De zorg is het langzaamste jongetje van de klas als het gaat om managementhypes. Lean, big data en agile: andere markten zijn er volop mee bezig (geweest) en de zorg loopt er achteraan. Helemaal niet gek als je naar de risicomijdende omgeving van de zorg kijkt.
En het is ook niet zo dat de zorg stilstaat. Ik zie de veranderingen graag. Alles om meer klantgericht, transparant en resultaatgericht te worden. Het agile-gedachtengoed zou daarbij van toegevoegde waarde zijn in de zorg. Waarom? Voor mij is het de optelsom van een aantal argumenten: behapbare doelen in complexe projecten, bevordering van de communicatie tussen IT en de zorg, en focus op wat voor de patiënt van belang is.
Grootschalig
Projecten in de zorg zijn vaak grootschalig en hebben veel verschillende stakeholders. Denk aan bijvoorbeeld de ontwikkeling en implementatie van e-health-oplossingen voor een groot ziekenhuis. Of de ketensamenwerking op een efficiëntere manier inrichten met gemeenten, andere zorgorganisaties en zorgverzekeraars.
Aan deze complexe projecten liggen uitgebreide projectplannen ten grondslag. Wat zonde is, is dat deze keurig geschreven plannen vervolgens blijven liggen. Zonder dat er écht stappen worden gezet. Of er worden wel stappen gezet, maar dan is het moeilijk om binnen het kader van geld en budget alles af te ronden. Daarnaast is het vrijwel onmogelijk om precies in je plannen te specificeren hoe het eindproduct eruit komt te zien.
Kleine stappen
Volgens het agile-gedachtegoed werk je in kleine iteraties en stappen. Bij de start zijn twee zaken belangrijk:
- Maak de doelen behapbaar en focus! Verdiep op de organisatiedoelen: wat zijn de eerste stappen om dit te bereiken? Dit hoef je niet voor alle doelen te doen, alleen voor de doelen die de hoogste prioriteit hebben.
- Beschrijf de doelen vanuit de patiënt – want daar doe je het voor, toch? Dus bijvoorbeeld: “Als patiënt wil ik vanuit huis via een online tool mijn bloedwaardes kunnen doorgeven aan het ziekenhuis”. Dit maakt het ook herkenbaar voor de medewerkers.
Je kunt de geschreven plannen prima als uitgangspunt voor de ‘brokken werk’ gebruiken, maar besef wel dat de weg naar het doel anders kan verlopen dan in het plan beschreven is. De toekomst blijft koffiedik kijken. Nóg beter is het om vanaf het begin van het project te werken met een patiëntvertegenwoordiger, ook wel productowner genoemd. Bij agile-werken is het van belang dat alle wensen en eisen vanuit de klantgroep behapbaar, duidelijk en geprioriteerd zijn. Daarnaast is op deze manier de klantgroep direct betrokken bij de ontwikkeling en implementatie.
IT-projecten
IT wordt steeds belangrijker in de zorg. In de IT-wereld kent iedereen agile en (vrijwel) alle IT-organisaties werken volgens dit gedachtegoed. Daarbij is er continu contact met de klant en worden er kortcyclische opleveringen van het product gedaan aan de klant. Dit betekent dat bij grote IT-projecten, waar een IT-leverancier iets ontwikkelt voor een zorgorganisatie, veel betrokkenheid wordt verwacht vanuit de zorgorganisatie.
Ter bevordering van de communicatie en het proces, is het waardevol als de zorgorganisatie de agile-werkwijze en het jargon snapt. Het zou helemaal helpen als het implementatietraject van de zorgorganisatie gelijk oploopt met het ontwikkeltraject: dan haal je het meeste uit de klantvragen en bevorder je de adoptie van wat ontwikkeld is.
Klant centraal
Binnen het agile-gedachtegoed staat de klant centraal. De zorg is een markt waar dit principe vanuit de basis van de dienstverlening erg hoog in het vaandel staat. Door de organisatiedoelen behapbaar en vanuit de patiënt te beschrijven wordt het concreter voor de medewerkers: die ‘hoog over’ organisatie- of projectdoelen zeggen de medewerkers vaak niets, maar wel als ze vertaald zijn naar wat het voor de patiënt betekent. Dat geeft energie en bevordert het zelfoplossend vermogen: de medewerkers weten als geen ander hoe de zorg voor de patiënt beter kan.
Het agile werken past bij de hang naar zelfsturende en zelforganiserende teams in de zorg. Het team bepaalt ‘de hoe’ (hoe ze het werk uitvoeren) en de ‘wat’ wordt door (een vertegenwoordiger van) de patiënt bepaald. En daarmee is het cirkeltje van agile in de zorg weer rond!
Nadine Keunen
Consultant bij Morgens
