Logistieke taken vragen veel van verpleegkundigen. Hoe kunnen ze hiervan vrijgespeeld worden zodat er meer tijd overblijft voor directe patiëntenzorg? En hoe kunnen we verspilling van medische producten terugbrengen? Als ziekenhuis wil je toch dat schaarse middelen zo optimaal mogelijk ingezet kunnen worden.
Daar hebben we ons over gebogen. Uitkomst hiervan was de inzet van een logistiek systeem waarbij het materiaalbeheer wordt uitbesteed aan gespecialiseerde experts zodat de schaarse capaciteit voor de basiszorg beter ingezet kan worden.
De eerste in Nederland
Het systeem van Materials Management is een logistieke service rondom voorraadbeheer en wordt onder meer in ziekenhuizen in het Verenigd Koninkrijk, Spanje en Italië toegepast. Het Catharina Hart- en Vaatcentrum maakt sinds 2015 als enige ziekenhuis in Nederland gebruik van dit systeem.
Al vanaf het begin zorgde het systeem van Materials Management voor positieve effecten. Het heeft binnen het hart- en vaatcentrum ruim twee FTE aan hooggespecialiseerde verpleegkundige capaciteit vrijgemaakt van logistieke taken. Tijd die nu besteed kan worden aan directe patiëntenzorg. Een andere opbrengst is het terugbrengen van verspilling van producten: van 2,5 % naar 0,5% per jaar. Niet alleen doordat de inkoop scherper verloopt, ook de controles zijn nauwkeuriger en de producten met de kortste houdbaarheidsdatum worden het eerst gebruikt. En net als het versturen van correcte facturen, gebeurt retourneren van producten tijdiger en adequater. Hierbij wordt een optimaal voorraadniveau nagestreefd: optimale balans tussen voldoende voorraad (zodat er niet misgegrepen wordt), maar wel zo laag mogelijk om verspilling tegen te gaan.
Toewijding en software
Toegewijde menskracht is een belangrijke pijler van Materials Management. Twee externe medewerkers werken full time binnen het Catharina Hart- en Vaatcentrum en voeren de handelingen uit die nodig zijn om de vijf hartkatheterisatiekamers te voorzien van de juiste productvoorraad. Het gaat om producten voor alle cardiologische ingrepen, variërend van stents, implantaten en ballonnen tot de verschillende typen (ablatie)katheters, draden en accessoires.
De andere pijler binnen het Material Management is een gedetailleerd softwaresysteem dat inzicht geeft in de gemiddelde kosten per procedure. Per type ingreep worden alle materialen gescand zodat er een inzichtelijk beeld ontstaat van alles wat gebruikt wordt en de kosten daarvan. Door deze gegevens maandelijks te evalueren kunnen weloverwogen en onderbouwde keuzes worden gemaakt en kan direct worden bijgestuurd op een zo kostenefficiënte inzet van producten.
Bemoedigend voorbeeld
We hebben zo’n zeven jaar op deze manier gewerkt en lering kunnen trekken uit alle lessen die we zijn tegengekomen. Nu kunnen we zeggen dat het mogelijk is; verpleegkundigen maximaal inzetten in het primaire patiëntenproces in plaats van hen administratief ondersteunende logistieke taken uit te laten voeren. En er is beduidend minder verspilling. Met het oog op de betaalbaarheid van de zorg, de druk op zorgpersoneel en de noodzaak om verspilling tegen te gaan, is Materials Management een bemoedigend voorbeeld.
