Bij zorgorganisatie Abrona besloten cliënten en zorgmedewerkers mee over de ECD-implementatie. Dat leidde tot een beter eindresultaat.
De tendens in zorgland is dat cliënten volwaardiger betrokken moet worden bij zijn eigen zorgtraject. Maar zij worden vooralsnog buiten het IT-onderdeel gehouden, terwijl dit in toenemende mate van belang is in het zorgtraject. De norm is dat collega’s van IT, samen met de bestuurders, op een keuze voorsorteren. De rest van de organisatie –zorgprofessionals en cliënten- volgen.
Abrona, zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking in Utrecht, wilde voor de implementatie van het ECD een aanpak waarin alle betrokkenen gelijke partners zouden zijn en besloot tot een transparant traject waar cliënten en professionals in de lead zijn.
Toegevoegde waarde
Dat cliënt en medewerkers samen een ECD kiezen, was even wennen voor de leveranciers. De gebruikelijke technologische vragen en interesse in innovaties in het vak bleven achterwege. Daarvoor in de plaats legde het team en de cliënten de proposities meteen langs de lat uit de praktijk.
ECD-leveranciers moesten binnen 60 minuten de toegevoegde waarde voor cliënt en (zorg)professional duidelijk kunnen maken. Of ze moesten met 100 zorgprofessionals hun dagelijkse werkzaamheden doornemen; intra-, extramuraal, dagbesteding en/of als WMO-professional. Dit leverde menig zweetdruppel op bij de leveranciers.
Samen presenteerden en verdedigden ze hun eigen top 3 bij het MT-team van Abrona. Die top 3 is unaniem aanvaard en overgenomen door het bestuur.
Cliënt als onderzoeker
Normaliter doorlopen organisaties bij ECD-selecties een rechtlijnig traject: pakket van eisen, selectie, bouw en tot slot de implementatie. Dat was en is voor Abrona niet meer passend: cliënten en medewerkers zijn gelijke partners geworden.
In het vervolgtraject bij Abrona moest een viertal vragen worden beantwoord.
• Wat zijn de échte pijnpunten?
• Wat als we het zo gaan doen met elkaar?
• Van welke oplossing krijg jij het dan écht warm?
• Het werkt voor mij als cliënt en professional!
Deze vragen werden onder meer beantwoord in inspiratiesessies met cliënten. Een twintigtal cliënten ging ook als onderzoeker de organisatie door, uitgerust met een camera en een perskaart. De cliënt bracht zo leuke en niet leuke momenten in beeld. De foto’s waren de aanleiding voor een gesprek tussen cliënt en organisatie, en daarna ook met de familie, vrijwilligers en zorgprofessionals.
Bovenstaande heeft Abrona mooie momenten en verrassende inzichten opgeleverd. Maar vooral ook betrokkenheid en trots van iedereen binnen en buiten de organisatie.
Technisch
De leverancier geeft gedurende deze fases aan wat er technisch mogelijk is, maar de cliënten en professionals maken uiteindelijk de keuzes. Deze aanpak heeft meerdere voordelen:
• Het creëert ambassadeurs, doordat cliënten en zorgprofessionals zich betrokken voelen.
• De cliëntenraad en familieraad draaien vanaf dag 1 mee. Dat betekent dat naast de cliënten ook de familie een brede inspraak heeft.
• Ook de OR is vanaf dag 1 betrokken. Zij vertellen over hun ervaringen en aandachtspunten en worden gezien als vraagbaak.
• En de toekomstvastheid is ermee gebaat. Het doorontwikkelen zodra het ECD live is, moet straks gebeuren mét cliënten en zorgprofessionals. Dit gaat dan ook niet meer om systemen, maar om een cultuurverandering.
Lef
Co-creatie brengt veel, maar vraagt evenveel van een zorgorganisatie. Vooral lef. Niet alleen de ICT-afdeling moet afstand durven nemen van haar traditionele machtspositie. Ook bestuurders, leveranciers, en gebruikers moeten zich aanpassen aan hun nieuwe rollen en verhoudingen. Achteraf klagen vanaf de zijlijn is er niet meer bij. Deze nieuwe rolverdeling en gezamenlijke verantwoordelijkheid is echter een nuttige en nodige stap op weg naar het nieuwe zorglandschap dat we allemaal willen. Slimmer ICT-innovaties implementeren is daar een kleine, maar wezenlijke stap in.
Robert Rietveld, Projectmanager ECD, Transitie en Strategische innovatie, Abrona
