Als je aan een organisatie vraagt waar ze aan denken is het antwoord regelmatig één planner op 200 medewerkers of zelfs meer. Ik schrik hiervan en vraag me af hoe dit soort dingen berekend worden, en door wie. Zeker omdat organisaties vaak zelf niet eens het antwoord hebben op de vraag wie er in hun organisatie nu eigenlijk allemaal met de planning bezig is.
Wat dan precies?
Die vraag is dan eigenlijk ook bedoeld als strikvraag. Volgens mij is het enige goede antwoord de tegenvraag: “Wat versta je dan precies onder plannen?” Dat antwoord heb ik nog nooit gehad.
Vaak zit de meeste tijd van plannen niet in roosteren, maar in het managen van eindeloze wijzigingen ná het uitbrengen van het rooster. Deze taak hoort niet altijd tot het huidige/gewenste takenpakket van de planner. De teamleider is ook vaak de pineut… in die gevallen komen de teamleiders vaak aan weinig anders toe dan de planning/dagsturing. Waar het eigenlijk om zou moeten gaan is het verder vooruit kijken om structureel meer rust in roosters te creëren. Hier wordt veel te weinig tijd aan besteed.
Welke situatie neem je eigenlijk als uitgangspunt om een planning te maken? Die van de huidige planning en organisatie, of de gewenste situatie? Wat mij betreft is het slimmer om de gewenste situatie als uitgangspunt te nemen.
Hoeveel dan?
Maar hoeveel planners heb je dan nodig? ‘Planning’ is in veel organisaties nog niet echt een volwassen vakgebied. Een betrouwbare benchmark is er daarom nog niet. Deze is lastig te maken als iedereen nog zoekende is. Er zijn daarom twee wegen naar Rome. Optie één is zorgvuldig met elkaar kijken naar alle werkzaamheden van de planner in jouw organisatie. Normeer deze en leg zo de solide basis voor een planbureau. Je hoort het er al doorheen klinken dat dit mijn voorkeur heeft. Met dit voorwerk heb je altijd onderbouwde argumenten voor de benodigde fte van je planbureau. De tweede keus is ‘grote slagen snel thuis’. In dat geval zou ik kiezen voor de ratio één planner op 100 medewerkers. Bij alle keren dat collega’s en ik een zorgvuldige normering doen komt het daar toch ongeveer op uit. Toch een soort van benchmark dus. Met alle honderdduizend mitsen en maren die ik hier eerder beschrijf.
Om af te sluiten: wat mij betreft is een besparen op planners nooit een goed idee om een professionele planning op te starten. Werkzaamheden worden transparant en veranderen om de focus te verleggen van bijsturen naar verder vooruit kijken. Maar besparing in planuren? Dat zie ik niet zo. Wel zie ik dat de doelen van de organisatie beter behaald worden: medewerkerstevredenheid, betere zorg voor klanten en efficiëntere planning.
Door: Jorien van den Heuvel, principal consultant bij Vlirdens
Masterclass Capaciteitsplanning in de zorg
Benut het volledig potentieel van uw zorgorganisatie