21.1.2016 ÄZ: Ärzte und modernste Technik das gehört seit langem unmittelbar zusammen. © adam121 / fotolia.com Ärzte Zeitung / App / 013D04 / 21.01.2016 Young female doctor touching icon of media screen Real-online-workflow (2016)
Uit eerder onderzoek van Berenschot blijkt de grote rol die ecd’s spelen in de administratieve last. In de langdurige zorg ervaart 82 procent van de zorgprofessionals de administratieve taken als belastend. Zij zijn hier gemiddeld 35 procent van hun tijd aan kwijt. Het aanmaken en bijhouden van het ecd wordt door deze zorgprofessionals het vaakst (namelijk door 54 procent) genoemd als de administratieve taak waaraan zij de meeste tijd besteden. Berenschot heeft nu onderzocht wat er nodig is om ecd’s beter te laten werken, voor de zorgverlening en informatievoorziening aan zorgprofessionals in de langdurige zorg.
Gebruiksvriendelijkheid
Het onderzoeksbureau ziet allereerst een rol voor ecd-leveranciers in het terugdringen van de administratieve last. Ecd-leveranciers kunnen kiezen voor meer standaardisatie en zich vooral van elkaar onderscheiden op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en het aanbod van passende trainingen. “Kijk naar wat de zorgprofessional nodig heeft”, schrijft Berenschot. “Pas daar het ecd op aan. Bij de implementatie of ontwikkeling van het ecd zitten leveranciers vaak om tafel met controllers, chief information officers (CIO’s) of beleidsmedewerkers, maar niet met de zorgprofessionals die met het ecd moeten werken. Dit is wel nodig om écht aan te kunnen sluiten op wat de zorgprofessional nodig heeft.”
Standaardisatie
Standaardisatie kan – volgens de onderzoekers – zorgen voor meer flexibiliteit voor de zorgorganisatie en minder handmatige handelingen voor de zorgprofessionals. “Zorgaanbieders kunnen hun data en cliëntgegevens vaak niet eenvoudig meenemen naar een andere ecd-leverancier. Het komt voor dat bij een nieuw ecd zorgaanbieders alle, of delen van de data, opnieuw in moeten voeren. Mede hierdoor stappen zorgaanbieders niet snel over. Er is dan sprake van een ‘vendor lock-in effect’. Dit kunnen ecd-leveranciers voorkomen door nog meer te werken met standaarden, zodat systemen beter met elkaar kunnen samenwerken.”
Betrokken bestuurder
Zorgaanbieders kunnen zelf en met elkaar meer invloed uitoefenen dan zij nu doen, stellen de onderzoekers verder. Bijvoorbeeld wanneer de bestuurder zich, vanuit het streven naar effectieve zorgverlening en informatievoorziening, nadrukkelijker bemoeit met de selectie, implementatie en het gebruik van het ecd samen met de zorgprofessional. “Het helpt wanneer de bestuurder, met effectieve zorgverlening en informatievoorziening aan zorgprofessionals voor ogen, actief betrokken is bij de selectie, implementatie en het gebruik van het ecd.” Volgens de onderzoekers hoeft een bestuurder niet zelf aan elke tafel te zitten, als hij er maar zeker van is dat zorgprofessionals “nadrukkelijk en tijdig” zijn betrokken.
Vorm een collectief
De eisen en wensen van zorgaanbieders ten aanzien van het ecd kunnen per organisatie op onderdelen verschillen, maar zijn voor het grootste deel hetzelfde. Toch blijkt uit onderzoek dat het wiel vaak opnieuw wordt uitgevonden per zorgaanbieder of zelfs per locatie. De kennis, ervaring en kracht van het collectief wordt onvoldoende benut. Alhoewel vanuit ecd-leveranciers of Actiz initiatieven worden genomen om gebruikerscollectieven op te richten, blijkt hiervoor tot nog toe te weinig animo onder zorgaanbieders.
“Zorgaanbieders kunnen zich – samen met hun brancheverenigingen – als ecd-klanten veel sterker verenigen als het gaat om het formuleren en afdwingen van eisen en standaarden waardoor de gebruiksvriendelijkheid toeneemt. Hierdoor komt er meer uniformiteit in ecd-systemen en hoeven organisaties zich individueel minder in te spannen om te komen tot een optimaal ecd-systeem met minimale administratieve lasten”, stellen de onderzoekers.
Zorgverleners trainen
Zorgaanbieders en ecd-leveranciers moeten samen met zorgprofessionals beter trainen in het gebruik van ecd’s. Bij hun bezoeken aan zorgaanbieders zagen de onderzoekers vaak dat registraties in het ecd niet volledig, begrijpelijk of correct waren. “Zorgprofessionals krijgen nu vooral training in ‘wat’ zij moeten invullen en ‘waar’, maar het ontbreekt aan training in het ‘hoe’ en ‘waarom’, terwijl training in het ‘hoe’ en ‘waarom’ van een registratie leidt tot meer begrip van de registratie en daarmee tot minder registratielast. Wanneer medewerkers geen begrip hebben voor hetgeen ze moeten invullen en waarom ze dit moeten doen, zal het gevoel van onnodige administratieve lasten door het ecd blijven bestaan. Training moet dus meer zijn dan enkel een ‘knoppencursus’”, aldus de onderzoekers.
Facilitator
Tot slot erkennen de onderzoekers van Berenschot dat het niet eenvoudig is de administratieve last door ecd’s aan te pakken doordat er zoveel partijen bij betrokken zijn. Uit het onderzoek blijkt dat de betrokken partijen nu niet met, maar veel langs elkaar heen praten. “De grote uitdaging is om het geheel te overzien, te begrijpen, te stimuleren en te zorgen voor synergie tussen alle betrokkenen. Dit faciliteren is nodig, gezien de vele uitdagingen waarvan het eigenaarschap niet bij een partij belegd is. Denk bijvoorbeeld aan thema’s als verdergaande standaardisering, open data-uitwisseling tussen ecd’s, het voorkomen van lock-in effecten, en het formuleren van meer uniforme verantwoordingswijzen. Kortom: er is blijvend behoefte aan stimulans en een facilitator.”
Het ministerie van VWS is volgens Berenschot de logische partij om deze rol te pakken. “Er zijn diverse gremia, maar bij geen enkel overleg zijn zorgaanbieders, ecd-leveranciers en beroepsverenigingen gezamenlijk aanwezig. Dit leidt tot interpretatieverschillen, onduidelijkheid over wie waarvan onderdeel is en opnieuw het wiel uitvinden. Het ministerie van VWS kan dit overleg faciliteren.”
