Hoe zetten we onze artsen zo goed mogelijk in over de verschillende paletten van zorg? Hoe krijgen we meer rust op de polikliniek en aanmerkelijk kortere toegangstijden? De wens om de planning te verbeteren bestond al langer, maar een eerdere poging liep vast doordat er onvoldoende draagvlak was. Tegelijk bleef de noodzaak bestaan voor een meer integrale en efficiëntere planning.
Het is deze keer gelukt! En dat succes is niet alleen te danken aan een slim ontwerp van een integraal rooster met één planhorizon. Uit ervaring weten we dat je er ook veranderkundig een succes van moet maken. Je kunt het nog zo perfect uitdenken, maar om een goed idee ook daadwerkelijk gerealiseerd te krijgen is het essentieel dat betrokkenen mee willen werken en zich achter de verandering scharen.
Problemen waren er ten aanzien van een aantal factoren. Zo werden artsen zowel op de Hartkatherisatiekamers (HCK) als op de Polikliniek en Hartfunctie ingepland, maar de verschillende planningshorizonnen liepen niet synchroon, uiteenlopend van enkele dagen tot enkele maanden. Dat betekende dat bij een verandering in de ene planning, een arts regelmatig een dag “zonder werk” zat, omdat de andere planning daarin niet meer mee kon bewegen.
Daarnaast was er nog een aantal redenen om de planning te vernieuwen. Zo werden de planningen door verschillende planteams gemaakt. Omdat elk team verantwoordelijk was voor de eigen planning verliep de afstemming niet altijd goed. Daarnaast ervoeren veel artsen de polidagen als intensief. De afspraken liepen in de loop van de dag steeds verder uit. De flexibiliteit om de dingen te veranderen werd beperkt doordat elke dokter een eigen vaste assistent(e) had. Zij deden op een dag alle taken voor ‘hun’ arts, van het maken van een ECG tot baliewerk, met regelmatig wachtende patiënten aan een lege balie tot gevolg. Deze werkwijze begrensde de capaciteit, omdat het plannen van poli’s werd beperkt door het aantal beschikbare balies.
Naar een efficiënte planning
Vorig jaar is de optimalisatie van de HCK-planning succesvol uitgevoerd. In navolging daarop zijn we naar de artsen- en polikliniekplanning gaan kijken, omdat dit onlosmakelijk met elkaar samenhangt.
Hierbij ging niet alleen de planning, maar ook de organisatie van de polikliniek op de schop. De verschillende planhorizonnen zijn gelijk getrokken en de planteams werken nu samen. We plannen in het HVC nu overal drie maanden vooruit. Binnen die termijn plannen we alles zo efficiënt mogelijk in: artsen, arts-assistenten, ondersteuning en benodigde apparatuur en ruimtes. Op basis van die planning worden vervolgens de afspraken met patiënten gemaakt. In de basisplanning, de blauwdruk, spelen we zo goed mogelijk in op omstandigheden als toegangstijden voor een onderzoek of operatie. Op basis van data die beschikbaar is, omdat we hiervoor dashboards hebben ontwikkeld, weten we precies wat wanneer nodig is voor elk type patiënt.
Om tegemoet te komen aan de intensieve polidagen zijn de polirasters aangepast en zijn er o.a. pauzeblokken in opgenomen. Deze nieuwe opzet voorkomt dat spreekuren in de loop van de dag uitlopen, dokters veel druk ervaren en patiënten lang moeten wachten. Ook hebben we samen duidelijke planregels opgesteld en expliciete afspraken gemaakt, zoals dat je binnen de planning van drie maanden niet meer vrij kunt nemen en ook over het aantal dagen dat een bepaalde specialist poli draait.
De verandering met de grootste impact was de wijziging van de manier van de ondersteuning op de polikliniek. De assistenten werken nu niet meer voor één vaste arts, maar vormen één ondersteuningsteam waarbij ze op een dag taakgericht werken, zoals telefoondienst, ECG-dienst of baliedienst. Die verandering was ingrijpend voor artsen én assistenten.
Veelbelovende resultaten
Door voor beide planningen eenzelfde horizon te hanteren wordt de capaciteit daadwerkelijk beter benut. Door het flexibeler inrichten en taakgerichter maken van de ondersteuning door assistenten hebben we de capaciteit op de polikliniek kunnen vergroten van het draaien van zes naar zeven poli’s gelijktijdig, waardoor we per dag 40 patiënten meer kunnen ontvangen. Daardoor werd de toegangstijd direct lager waardoor patiënten nu op het gewenste moment bij een cardioloog terecht kunnen.
Op de polikliniek ervaren artsen en patiënten de voordelen. Door te werken met vaste blokken en reservetijd in de rasters is er meer tijd en rust gecreëerd voor het gesprek met de patiënt. Ook lopen spreekuren nauwelijks meer uit, waardoor patiënten aan het einde van de dag niet meer lang hoeven te wachten.
Veranderkundig succes
Bij onze aanpak zagen we zes veranderkundige succesfactoren:
- Creëren van draagvlak voor het doel van het project. Alle betrokkenen moeten de problemen herkennen, de noodzaak ervaren en de voordelen zien van de benodigde veranderingen die leiden tot een optimalere benutting van de totale capaciteit;
- Erkennen van problemen van de zorgverleners en laten zien hoe je die wilt oplossen, zodat ze ervaren “what’s in it for me”;
- Ervoor zorgen dat alle belanghebbenden vertegenwoordigd zijn in de projectgroep: artsen, teamleider polikliniek, polikliniek-assistenten en planners. Daarnaast hebben we de projectaansturing vanuit dualiteit (Coöperatie & Organisatie) vormgegeven en daarmee gezorgd voor een integrale benadering en gedragenheid;
- Cruciale keuzes zijn door de projectgroep voorgelegd aan alle betrokkenen. Dit gebeurde bijvoorbeeld met de nieuwe rasterindeling en het anders organiseren van de polikliniekondersteuning;
- Er is voorzien in een warme begeleiding bij de implementatie, dat wil zeggen dat er laagdrempelige persoonlijke hulp is geboden bij vragen en problemen en dat er goede introductiedocumenten zijn opgesteld;
- Tot slot zijn na een paar maanden de resultaten geëvalueerd. Zowel inhoudelijk: ‘Zijn de gestelde doelen gerealiseerd?’ en ‘Zien we meer patiënten en benutten we onze capaciteit echt beter?’ als ook de ervaringen van de gebruikers: ‘Is een polidag minder intensief?’ en ‘Welke dingen lopen nog niet lekker?’. Op basis van de uitkomsten wordt kort-cyclisch bijgestuurd waar nodig met behulp van een dashboard, zodat de betrokkenen ook na de implementatie nog gehoord worden.
Maartje Veltrop-Poell Teamleider polikliniek cardiologie en hartfunctie – Catharina ziekenhuis
Hans Post Cardioloog – Catharina ziekenhuis
Mieke van den Nieuwenhuijzen-Martens Manager Hart- en Vaatcentrum – Catharina ziekenhuis
Wouter van Zwieten Consultant Integrated Health Solutions – Medtronic