Man peering at files. Geschäftsmann starrt auf mehrere aufeinandergestapelte Ordner. Publikationsname / Publikationsnummer / E-Tag TT.MM.JJJJ (optional)
Binnen zelfsturende teams is veel verborgen overhead doordat primair proces en management door elkaar zijn gaan lopen. Toch wordt de overhead bij zorgaanbieders in het algemeen kleiner, ondanks groeiende bureaucratie en druk op de centrale administratie als gevolg van decentralisaties en transities. Dit blijkt uit de jaarlijkse Benchmark Care van Berenschot.
Het aantal formatieplaatsen voor overhead in de ouderenzorg en thuiszorg (vvt), de geestelijke gezondheidszorg (ggz) en de verstandelijk gehandicaptenzorg (VG-zorg) blijft dalen. De daling wordt veroorzaakt door minder HR-kosten, minder secretariaten en minder management en staf in de zorg zoals teamleiders. Volgens Berenschot is de daling het grootst in de ggz (van 22,3 naar 19,8 procent) en VG-zorg (van 15,1 naar 12,4 procent). De daling is iets minder in de vvt (van 13,9 naar 13,5 procent). Eenzelfde trend laat de benchmark zien in de kosten voor overhead. Die zijn binnen de vvt tussen 2011 en 2017 zelfs licht gestegen – van 16,3 procent naar 17,1 procent.
Volgens consultants Marvin Hanekamp en Simon Heesbeen van Berenschot zijn de cijfers deels te verklaren door verdergaande automatisering in de zorg. Dat is te zien aan de stijgende kosten voor ICT. De afname in overheadformatie en overheadkosten is voor een deel ook terug te voeren op het feit dat organisaties steeds meer werken met zelfsturende teams. Daardoor verschuift veel overhead – denk aan personeelsadministratie, cliëntadministratie, productieregistratie en plannen en roosteren – naar het primaire proces. Dat effect wordt weleens aangeduid als ‘verborgen overhead’.
Een definitie van verborgen overhead is lastig, zegt Hanekamp. “Soms gaat het om toename van taken. Soms gaat het om een andere wijze van taakuitvoering. En sommige taken worden ondervangen door automatisering.”
Groot gat
Het kosteneffect van de verschuiving van steeds meer werk naar het primaire proces is moeilijk in beeld te brengen – zeker in een intramurale setting, stelt Hanekamp. “Dan moet je eigenlijk tijd gaan schrijven.” Maar dat is weer een extra belasting. Berenschot wist het tijdschrijven te vergemakkelijken met een app en deed binnen een grote zorgorganisatie onderzoek naar de belasting van administratieve processen bij 23 zorgteams. Hanekamp: “Het bleek dat zorgmedewerkers ongeveer een kwart van hun tijd kwijt zijn aan werkzaamheden die niet direct aan de cliënt zijn gerelateerd.”
Berenschot onderzoekt de administratieve belasting voor de langdurige zorg nu al een paar jaar in de Benchmark Care. Hanekamp: “We ondervroegen ongeveer 4200 medewerkers over welk deel van hun werktijd ze schatten daaraan kwijt te zijn én wat ze zelf eigenlijk acceptabel vinden. Wat blijkt? Ze kunnen heel goed inschatten. Ze schatten een kwart van de tijd in – hetzelfde als we later hebben gemeten. Maar… Ze vinden ongeveer 15 procent acceptabel. Daar ligt een groot gat.”
Berenschot ontdekte nog iets anders opvallends: hoe meer uren medewerkers per week maken, hoe hoger de belasting van administratieve taken wordt. “Op het eerste gezicht lijkt dat onlogisch, maar het valt te verklaren uit het feit dat parttimers vooral op zorgtaken worden ingezet”, legt Hanekamp uit.
Integraal verbeteren
Alles wijst erop dat de grens tussen overhead en het primaire proces fluïde wordt. De werkzaamheden lopen in elkaar over. Marvin Hanekamp en Simon Heesbeen betogen dat het steeds minder zinvol wordt om overhead extern te normeren. Hanekamp haalt het manifest aan van Hugo Borst en Carin Gaemers. “In het manifest wordt voorgesteld om overhead te normeren op 10 procent. De an sich sympathieke gedachte die daaruit spreekt, is dat zorggeld ook daadwerkelijk zoveel mogelijk aan directe zorg moet worden besteed. Dit voorstel kon rekenen op brede sympathie. Duidelijk werd echter niet wat precies tot overhead gerekend wordt en waar die 10 procent betrekking op heeft. Is dat 10 procent van opbrengsten, van kosten of misschien van formatie? Bovendien zou het extern normeren van overhead er vooral toe leiden dat zorgorganisaties vooral op papier aan deze norm zullen voldoen. Wij verwachten dan ook niet dat dit in de praktijk bij zal dragen aan betere en betaalbaardere zorg. Het mag duidelijk zijn dat wij geen voorstander zijn van het extern normeren van overhead.”
We moeten ons niet blindstaren op – al dan niet verborgen – overhead, zo betogen de consultants van Berenschot. De focus ligt veel breder. “Het is belangrijk om overhead en productiviteit in samenhang te beschouwen en te relateren aan de kostprijs en kwaliteit van zorg. Alleen dan kunnen zorgorganisaties hun bedrijfsvoering integraal verbeteren.”
