Met scenarioplanning in de thuiszorg heeft de Universiteit van Jyväskylä in Finland succesvol besparingen weten te koppelen aan meer tijd voor de cliënt. Ook een Nederlandse pilot van de Vrije Universiteit leverde aanmerkelijke voordelen op.
Operationele activiteiten baseren op wetenschappelijk onderzoek is heel normaal in de industrie maar nog echt een uitzondering in de zorg. Natuurlijk op het medisch vlak loopt de zorg zelfs voor op de industrie, maar daarmee is het gat tussen medisch en organisatorisch alleen maar groter en opmerkelijker. In de zorg is ervaring en gevoel nog altijd het belangrijkste middel voor besluitvorming op tactisch en operationeel niveau. Het probleem met ervaring en gevoel is dat het misleidend kan zijn en altijd emotie oproept.
Wat is het probleem? Een gemiddelde planner heeft vijfhonderd cliënten en daarvoor zijn vijftig medewerksters beschikbaar. De planning wordt vaak een week tot een maand vooruit gemaakt. Met meer dan vijfduizend zorgmomenten per week betekent dit een enorme variatie in mogelijkheden. Zeker als we de dagelijkse wijzigingen daar nog eens bij optellen. Al jaren wordt deze planning gedaan door (oud-)verpleegkundigen met behulp van Excel of Outlook, incidenteel met behulp van operationele planningssoftware.
Besparingen
Wat is scenarioplanning? Met scenarioplanning is het mogelijk om, op basis van tien tot vijftien parameters, de gevolgen door te rekenen van organisatorische-, personele- of klantwijzigingen. Deze parameters zijn onder meer niveau van vraag en capaciteit, geografie, uren van inzet. Als we daarin andere keuzes maken dan rekent de software direct door wat de gevolgen zullen zijn voor de inzet in aantal én kwaliteit. Besparingen in tijd, routes en kosten lopen in Finland op tot boven de 25 procent en in de Nederlandse pilot tot 15 procent. Dit laatste heeft voornamelijk te maken met een andere cao maar ook door grotere afstanden in Finland.
De Nederlandse pilot is uitgevoerd door de Vrije Universiteit van Amsterdam bij TWB in Roosendaal. Hier is voor een onderdeel een analyse gemaakt op basis van actuele informatie. Daarbij zijn zes scenario’s doorgerekend en is gekeken naar bijvoorbeeld het aantal routes, kosten en inzet in fte. Het verdient aanbeveling om dit maximaal twee keer per jaar te doen, om teveel wijzigingen op tactisch niveau te voorkomen.
In de huidige zorgpraktijk wordt vaak uitgegaan van bestaande contracten van medewerkers in plaats van de zorgvraag van de cliënt als uitgangspunt te nemen en de gevraagde capaciteit daar op aan te sluiten. Het omdraaien van dit planningsuitgangspunt levert direct voordelen op.
Zelfsturende teams
De in Finland ontwikkelde software stimuleert zelfsturende teams maximaal, door centraal de juiste kaders aan te geven op basis van doorgerekende scenario’s per team. Binnen deze grenzen kunnen zelfsturende teams beter hun planning maken waarbij juist wel gebruikt gemaakt kan worden van aanwezige ervaring.
Op basis van onderzoek en wetenschap, data-analyse inzetten voor het leveren van zorg en middelen, zal de komende jaren enorm gaan toenemen. Nederland loopt daarin momenteel behoorlijk achter. Het wordt tijd om die achterstand te gaan inlopen.
