Ouderenzorgorganisatie ZuidOostZorg en hulpmiddelenaanbieder Harting-Bank, onderdeel van Medux, breiden hun samenwerking uit. Voor de levering van hulpmiddelen gaan de organisaties werken met een budgetmodel, waarbij het budget elk jaar wordt vastgesteld op basis van de verwachte vraag en een eventuele overschrijding voor rekening van Harting-Bank komt. De organisaties streven ernaar zo hun administratieve lasten aanzienlijk te verminderen.
ZuidOostZorg en Medux tekenden hiertoe dinsdag een overeenkomst.
De partijen werken al vijf jaar samen op het gebied van dienstverlening omtrent hulpmiddelen en hebben zo naar eigen zeggen een goed beeld gekregen van de vraag bij de zorginstelling. “Hierdoor kunnen we inschatten hoeveel hulpmiddelen er jaarlijks nodig zijn”, licht René Martens, commercieel directeur van Medux toe. “Op basis hiervan stellen we het budget vast. Maandelijks monitoren we hoe de vraag zich ontwikkelt. Loopt het erg uit de pas met de verwachting, dan kunnen we bijsturen. Wordt het budget overschreden, dan is dat voor onze rekening.”
Intramuraal
Het werken met een vast budget heeft betrekking op de intramurale zorg die ZuidOostZorg levert. Het gaat bijvoorbeeld om producten als bedden en matrassen die in de verzorgings- en verpleeghuizen van de zorgorganisatie nodig zijn. Voorheen ging voor elk hulpmiddel een vraag uit naar Harting-Bank, waarop een offerte werd opgesteld, het middel geleverd of gerepareerd en er vervolgens een factuur uitging. In de nieuwe situatie levert, haalt of repareert Harting-Bank het benodigde hulpmiddel, zonder offertes uit te sturen. Eens per maand gaat er een factuur uit.
Voor ZuidOostZorg betekent dit ontzorging van zowel de zorgmedewerkers als de administratieve afdeling, zegt Simone Meertens, lid van de raad van bestuur van ZuidOostZorg. “Harting-Bank heeft de regie over de inzet van hulpmiddelen, afgestemd op de behoefte van de cliënt. Zorgmedewerkers kunnen zich hierdoor volledig richten op hun zorgtaken. Onze administratieve lasten gaan omlaag, onder meer door een aanzienlijke vermindering van de factuurstroom. We gaan van zo’n 180 facturen per maand terug naar één.” Groot voordeel is bovendien dat het model voorspelbaarheid van de kosten met zich meebrengt, aldus Martens. “Het budget staat voor elk jaar vast, dus het is vooraf duidelijk wat de uitgaven zullen zijn. Ook betekent het een significante verlaging van onze operationele kosten, doordat we geen offertes en veel minder facturen hoeven uit te sturen.”
Risico’s
Het model brengt wel risico’s met zich mee, beseffen de organisaties. Bij een eventuele overschrijding van het budget is afgesproken dat Harting-Bank toch levert. Martens: “Wij lopen hierdoor een financieel risico. Bijvoorbeeld wanneer er opeens andere hulpmiddelen nodig blijken te zijn dan het aantal verwachte.” En ZuidOostZorg loopt het risico dat de hulpmiddelenleverancier uit kostenoverwegingen minder gaat leveren dan er aan vraag is, zegt Meertens. “Harting-Bank kan op de rem gaan staan als blijkt dat meer hulpmiddelen nodig zijn dan van tevoren was ingeschat.”
Op basis van de ervaring die de organisaties de afgelopen jaren hebben opgedaan in hun samenwerking, durven ze de stap toch aan. “Onze samenwerking is gebaseerd op vertrouwen”, zegt Meertens. “We hebben bovendien genoeg kennis vergaard over hoe de vraag naar hulpmiddelen zich ontwikkelt. Hierdoor denken we goed te kunnen voorspellen wat de behoefte in de toekomst zal zijn.” Belangrijk is ook om transparant te zijn, vult Martens aan. “Wij laten zien wat we hebben geleverd en ZuidOostZorg biedt inzicht in de zorgzwaarte binnen de instelling en de verwachte ontwikkelingen daarin.”
ZuidOostZorg en Harting-Bank gaan per 1 oktober 2018 van start met het budgetmodel. Martens: “Bij positieve ervaringen rollen we het model uit bij andere zorgorganisaties. Maar de focus ligt nu bij ZuidOostZorg.”
Loket
Ook wat betreft levering van hulpmiddelen binnen de extramurale zorgtak van ZuidOostZorg continueren de partijen de samenwerking. Daarbij is het uitgangspunt dat cliënten bij één adres kunnen aankloppen met hun vraag naar een hulpmiddel, ongeacht de wettelijke financieringsvorm of het betreffende zorgloket. De levering ervan verloopt via Medipoint, een andere dochterorganisatie van Medux. Meertens: “Cliënten hoeven hierdoor niet meer te ‘shoppen’ bij verschillende loketten. Een groot voordeel.”
