Bedrijfsvoering Personeel Efficiency Fors besparen door slimmer werken Het dreigend personeelstekort komt vooral in de langdurende zorg steeds dichterbij. Het dwingt zorginstellingen tot voorzorgsmaatregelen om te besparen op arbeid en tijd.
Vooral de langdurende zorg voor ouderen krijgt het straks zwaar voor de kiezen. Bij ongewijzigd beleid zal er in 2025 voor 55 van de 145 dementiepatiënten geen personeel voorhanden zijn, blijkt uit cijfers van TNO Kwaliteit van Leven. De beroepsbevolking krimpt met circa tien procent, het aantal mensen met dementie stijgt de komende jaren met veertig procent.
Zorginstellingen moeten dus nu in de benen komen om te voorkomen dat ze straks vastlopen. Dat kan op vele manieren. En op diverse terreinen: een efficiëntere maaltijdvoorziening of intakeprocedure, zorgen voor meer flexibiliteit in de beschikbaarheid van medewerkers of handiger plannen en inroosteren.
“De tijd die je daarmee wint, kun je besteden aan de directe zorg”, zegt Eric Franck, adviseur en onderzoeker op de afdeling Arbeidsproductiviteit van TNO Kwaliteit van Leven. “Werkzaamheden worden vaak niet slim uitgevoerd. Of niet in de goede volgorde. Neem de planning: iets wat al in het computersysteem staat wordt op papier nader uitgewerkt of dingen worden eerst op papier gezet en dan pas in de computer ingevoerd.”
Franck zit in het kernteam dat in totaal zes instellingen begeleidt die zich hebben aangemeld voor het verbetertraject Slimme Werkprocessen van Zorg voor Beter. Dit kernteam is gevormd door Vilans, kenniscentrum voor langdurende zorg, en TNO Kwaliteit van Leven. “De helft van de deelnemers kampt met planningsproblemen. Planningen zijn vaak tijdrovend. Vaak worden op het laatste moment nog wijzigingen doorgegeven, waardoor alles moet worden omgegooid. Een betere roosterplanning leidt mogelijk ook tot een betere match tussen zorgverlener en cliënt. Je kunt dan zorgen dat iemand verpleegkundige hulp krijgt in plaats van verzorgende of omgekeerd.”
Tool
Franck zelf begeleidt twee instellingen die in januari dit jaar zijn begonnen met Slimme Werkprocessen. “Wij brengen de deelnemende instellingen de methode bij, waarna ze verder zelfstandig te werk gaan. We oefenen met een klein overzicht van mogelijke verbeteringen, zodat de organisatie de methode in de vingers krijgt. Die kunnen ze later ook elders in hun organisatie toepassen.” Dat gebeurt onder andere met behulp van de tool Arbeidsinnovatie (http://arbprod.arbeidtools.nl). Hiermee kan iedere zorginstelling het verloop beschrijven van een bepaald werkproces: wat doen we, wie doet het, hoe lang duurt het? Op dezelfde site is ook een kosten-batenanalyse te vinden: wat kost een innovatie, hoeveel tijd bespaart deze, tot welke verbeteringen in de kwaliteit en dienstverlening leidt het? “Gestructureerde brokjes informatie die de structuur kunnen verbeteren. De echte methode wordt uitgelegd na aanmelding voor het verbetertraject.”
Flexibeler
Wat deelname ‘zijn’ twee deelnemers concreet heeft opgeleverd, wordt pas duidelijk na de echte implementatie, eind dit jaar. “Maar er tekent zich wel een richting af: kijken of medewerkers flexibeler beschikbaar kunnen worden. Vaak wordt er automatisch vanuit gegaan dat iemand op vastgestelde dagen werkt, terwijl zijn aanwezigheid op een andere dag nodig kan zijn. Je kunt dat inderdaad gewoon vragen, maar de planning loopt over meerdere schijven én gewoonten en verworven rechten zijn moeilijk te doorbreken.” Een ander ‘slim werkproces’ richt zich op de maaltijdinkoop. “Een deelnemer bestelt de ingrediënten voor zijn menu’s digitaal bij een grote supermarktketen. Het invullen van de ingrediëntenlijsten kost veel tijd en ergernis. Terwijl er ook leveranciers zijn die op basis van het menu de bijbehorende ingrediënten leveren. Dat bespaart tijd. Die kun je besteden aan de directe zorg.”
Hele keten
Arbeidsprocessen zijn te vereenvoudigen, mits je kijkt naar de hele keten en niet naar één onderdeel, zegt John Joosten, directeur Human Health bij het door de overheid gefinancierde adviesbureau Syntens. “Instellingen moeten kijken hoe ze hun werkproces van A tot Z en van hoog naar laag kunnen herinrichten. Van verpleegkundige tot arts, flexibel en met behoud van kwaliteit: waar valt te besparen, waar kan het beter?” Nu is het vaak inefficiency troef, zegt Joosten. “Zowel voor de cliënt als voor de instelling. Cliënten moeten lang wachten op een plek, intakeprocedures zijn tijdrovend. Ieder zit op zijn eigen domein. We proberen onze cliënten liefst zelf de conclusie te laten trekken dat hun organisatie toe is aan verandering en daarbij hulp nodig heeft. Ruim de helft van onze klanten heeft een duwtje in de rug nodig. Wij verwijzen ze dan naar organisaties die ze daar verder bij kunnen helpen, bijvoorbeeld TNO Arbeid of gespecialiseerde commerciële bureaus.”
Joosten betwijfelt of met het huidige personeelstekort altijd de juiste mensen ‘aan het bed’ staan. “Toch ligt de oplossing niet per se in robotisering. Ook zonder robots kan de maaltijdvoorziening in de (thuis)zorg veel beter. Waarom kan de horeca niet aan de zorg leveren? Of waarom kun je als ziekenhuispatiënt niet eten in een soort zelfservicerestaurant? Veel leuker en het bespaart het personeel werk. Eten is inbegrepen in de ligprijs. Dus moet er creatiever worden nagedacht hoe je als instelling welke kosten boekt en wáár.”
Deelnemers gezocht
Elke organisatie heeft activiteiten of werkprocessen die beter of slimmer georganiseerd kunnen worden. Voor de tweede ronde van Slimme Werkprocessen van Zorg voor Beter, die start op 8 september, kunnen organisaties zich dus nog aanmelden. U kunt hiervoor contact opnemen met Annemieke Koning van Vilans via a.koning@vilans.nl.
Wilt u besparen én meer tevredenheid bij uw cliënten en medewerkers? Dat kan met het slimmer organiseren van werkprocessen. Bijvoorbeeld door handiger plannen. Zorg voor Beter heeft een schat aan methodes en technieken ontwikkeld die ook uw organisatie gemakkelijk kan toepassen.
Kijk voor meer informatie op www.zorgvoorbeter.nl/slimmewerkprocessen.
