Stel, je werkt aan een project waar je een organisatie volledig mee voorziet in een behoefte waar ze op dat moment om zaten te springen. Eindelijk is het gelukt om het voor elkaar te krijgen na al die maanden voorbereiding. Eindelijk kunnen de plannen van de tekentafel realiteit worden. Maar het enthousiasme onder de mensen waar je het voor doet, de mensen op de werkvloer, de gebruikers, blijft uit. Waarom?
Elkaar op de hoogte houden van hetgeen je mee bezig bent. Zo makkelijk bedacht en zo lastig in stand te houden in de praktijk. Waarom?
Draagvlak
Vaak starten de plannen voor nieuwe systemen aan de directietafel. Er gaat vaak een langdurig proces vooraf aan het implementeren van een nieuw systeem. Of het nu een nieuw Learning Management System (LMS) is om het onderwijs een nieuwe innovatieve boost te geven of om een nieuw systeem waarmee de interne communicatie centraal staat, voordat een keuze gemaakt wordt is er al veel besproken. Die keuze wordt dus weloverwogen gemaakt en het proces om daar te komen is voor de betrokkenen interessant en uiteindelijk overtuigend. Nu het ei eindelijk gelegd is verwacht men vaak enthousiasme vanuit het gehele bedrijf. Maar helaas, toen ontbrak het draagvlak.
Communicatie
Als manager, beleidsmedewerker, adviseur of projectleider, moet je ervoor zorgen dat de beslissingen die je van plan bent te nemen onderschreven worden door de organisatie. Dat wil zeggen dat de rest van de organisatie die beslissingen ook echt accepteert.
Uiteindelijk blijkt het communiceren binnen de groep waar je je bevindt heel makkelijk. Je praat met mensen die op hetzelfde niveau als jij bezig zijn met denken, werken en dus ook praten. Consensus bereiken is over het algemeen redelijk goed te doen. Daar waar het contact met andere delen van de organisatie opgepakt moet gaan worden gaat het vaak mis.
Van beiden kanten is er onbegrip en is het draagvlak ver te zoeken. Helaas is de trein van de implementatie dan vaak al gaan rijden en die dendert, als hij eenmaal rijdt, heel hard door naar de lancering van het nieuwe systeem. En om dat nieuwe systeem succesvol te laten zijn, heb je 9 van de 10 keer die gebruikers nodig die je ‘even vergeten bent mee te nemen’ in de communicatie. Vanaf het allereerste begin.
Ook hier wil je voorkomen dat je achter de feiten aanhobbelt en wil je vanaf het begin zorgen voor draagvlak. Laten we een LMS als voorbeeld nemen. Voor studenten en docenten heel fijn om een gebruiksvriendelijke omgeving te krijgen waarmee je kunt zorgen voor een optimale leerervaring. Echter voor je volledig kan profiteren van het nieuwe systeem, zul je moeten leren om ermee te werken, dat kost tijd en inzet. Kortom het vraagt extra inzet van de mensen die ermee moeten gaan werken. Hoe groot de voordelen ook lijken te zijn, alle begin is lastig. Hoe ga je te werk?
Onderbouwd verhaal
Wellicht is de boodschap niet leuk voor iedereen in het bedrijf. Bijvoorbeeld doordat het te implementeren systeem ervoor zorgt dat medewerkers boventallig worden, omdat bepaalde werkzaamheden geautomatiseerd worden. Die boodschap blijft vervelend en kun je niet leuker brengen dat dat hij is. Wat je wél kunt doen is de medewerkers tijdig meenemen in je verhaal over de (bedrijfs)ontwikkelingen. Wat er gaat gebeuren, wanneer en welke consequenties dat met zich meebrengt.
Dat kan onrust veroorzaken, maar met een goed onderbouwd verhaal en het bieden van antwoorden (voor zover mogelijk), laat je zien dat je de medewerkers centraal stelt. Dat je transparant bent over bedrijfsontwikkelingen, dat je empathie hebt en dat je mensen ook de mogelijkheid biedt om eigen conclusies te trekken. Want ja, dat is een logisch gevolg van het doorvoeren van veranderingen.
Niet iedereen vindt verandering fijn (dit is een understatement) en kan, wanneer in een vroeg stadium betrokken zelf de gewenste actie op ondernemen. Dit inzicht helpt het bedrijf en het helpt de medewerkers.
Het ‘enige’ wat je moet doen is: je verhaal delen en bereid zijn om vragen te beantwoorden. Ga het gesprek aan. Wat kan helpen is een aantal mensen in de plannen betrekken, een doorsnede van de bedrijfspopulatie. Tegenstanders en voorstanders, mensen die het verhaal kunnen overbrengen in de woorden die passend zijn bij de afdelingen waar zij werken. Zo komt de boodschap in de juiste woorden bij de juiste mensen. Daarbij hebben zij ook meteen een contactpersoon waar ze alle vragen aan kunnen stellen.
4 tips die je kunnen helpen bij het krijgen van draagvlak
1) Zorg dat de ideeën in de taal van de ontvangers verspreid worden
2) Gebruik beeld om de meestal abstracte ontwikkelingen duidelijk te maken
3) Zet een communicatieplan op om alle informatie vanaf het begin tot aan het laatste moment inzichtelijk te maken en zorgvuldig te verspreiden. Dat hoeft geen wekenlange exercitie te zijn, maar door het in kaart te brengen, krijg je zelf focus en kun je de kern het best overbrengen. Ook helpt het je goed te zien wat je wilt vertellen men helpt het je kijken naar de mensen.
4) Nieuwe plannen krijgen vaak vleugels als je mensen uit alle lagen van de organisatie erbij betrekt. Soms zijn het mensen die je zelf in, eerste instantie niet in gedachten had. Juist diegenen met intrinsieke motivatie zijn de mensen die met verrassende ideeën komen. Iemand vanuit een ander vakgebied kan juist met verfrissende inzichten komen en je helpen de achterban mee te laten bewegen.
Art Director en Creatief Strateeg bij Finalist
