Ben jij een koploper, volger, achterblijver of ontkenner van Horizontaal Toezicht? Een groot deel van de ziekenhuizen is volgens de statistieken al voorbij aan de oriëntatiefase van HT.
Deze ziekenhuizen zijn druk bezig met het verkrijgen van inzicht via het instapmodel óf met de verbeteracties hierop.
Figuur 1 Stand van zaken HT bij ziekenhuizen volgens www.horizontaaltoezichtzorg.nl/
Met een doorlooptijd van 2 jaar zijn nu al veel instellingen bezig óf gaan ze binnenkort aan de slag met het control framework. Maar wat is een control framework? Hoe ga je als zorgaanbieder het gesprek aan met de representerende zorgverzekeraar? En in welke fase? Wij nemen je graag mee in de praktijk van HT!
Het control framework geeft inzicht en structuur aan de dialoog met de zorgverzekeraar. Het maakt inzichtelijk welke zekerheden aanwezig zijn in het proces om het risico op een foute factuur te verminderen. Het sámen doorlopen van de processen zorgt voor begrip en vertrouwen. Gefundeerd vertrouwen dat de verstuurde factuur klopt. Dat is de basis van Horizontaal Toezicht.
De aanpak
A) Inventariseren
Het doel van de inventarisatiefase is het inzichtelijk maken welke zekerheden er nu aanwezig zijn in het proces. In deze fase is betrokkenheid van de zorgverzekeraar nog niet nodig. Wel helpt het om de EPD- en daily auditing leverancier (indien van toepassing) te betrekken. Op deze wijze heb je snel inzichtelijk welke keuzes en validaties al in systemen aanwezig zijn. De belangrijke vragen in deze fase:
- Over welke regelgeving gaat het? En hoe is dit vertaald naar intern beleid en processen?
- Is er ondersteuning vanuit de EPD leverancier? Welke inrichtingskeuzes zijn gemaakt?
- Welke validaties of controles worden er intern of door een externe partij uitgevoerd?
- Gaat er veel fout in dit proces (retour, controles, zelfonderzoek, e.d.)? Zo ja, hoe komt dit
De verzamelde informatie structureer je in het control framework. Geef daarbij aan wie het uitvoert en wat voor soort controle het is. Maak per regel de uitgangspunten zo concreet mogelijk: Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom? Hoe?
B) Bespreken
In deze fase bespreek je het proces met de zorgverzekeraar. Het doel van de sessies is een gezamenlijke mening vormen over de huidige situatie én de gewenste situatie. Uitgangspunten hierbij zijn: beheers zoveel mogelijk vanuit proces en systeem, voorkom fouten en waarborg dat controles in de keten op elkaar aansluiten. De vragen in deze fase:
- Welke (sub)risico’s en controles zijn echt belangrijk en welke minder (key risk, key control)?
- Wanneer is goed, goed genoeg?
- Welke aanpassingen of aanvullingen zijn er nog nodig?
De afspraken leg je vast in het control framework. Maak hierbij duidelijk onderscheid tussen al aanwezige zekerheden (IST) en nog te realiseren zekerheden (SOLL). Op deze wijze wordt heel concreet wie wat moet doen om tot een HT waardig proces te komen.
C) Veranderen en afronden
In deze fase is er afstemming nodig van de zorgverzekeraar, maar ligt de uitvoering vooral bij de zorgaanbieder. Hierbij ligt de focus op zowel de kwaliteit van de huidige inrichting als op de veranderingen die nodig zijn. Mogelijke acties zijn het goed beschrijven van het registratie- en declaratieproces, het inzichtelijk maken van de inrichting van het EPD of het verzorgen van een training bij een afdeling die veel fouten veroorzaakt.
Samen met de zorgverzekeraar stel je vast of de acties met voldoende kwaliteit zijn afgerond. Vervolgens voer je als zorgaanbieder de afgesproken werkzaamheden uit om het bestaan en de werking aan te tonen. En tot slot bereid je het dossier voor de accountant voor. De accountant kijkt enkel naar hoge risico’s.
Ben je een koploper, volger, achterblijver of notoire ontkenner van HT? Er komt altijd een dag dat je eraan moet geloven: het werken met het control framework. De doelstelling van het raamwerk is het geven van inzicht en structuur. Door samen met de zorgverzekeraar het proces te doorlopen, ontstaat gefundeerd vertrouwen dat de verstuurde factuur klopt. Dat is de basis van Horizontaal Toezicht. Het control framework is daarmee een hulpmiddel en nooit een doel op zich!
Geschreven door Robert van Kooten, Hester Peters en Bas Winkels, namens expertteam Horizontaal Toezicht Zorg – EIFFEL
