Dat blijkt uit de analyse van gegevens over het beheer van de toeleveringsketen in tachtig ziekenhuizen in heel Europa. Op basis van de analyse, zijn de volgende drie strategieën ontwikkeld over hoe verpleegkundigen kunnen worden vrijgespeeld van logistieke taken.
Moderniseer de technologie voor voorraadbeheer
Veel voorraadbeheertaken worden in veel ziekenhuizen handmatig uitgevoerd door verpleegkundigen. Teams die verantwoordelijk zijn voor de toeleveringsketen zouden technologie moeten inzetten die veel van de voorraadbeheertaken versnelt of volledig automatiseert. Dit betekent investeren in een systeem waarmee klinisch personeel automatisch kan bestellen, voorraad snel kan lokaliseren, gebruikers waarschuwt voor risico’s op voorraaduitval of -verval, voorraad beheert op meerdere locaties binnen het gebouw en apparaten gemakkelijk traceert tot aan het punt van consumptie.
Er zijn verschillende opties om dit te implementeren:
– Door bestaande middelen te exploiteren: Ziekenhuizen hebben soms brede IT-systemen aangeschaft, maar benutten de mogelijkheden ervan niet volledig. Ziekenhuizen zouden de reeds beschikbare software moeten bekijken op toepassingen die kunnen worden ingezet voor voorraadbeheer.
– Koop nieuw: Vraag een inkoopproces aan om een leverancier van voorraadbeheersoftware te beoordelen en te selecteren – er zijn er tientallen beschikbaar op de markt – en vorm een projectteam voor de implementatie.
– Besteed uit aan een partner die de technologie kan brengen. Verscheidene ziekenhuizen verlichten de last van het materiaalbeheer voor de verpleegkundigen door die taken over te dragen aan toegewijde ziekenhuismedewerkers of uit te besteden aan externe dienstverleningspartners. Deze partners brengen hun eigen systemen, personeel en processen mee om de last voor de verpleegkundigen te minimaliseren. Uit onze ervaring blijkt dat een volledige dienst binnen twee tot drie maanden operationeel kan zijn.
Bied verpleegkundigen een service om OK procedures voor te bereiden
Verpleegkundigen ervaren nogal eens extra werkdruk doordat ze tijd kwijt zijn aan het uitzoeken van materialen voor een procedure in de OK. Toonaangevende ziekenhuizen besteden dit steeds vaker uit aan speciaal ziekenhuispersoneel of aan externe dienstverleners die een “voorbereidingsdienst” voor de operatiekamers aanbieden. Zo kan het verplegend personeel zich concentreren op de patiëntenzorg.
Om zo’n dienst tot stand te brengen, is het noodzakelijk dat chirurgische voorkeurskaarten digitaal zijn opgeslagen en bijgewerkt, samen met de juiste systemen en processen. Elektronische RFID-labels worden doorgaans gebruikt om alle hulpmiddelen in een tray te volgen, automatisch toegewezen aan een procedure. Na de procedure kunnen ongebruikte producten worden geretourneerd en eenmaal terug op de plank worden getraceerd.
Voorbereidingsdiensten voor casussen hebben bewezen tot 25% van de voorbereidingstijd voor de verpleegkundigen vrij te maken.
De nabestellingen beheren zodat de verpleegkundigen dat niet hoeven te doen
In plaats van te vertrouwen op verpleegkundigen, wijzen goed presterende ziekenhuizen logistiek medewerkers niet alleen toe voor het bestellen, ontvangen en wegzetten van leveringen. Zij worden ook ingezet om de impact van nabestellingen voortdurend te beoordelen. De beste logistieke medewerkers gaan achter nabestellingen aan, informeren verpleegkundigen over risico’s van voorraadtekort en zoeken proactief naar klinisch gelijkwaardige vervangingsmiddelen. Dit kan alleen efficiënt gebeuren met een voorraadsysteem dat zicht heeft op de voorspelde vraag, open bestellingen en een systeem van chirurgische voorkeurskaarten.
Concluderend kan worden gesteld dat verantwoordelijkheden op het gebied van voorraadbeheer bij het verplegend personeel weggehaald moeten worden. Dit vanwege het eenvoudige feit dat verplegend personeel is opgeleid om klinische zorg te verlenen – voorraadoptimalisatie is voor hen geen belangrijke prestatiemaatstaf. Bovendien zal het scheiden van voorraadbeheer en verpleegkundige taken ziekenhuizen aantrekkelijker maken bij het werven van veelgevraagde verpleegkundigen. Dit omdat ze niet langer geconfronteerd zullen worden met de stress van het moeten beheren van voorraden bovenop hun klinische taken.
In een tijd waarin er veel vraag is naar verpleegkundigen, is het zinvol om manieren te vinden om de tijd van verpleegkundigen te besteden aan klinische activiteiten en het voorraadbeheer over te dragen aan logistiekspecialisten.
Andrew Leon
Sourcing, Supply Chain & Service Activation Director Medtronic IHS