Het op een integrale wijze beheren van capaciteit binnen ziekenhuizen neemt een steeds grotere vlucht. Er zijn echter aanzienlijke verschillen tussen ziekenhuizen in de mate waarin men op een integrale manier capaciteit beheert. Hoe komt dat en wat kunnen we hiervan leren?
Capaciteitsmanagement in ziekenhuizen is integraal als de inzet van personeel en middelen dynamisch wordt beheerd over de muren van afdelingen en zorgpaden heen. Dynamisch betekent dat er mechanismen zijn om de inzet frequent te evalueren en optimaliseren. Het levert grote voordelen op in termen van efficiëntie, kwaliteit en stuurbaarheid.
In mijn vorige blog heb ik de strategische keuzes toegelicht die impact hebben op de manier waarop capaciteitsmanagement plaats vindt. Capaciteit moet namelijk zodanig worden beheerd dat het de strategische doelen van het ziekenhuis ondersteunt. Een veelvoorkomende valkuil bij het starten met capaciteitsmanagement of capaciteitsplanning is om dit aan te vliegen als een operationele uitdaging die met enkel de juiste tools kan worden opgelost.
Grote verschillen
Er zijn grote verschillen tussen ziekenhuizen ten aanzien van de mate waarin capaciteit integraal wordt beheerd. Er zijn ziekenhuizen die door op een integrale manier te plannen veel betere bezettingspercentages bereiken, toegangstijden sterk hebben gereduceerd en daarbij de rust in de organisatie hebben behouden.
Andere ziekenhuizen hebben wel de ambitie, maar lopen ver achter als het gaat om daadwerkelijke implementatie. Wat is de reden van deze verschillen? Als je bedenkt welke voordelen het integraal beheren van capaciteit kan hebben, zou je verwachten dat dit al breder gemeengoed zou zijn.
Veel ziekenhuizen die voorop lopen in het integraal beheren van capaciteit zijn hier vaak mee gestart vanuit een korte termijn urgentie meer te moeten doen met dezelfde, of zelfs minder middelen. Ze waren bijvoorbeeld verhuisd naar een nieuwbouwlocatie waarvoor benodigde capaciteit te krap was berekend. Of ze hadden een tekort aan gespecialiseerd personeel, waardoor de capaciteit van het personeel moest worden geoptimaliseerd. Ook de doorvoering van een nieuw EPD kan een reden zijn om planningsprocessen te optimaliseren.
Succesfactoren
Waarom zijn niet alle ziekenhuizen reeds zijn omgeschakeld naar meer integraal beheer van capaciteit? Ik denk dat dit komt omdat dit een flinke organisatorische verandering vereist. En veranderingen doorvoeren in grote organisaties is niet eenvoudig. De recent verschenen logistieke barometer zorg 2015 bevestigt dat ziekenhuizen het een uitdaging vinden zich aan te passen aan veranderingen in de markt.
Voor ziekenhuizen die ambitie hebben op het gebied van strategisch plannen van capaciteit is het daarom essentieel goed na te denken over de manier waarop capaciteitsmanagement wordt geïmplementeerd. Hierbij is het niet zo dat voor elke organisatie dezelfde implementatie opzet zal werken. Elke organisatie heeft zijn eigen achtergrond, structuur en cultuur. Naar mijn mening spelende volgende elementen een belangrijke rol bij elk succesvol implementatie project:
• Brede betrokkenheid vanuit de organisatie, zowel medisch als management.
• Duidelijke, ambitieuze en gedragen doelen, die passen bij de strategie van het ziekenhuis.
• Onderlinge begripsvorming: zorg dat iedereen dezelfde taal spreekt (training).
• Een kaderdocument waarin gezamenlijke uitgangspunten voor capaciteitsmanagement worden vastgelegd (besluiten, regels, processen, organisatie, etc).
• Een snelle start, bijvoorbeeld met een pilot.
Gebruikelijk is deze elementen vast te leggen in een meerjarig implementatieplan. Een gefaseerde invoering ligt voor de hand, waarbij ook goed nagedacht moet worden over de volgorde van activiteiten. Ook dat kan aanzienlijk verschillen tussen ziekenhuizen, afhankelijk van voorgeschiedenis of eenvoudigweg de mate van urgentie.
Een goede start is het halve werk
Het op een meer integrale manier beheren van capaciteit binnen ziekenhuizen is sterk in opkomst. Niet vreemd, gezien de resultaten: meer rust en ritme in de organisatie en (aanzienlijk) betere prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief. Het loont om bij de start bewust over het implementatieplan na te denken en de verschillende opties af te wegen. De ervaringen van andere ziekenhuizen die voorop lopen bij de doorvoering van integraal capaciteitsmanagement kunnen hierbij erg behulpzaam zijn.
Partner Vintura
