Een veranderend zorgstelsel vraagt om veranderende organisaties. En deze veranderende organisaties vragen weer om transitiemanagement. Heldere doelstellingen en deskundige mensen die ondersteunen, sparren of desgewenst deze organisatieveranderingen helpen implementeren.
De bezuinigingen in de zorg, meer met minder, en de decentralisatie van zorgtaken naar de gemeente zorgen voor ingrijpende veranderingen. Zorgorganisaties zijn bezig met een strategische heroriëntatie die in veel gevallen leidt tot een interne transitie. Een nieuwe koers vereist vaak een nieuwe inrichting van de organisatie, en een ander besturingsmodel met nieuwe rollen voor het management. En dus zie je trajecten over krimpscenario’s en de vorming van zelfstandige teams, maar ook de nieuwe opdracht voor het management: meer sturen op afstand en op basis van persoonlijk leiderschap. En de slag die de staf moet doormaken richting businesspartner. In de eerste plaats kan dit door pragmatische ondersteuning te bieden, met feedback en coaching. Iemand die bijvoorbeeld op regelmatige basis meekijkt met de interne programmamanager en projectleiders en die praktisch ondersteunt, bijvoorbeeld in methodes om een project aan te pakken.
Sparringpartner
In de tweede plaats kan een zogenoemde transitiemanager de rol vervullen van sparring partner. Bestuurders van organisaties die een transitie doormaken, weten vaak al waar ze naartoe willen. De structuur is duidelijk en ook de kant die de cultuur op moet. Toch kan het handig zijn om dan iemand naast je te hebben die meekijkt en meedenkt, en die kan sparren over de stappen die gezet moeten worden. Wat doen we eerst, wat doen we daarna, hoe houden we de regie op al die processen en ontwikkelingen die plaatsvinden in de zorg, in de staf en in het management? Een adviseur dus, die tussen de verschillende projecten in de organisatie de onderlinge samenhang bewaakt, en meekijkt en meedenkt, maar zich verder niet bemoeit met implementatie.
In de regie
Om die transities ook daadwerkelijk te realiseren, is vaak behoefte aan een overstijgende ‘regisseur’ die vanuit een transitieplan het complete veranderprogramma kan managen. Enerzijds gaat het dan om de transitiemanager die meerdere veranderingen, in de vorm van programma’s of projecten tegelijkertijd begeleidt vanuit een van te voren afgesproken implementatieplan. Vaak hoort hier dan ook een aantal projectleiders bij die direct ondersteunen bij de implementatie van de veranderingen of projecten. Deze projectleiders houden zich bijvoorbeeld bezig met de vraag hoe de zelfstandige teams, die al gevormd waren, echt leren om zelfstandig te opereren. Een ontwikkeling waar veel zorgorganisaties mee te maken krijgen.
Een andere mogelijkheid is dat een projectleider bezig is om managers in een nieuwe rol te zetten en hen daarbij te ondersteunen en begeleiden. Belangrijk daarbij is op afstand leren sturen en coachend gaan leidinggeven richting de teams. En ook om bezig te zijn met een andere verandering, namelijk de rol die de manager krijgt naar de buitenwereld. Ten opzichte van gemeentes en andere ketenpartners, zal hij of zij steeds meer als accountmanager gaan fungeren. Een derde taak voor een projectleider kan zijn het inbeeld brengen wat alle veranderingen betekenen voor de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor ICT en financiën.
Duidelijkheid én deskundigheid
Grote transities vragen om duidelijkheid én deskundigheid: transitiemanagers, die ervaring hebben binnen en buiten de zorg. Mensen die sowieso zorginhoudelijk gepokt en gemazeld zijn, maar die ook in staat zijn om projecten op een heldere manier vorm te geven of pragmatisch te ondersteunen. Het is essentieel om een project duidelijk te formuleren en van tevoren afspraken te maken over de resultaten. Dan is duidelijk wanneer het project is geslaagd en wanneer het is afgelopen.
Rob Maréchal
Rob Maréchal, is als commercieel directeur FunktieMediair dagelijks in gesprek met zorgorganisaties op het gebied van HR vraagstukken. Wil graag waarde toevoegen aan deze organisaties door het bij elkaar brengen van mensen van binnen en buiten de zorg, het ontsluiten en delen van kennis en uitwisseling van best practises.