Poliklinische zorg via videoverbinding of contact tussen artsen en patiënten via de app. Zorginstellingen omarmen momenteel massaal de mogelijkheden voor digitale zorg. Ook andere veranderingen vinden met enorme snelheid plaats. Zo maken verpleeghuizen ruimte vrij voor patiënten die ‘te goed’ zijn voor een ziekenhuisbed maar nog niet naar huis kunnen.
Sommige innovaties die zorginstellingen recent in gebruik namen, stonden al jaren op de innovatie-agenda. Het probleem dat patiënten veel te lang in het ziekenhuis liggen omdat er geen plek voor vervolgzorg is, leek begin 2020 onoplosbaar. Nu, tijdens de coronacrisis, is het gelukt om nieuwe oplossingen te vinden en te implementeren. Nood breekt wet: de uitbraak van het coronavirus, een crisis van ongekende omvang, versnelt de totstandkoming van veranderingen in de zorgsector.
Waarom nu wel?
Hoe kan het dat deze veranderingen nu wel plaatsvinden waar dit eerder niet lukte? Als we deze vraag aan mensen in ons netwerk stellen, zegt vrijwel iedereen: ‘Dat komt omdat er nu urgentie is’. Een plausibel antwoord, want de noodzaak tot bijvoorbeeld beeldbellen en het verplaatsen naar zorg naar de thuissituatie is inderdaad toegenomen door de crisis.
Maar dat betekent ook dat in het tijdperk na de crisis, als de urgentie vervalt, zorgorganisaties teruggaan naar de oude situatie en deze innovaties van tijdelijke aard zijn. Wij gingen op onderzoek uit om te kijken of er meer verklaringen zijn dan alleen de toegenomen urgentie. Wat gebeurt er nu in Coronacrisis, wat zich eerst niet voordeed?
Vorming unieke coalities
Leidende teams inspireren hun omgeving, verwijderen obstakels en zetten door als het even tegenvalt. Zonder een krachtig leidend team, loopt elke verandering vast ergens op de weg. Op alle niveaus zien we momenteel krachtig leidende teams: in zorgteams, op organisatieniveau en in de sector als geheel. Deze coalities hebben gemeenschappelijk dat deskundigen (onder andere artsen en virologen), vanuit alle lagen binnen de zorgorganisaties, een belangrijke rol spelen. Ook valt op dat de muren tussen actoren zijn weggevallen. Partijen die eerder op een eigen eiland werken, vormen nu unieke coalities.
Visie gericht op ‘overleven’
Veranderingen kunnen zowel ontstaan vanuit een ‘brandend platform’ als vanuit een ‘wenkend perspectief’. De huidige veranderingen ontstaan vanuit het ‘brandende platform’. Vandaar dat visie achter de veranderingen zich veelal richt op de korte termijn. Wat hebben we nú aan deze verandering?
Patiënten krijgen hun medicatie bijvoorbeeld thuis, omdat ze in het ziekenhuis een groter risico lopen besmet te worden. Achter een groot aantal veranderingen die nu worden doorgevoerd, ligt echter wel degelijk een lange termijn visie, die nu niet wordt gedeeld. Zo is medicatie thuis in de normale situatie ook minder belastend voor de patiënt en mantelzorg, omdat zij zo niet hoeven te reizen.
Verwijdering van barrières
Ook al bestaat een gedeelde visie en de ‘wil’ om te veranderen, verandertrajecten slagen niet als er geen vermogen is om daadwerkelijk te veranderen. Belangrijke barrières in de zorg zijn de financieringsstructuren, capaciteit en de kloof tussen het ontwerp en de vertaling naar de praktijk. Tijdens de coronacrisis neemt de sector veel knelpunten rondom deze thema’s in korte tijd weg. Zo verruimde de NZa de regels en nam alle belemmerende voorwaarden weg voor zorg op afstand. Een ander voorbeeld is dat het ministerie van VWS en verzekeraars hebben aangegeven dat zij zorginstellingen compenseren voor de extra kosten en vermindering van omzet.
Zichtbare successen
Zonder zichtbare successen is het lastiger om een verandering vol te houden. De vraag speelt dan op of de ingezette beweging wel de juiste is en dit werkt demotiverend. Zichtbaar zijn Corona gerelateerde innovaties zeker: zowel de media als interne kanalen van zorgorganisaties staan bol van het nieuws hierover. Dit biedt steun om de crisis door te komen en geeft de direct betrokkenen extra motivatie om niet op te geven.
Beweging vasthouden
Uit bovenstaande observaties blijkt dat onze omgeving gelijk heeft. Urgentiebesef fungeert als een katalysator voor de invulling van de andere succesfactoren. Zo helpt het vergrote urgentiebesef bij het verkleinen van weerstand, waardoor het de noodzaak voor communicatie van de visie achter de verandering deels wegneemt. Anderzijds maken bovenstaande observaties zichtbaar dat er meer nodig is dan alleen urgentiebesef om een succesvolle verandering te realiseren.
Wij verwachten dat het een uitdaging is om de succesfactoren, die nu zo bepalend zijn voor de ingezette veranderingen, vast te houden wanneer we in rustiger vaarwater verkeren. De urgentie om te veranderen valt in ieder geval deels weg en het zal moeilijker worden om de aandacht voor successen vast te houden: de situatie voelt aan als ‘normaal’.
Daarnaast ligt er na de crisis veel ander belangrijk werk dat is uitgesteld, waar de succesvolle leidende coalities ook een belangrijke rol in vervullen. Lukt het de coalities om focus bij de ingezette veranderingen te houden?
Wenkend perspectief
Ook wat betreft de visie zien wij een uitdaging: de visie voor verandering is vaak ingegeven vanuit de coronacrisis. Lukt het organisaties om het delen van de visie om te zetten van ‘brandend platform’ naar ‘wenkend perspectief’?
Als laatste zien we het risico dat obstakels die nu weg zijn genomen weer op de route richting verandering worden teruggeplaatst. Lukt het de zorgsector om boven de financiële structuren uit te stijgen?
Judith Ophoff en Wanda Pluijter
Managementconsultant en projectmanager bij Bisnez