Het doel van planning & control is samenhang (uitlijning) tussen de strategische, tactische en operationele doelen van de organisatie. In de praktijk blijkt dit erg lastig te realiseren. Ik kom heel vaak situaties tegen waarbij tegengestelde belangen binnen een organisatie voor discussie, vertraging of nog erger zorgen. Ik vermoed dat u die situaties ook tegenkomt.
Tegengestelde belangen
Een mogelijke oplossing om de tegengestelde belangen tegen te gaan is het radicaal plaatsen van de budgetten bij de kasstroom genererende eenheden. Dit is de plek waar het geld verdiend wordt. In de zorg is dit het primair proces; de behandelkamer, de kleinschalige woning, etc. Wanneer het primaire proces de baas is over het budget, mag deze dus zelf bepalen waar de volledige omzet aan besteed wordt. Dit betreft dan niet alleen de eigen kosten, maar ook die van ondersteunende afdelingen die zelf geen (of onvoldoende) omzet genereren. Wat ik nu vaak zie is dat een deel van het budget aan het begin van een begrotingsproces alvast apart gezet wordt voor de ondersteunende diensten. Hierdoor kunnen de ondersteunende diensten zelf over dit deel van het budget beschikken. Mijn voorstel is om het budget volledig bij het primaire proces te laten staan aan de start van het begrotingsproces. Op deze manier kunnen alleen de afdelingen die het dichtst bij de patiënt of cliënt staan hier over beschikken.
Ondersteunende diensten
De ondersteunende afdelingen (bijvoorbeeld financiën, HR, facilitaire zaken) moeten hun diensten zien te verkopen aan de primaire afdelingen. Ze moeten overtuigend kunnen laten zien dat de prijs/kwaliteit verhouding van hun diensten goed is. Daarbij moeten ze ook goed luisteren naar wat de primaire afdelingen nodig hebben. Omgekeerd leert de primaire afdeling wat de kostprijs is van bepaalde wensen. Dit in- en verkoopproces kan bijvoorbeeld eens per jaar plaatsvinden door middel van een reeks gesprekken tussen primaire afdeling en de ondersteunende afdelingen. Ik pleit overigens wel voor gedwongen winkelnering, anders is het niet efficiënt. Geen enkele zorginstelling zit te wachten op een wirwar aan interne en externe leveranciers.
Alignment in zicht
Doordat het primaire proces bepaalt hoe en waaraan de omzet besteed wordt is de kans groter dat de wensen van de patiënt of cliënt leidend zijn bij het maken van organisatorische keuzes. Ook is in deze situatie de kans groter dat er samenhang is tussen de doelen van de verschillende afdelingen. Dit zou een stap in de richting van alignment betekenen.
P.S. Voor degenen die zich mijn vorige blogs nog kunnen herinneren: Het bovenstaande is uiteraard mogelijk zonder een begrotingsproces dat maandenlang duurt?
Richard Japin
Zelfstandig interim financial bij zorginstellingen