Hoe maak ik zoveel mogelijk geld vrij voor het echte zorgwerk? Hoe maken we in deze krappe arbeidsmarkt optimaal gebruik van onze capaciteit? Hoe verlaag ik de administratieve lasten voelbaar voor de medewerkers?
Dat zijn voorbeelden van vragen waarmee bestuurders in de zorg P5COM benaderen. We geven hen in korte tijd antwoorden waarmee ze meteen verder kunnen, op basis van een organisatiescan: een analyse mét plan van aanpak. De succesfactoren van die scan delen we graag. Met ervaringen van ZuidZorg en het Helen Dowling Instituut.
Durf te beperken – in inhoud en tijd
De kracht van een organisatiescan zit hem in de snelheid. In een tijdsbestek van één tot drie weken kan een kwestie die al jaren sluimert, kordaat worden vlot getrokken. Dat lukt alleen als snelheid niet ten koste gaat van kwaliteit. Daarvoor is voldoende aandacht nodig én inhoudelijke beperking. Het helpt om te kiezen voor één bepaald thema. Want dat laatste geeft echt duidelijkheid. ‘Onze teams zijn anders gaan werken, doordat de focus verschoven is van hoog over naar de verdieping’, zegt Carmen Roest van ZuidZorg.’ Daar voerde P5COM een scan uit, omdat de organisatie in korte tijd financieel gezond wilde worden.
Combineer informatie – data, interviews en observatie
Een complexe situatie wordt alleen helder als je informatie combineert en in de juiste context plaatst. Informatie bestaat in de eerste plaats uit de kale feiten, bijvoorbeeld uit de administratie, het ECD of het registratiesysteem. Interviews met medewerkers uit alle lagen van de organisatie maken vervolgens duidelijk hoe die feiten beleefd worden. Ten slotte is de vraag wat dat allemaal betekent in de praktijk van alledag. Dat betekent: meelopen. Dat laatste ervoer Charles Laurey, bestuurder bij ZuidZorg, ook: ‘We hadden zelf het idee dat we het allemaal wel goed deden, maar als je vreemde ogen laat meekijken, ontstaan er andere beelden.’ Kies daarom mensen die niets met het thema binnen uw organisatie te maken hebben. Zo voorkomt u dat ze de werkelijkheid bekijken door de bril van hun ervaring.
Kijk ook naar buiten – vergelijk met anderen
Het risico van zelfonderzoek is dat het verwordt tot navelstaren. Voor een adequate beoordeling van de ernst van een situatie (of de haalbaarheid van een oplossingsrichting) is het daarom verstandig ook naar buiten te kijken. Hoe doen organisaties van vergelijkbare aard en omvang het? Hoe zien hun cijfers eruit? Welke besturingsmodellen kiezen zij? Zorg dat deze branchespecifieke informatie wordt meegenomen in de analyse en het plan van aanpak dat eruit komt. Dat deed het Helen Dowling Instituut ook. Zij benaderden P5COM met de vraag of we hun processen konden verbeteren. Adjunct-directeur Anette Pet: ‘We hebben deskundigen nodig die de zorg kennen, die hun eigen invalshoek hebben en daarin met ons mee kunnen denken.’
Zoek de verbinding – van werkvloer tot bestuur
Tijdens een succesvolle organisatiescan gebeuren er drie dingen tegelijk: het onderzoek, een voortdurende terugkoppeling met alle betrokkenen, én het verkennen en toetsen van het plan van aanpak. Vaak zijn de uitkomsten van een organisatiescan niet mals, de vinger wordt in één keer op de zere plek gelegd. Om ervoor te zorgen dat de resultaten goed verteerbaar blijven, is het belangrijk om ze in kleine delen kortcyclisch terug te koppelen aan alle betrokkenen. De verbinding met de betrokkenen is bovendien nodig om in korte tijd een grondig en gedragen plan van aanpak te ontwikkelen. Zo houdt u de vaart erin. Nina Vos, directeur zorg bij ZuidZorg, zag de meerwaarde van die verbinding in de hele organisatie: ‘We hadden misschien vooraf het beeld van P5COM van een vrij harde organisatie die vooral stuurt op getallen. En die zijn natuurlijk ook belangrijk, maar het gaat ook bij P5COM vooral om: hoe doe je het samen?’
Werk visueel – voor inzicht en veranderbereidheid
Een organisatiescan moet twee dingen opleveren: inzicht in de situatie, en veranderbereidheid bij uw medewerkers. Anders verdwijnt het zo zorgvuldig opgebouwde momentum meteen in vergaderschema’s. Kies daarom voor een visuele eindpresentatie. Met filmpjes van geobserveerde situaties of bijvoorbeeld Google Maps-afbeeldingen met onnodige reisbewegingen. Die beelden vergroten de herkenbaarheid én het gevoel van urgentie. Bestuurder Laurey: ‘P5COM heeft ons het plaatje laten zien van een pijp waar het water aan alle kanten uitspoot. Dat waren de gaten in onze bedrijfsvoering, die we moesten dichten.’ De kracht van een goede eindpresentatie herkent Hanneke Haanraadts, directeur van het Helen Dowling Inistituut: ‘Na de scan ging de productiviteit vanzelf omhoog. Iedereen kwam in beweging nadat we de scan hadden gepresenteerd.’
| Meer weten over de organisatiescan van P5COM? Kijk dan hoe Helen Dowling Instituut en ZuidZorg deze ervaren hebben. |
