukkig al verregaand zelforganiserend.
Kortom, we zijn al aardig op weg met zelforganisatie! Maar we passen het toe waar het past en in het tempo waarin het wenselijk is voor medewerkers en cliënten.
