Wil je als leidinggevende met lean aan de slag? Kom dan vooral achter je bureau vandaan. Rondlopen en rondkijken is een absolute voorwaarde om je doelen te bereiken.
Toen ik zelf als hoofd OK bij VUmc de lean werkwijze omarmde, duurde het even voor ik doorhad dat mijn medewerkers de voortgang niet aan mij moesten rapporteren, maar dat ik zelf op de werkvloer moest gaan kijken hoe alles liep.
Ik raad je aan dat ook te doen. Realiseer je wel dat je hier zo’n acht uur per week voor moet uittrekken. Dat lijkt veel, maar het is de tijdsinvestering dubbel en dwars waard. Je ziet namelijk meteen waar je medewerkers of patiënten in de praktijk tegenaan lopen. Je merkt wellicht dat je de verkeerde dingen meet. Of dat mensen ergens in belemmerd worden. Bovendien kun je ter plekke ideeën uitwisselen over de juiste aanpak en snel beslissen welke actie nodig is. Dat werkt vooral goed bij kleinere, dagelijkse knelpunten.
Met vallen en opstaan heb ik zelf geleerd hoe ik precies moest rondlopen. Mijn advies is: observeer vooral veel en noteer zaken die je opvallen, zoals beschadigde apparatuur, personeel op zoek naar materiaal of afleidend lawaai. Trek niet meteen je conclusies, maar bevraag je mensen hier uitgebreid over en betrek hen bij het zoeken naar een tijdelijke maatregel. Daarna kun je samen met hen zoeken naar de oorzaak van het probleem en een standaard bedenken die preventief werkt.
Open houding
Ik weet hoe lastig dit is. Je mensen zijn te druk om met je te praten, voelen zich gecontroleerd of wantrouwen je vele vragen. Mij hielp het om eerlijk te laten merken dat ik ook niet alles wist. Juist door een bescheiden, respectvolle en open houding moedig je openheid en transparantie aan. Je stimuleert dan ook het zelfoplossend vermogen van je teamleden. Waak er wel voor dat je té grondig en perfectionistisch wordt. Dan zak je weg in de details en verlies je het grotere plaatje uit het oog.
En ja, het valt niet te ontkennen: dit is allemaal best ingewikkeld met een volle agenda. Vandaar nog een laatste tip: plan je werkvloerbezoeken op vaste tijden in.
Kjeld Aij
Directeur divisie Acute Zorg VU medisch centrum
