Hoe komen we tot lagere werkdruk en beter geïnformeerde patiënten?

Het hartcentrum van het Catharina Ziekenhuis besteedt veel aandacht aan het verbeteren van processen op de werkvloer en besloot dat het verder verbeteren van het ontslagproces de focus zou krijgen op de verpleegafdeling cardiologie. Het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven is daarvoor op zoek gegaan naar de knelpunten die het ontslagproces bemoeilijken, en heeft de mogelijke verdere verbeteringen daarvoor in de praktijk gebracht middels een succesvolle pilot.

Een niet-gelijkmatige werkdruk voor het zorgpersoneel

In de oude situatie was de timing van de activiteiten die verschillende zorgverleners minder goed afgestemd, waardoor ze vaak op elkaar moesten wachten. Het resultaat was een gemiddeld ontslagtijdstip na 15:00u in de middag. Dit betekende dat ontslagen soms plaatsvonden in de avonddienst, terwijl er dan minder verpleegkundigen waren, waardoor de werkdruk toenam. Daarnaast was de beddendruk hoog; voor een dagcoördinator (DACO) is het lastig om opnames te kunnen plannen wanneer nog niet duidelijk is welke patiënten wel of niet naar huis kunnen die dag. Dit alles vroeg om een oplossing die zou leiden tot een beter verdeelde werkdruk, meer rust op de werkvloer en een betere doorstroom van onze patiënten.

Behoeftes van de patiënt als uitgangspunt

Die oplossing vonden we in het invoeren van een hele nieuwe visitestructuur die we hebben uitgetest met een succesvolle pilot. Door te investeren in het innoveren van het ontslagproces willen we laten zien dat de optimale zorg verder gaat dan medische zorg alleen. Uitgangspunt bij de pilot was het tijdig kunnen informeren van de patiënten over wat ze mogen verwachten tijdens het ontslagproces. Zorg draait om de patiënt, wat maakt dat we de behoeftes van de patiënt als basis moeten nemen voor de keuzes die we maken. Dit is niet altijd even makkelijk; we hebben in de zorg namelijk te maken met schaarste.

Een nieuwe, simpele visitestructuur

Dat het ondanks de schaarste gelukt is, maakt de ontwikkeling van deze visitestructuur juist zo mooi: het is relatief simpel, de werkdruk voor zorgverleners wordt beter over de dag verdeeld en de patiënt weet beter waar hij/zij aan toe is en kan tijdig naar huis. In de nieuwe structuur kijken we een dag eerder naar de voorwaarden waaronder de patiënt de ochtend erna vóór de start van de visite naar huis kan. We noemen dit een “ontslag tenzij” beleid. Ook ontvangt de patiënt ontslagmedicatie op een eerder tijdstip en het bloedonderzoek wordt eerder in de ochtend gedaan. Dit hebben we bewerkstelligt door een goede samenwerking tussen het laboratorium en de apotheek. Op deze manier zijn alle benodigde zaken op orde wanneer blijkt dat de patiënt voldoet aan de voorwaarden waaronder hij/zij naar huis mag.

Om bovenstaande nieuwe visitestructuur in de praktijk te brengen, moest de basis op orde zijn; namelijk het actief sturen op de verwachte ontslagdatum (VOD) van de patiënt. Om een juiste inschatting hiervan te maken, hebben we op basis van retrospectieve data per ziektebeeld een protocollaire ligduur ontwikkeld. Dit heeft de zorgverleners ondersteunt in het verder vooruitkijken en het bewustmaken van het invullen van de VOD.

Toch hebben we in de praktijk wel wat uitdagingen gekend; zo kan bijvoorbeeld de verandering om taken op een ander moment uit te voeren, leiden tot weerstand bij medewerkers die al jaren op dezelfde manier werken. Ook kost het tijd voordat een nieuwe werkwijze bij iedereen standaard in het systeem zit.

Goede afspraken en evalueren

Duidelijke afspraken maken, naleving daarvan en goede samenwerking; dat zijn drie belangrijke punten die worden genoemd door de zorgverleners die betrokken zijn geweest bij de pilot. Maar dat was niet het enige. Wenke, regieverpleegkundige en DACO op de verpleegafdeling cardiologie geeft aan dat we elkaar hebben leren aanspreken op wat goed en minder goed gaat. Dit heeft gemaakt dat we het project, naast die goede afspraken, draaiend kregen. Binnen de pilot hebben we wekelijks met elkaar geëvalueerd. We gaven elkaar feedback over wat wel en niet goed ging. Hiermee hebben we de focus op het continu verbeteren gelegd. Jan-Melle van Dantzig, cardioloog bij CZE, vertelt hierover dat hij de collaboratieve multidisciplinaire benadering positief heeft ervaren.

Samen op zoek naar oplossingen voor de schaarste

Zoals gezegd, staan we samen voor de uitdaging van personeelsschaarste in de zorg. We zullen meer zorg zien te leveren met minder middelen en behoud van goede kwaliteit. Daarom is het belangrijk om met elkaar te blijven kijken naar waar het mogelijk beter kan.

Voorheen moest de patiënt soms onnodig wachten, met een beddentekort als gevolg. De eerste analyses van de pilot met de nieuwe visitestructuur heeft een ligduurverkorting van 14% opgeleverd op de verpleegafdeling cardiologie en maakt dat patiënten niet langer dan nodig in het ziekenhuis blijven liggen. We zullen nog verder onderzoek doen naar de exacte verkorting van de ligduur en hoe deze nog verder geoptimaliseerd kan worden. De duidelijke afspraken, naleving daarvan en goede samenwerking zijn de ingrediënten geweest voor de succesvolle pilot. Met name de samenwerking met meerdere disciplines (artsen, verpleegkundigen, apotheek, laboratorium) in combinatie met focus op continu verbeteren hebben een betere verdeling van de werkdruk als gevolg gehad. Vanuit hier blijven we met elkaar het ontslagproces verbeteren met als uitgangspunt goede kwaliteit zorg, die past bij de behoeftes van de patiënt.

Konrad van Beek, arts-assistent cardiologie

Shairoz Evegroen, consultant Medtronic Integrated Health Solutions