Onlangs verscheen de “Visie Regionale Samenwerking in de farmaceutische zorg 2022” van de KNMP. De KNMP streeft ernaar dat eind 2023 openbare apotheken zijn aangesloten bij een regionale apothekersorganisatie en dat deze organisaties een minimale bestuurlijke professionaliteit hebben bereikt. Huisartsenorganisaties zijn al bezig met een regionaliseringsslag en zorgverzekeraars stellen meer en meer voorwaarden aan regionale samenwerking tussen apotheken bij het inrichten van zorg rondom de patiënt.
In het land is sprake van een versnipperd beeld. Vaak is regionaal al wat geregeld in het kader van lokale samenwerking, doorgaans via een coöperatieve vereniging. Maar soms is er of niets geregeld of sprake van een verouderde vorm van samenwerking, bijvoorbeeld een apothekersvereniging. En daarmee ben je niet slagvaardig, bijvoorbeeld waar het gaat om onderhandelingen met derden.
De oproep van de KNMP is terecht en past in deze tijd. Maar er komt wel wat bij kijken om een samenwerkingsvorm in de regio goed in te richten. Los van de keuze voor een rechtsvorm (vaak stichting, BV of coöperatie) moeten veel praktische afspraken worden gemaakt. Valkuilen kunnen tijdrovend en energieverslindend uitpakken als die niet vanaf het begin worden benoemd en geadresseerd.
Hieronder een aantal veel voorkomende valkuilen en een aantal vuistregels voor het in goede banen leiden van het proces.
Valkuilen
- Onvoldoende planning. Dit heeft vaak te maken met het grote aantal onderwerpen dat aanbod komt bij samenwerking, zoals:
- Wat zijn de activiteiten | Wat willen we bereiken?
- Vragen over mededinging | NZa- en/of ACM-fustietoets | Kartel?
- Personeel – stakeholders – cliënten
- Rechtsvorm van de samenwerking
- Zorginkoop (zorgverzekeraars|zorgkantoren|gemeenten)
- Financiën | wie betaalt wat | wie declareert?
- Duur van de samenwerking
- Einde | opzegging | schade | terugdraaien?
- Geschillen binnen de samenwerking
- Afnemend enthousiasme: het begint vaak inspirerend, maar na verloop van tijd komen er steeds meer : “ja… maars” op je pad en daar moet je op voorbereid zijn.
- Business chilling: angst voor onduidelijke effecten van mededingingsregels: mag dit wel? Krijgen we hier geen gedoe mee?
- Angst voor verlies aan autonomie, vooral als verantwoordelijkheden en bevoegdheden anders worden vormgegeven.
- Onduidelijkheid over de financiële effecten.
Vuistregels Wij noemen een aantal vuistregels om een samenwerkingsinitiatief in goede banen te leiden en daar te houden:
- Regel de funding van de voorfase. Bepaal een budget en benoem als er ruimte voor is een kwartiermaker vanuit de groep of extern. Bespreek een eventuele beloning.
- Maak een position paper op basis van het regiobeeld waarin je het doel beschrijft en de commitment van de betrokkene partijen.
- Wees je bewust van verschillende belangen, bijvoorbeeld van individuele en ketenapotheken of meerbezit. Hoe wordt de stemverdeling.Hoe worden kosten en eventuele opbrengsten verdeeld. Bespreek dit aan het begin van het traject, maar kijk daarbij vooral naar het gezamenlijke belang.
- Vermijd een vergadercultuur: houd vergaderingen kort en tot he point en houd daarover de regie; leg afspraken goed vast;
- Kies een passende rechtsvorm; samenwerking zonder rechtsvorm heeft grote aansprakelijkheidsrisico’s. Verschillende rechtsvormen hebben zich al bewezen, bijvoorbeeld bij huisartsenorganisaties waar het doorgaans goed loopt.
- Denk aan de continuïteit, bespreek wie na een tijdje de kar verder gaat trekken;
- Bespreek de governance en voorkom dat belangenconflicten gaan spelen.
- Zorg dat het proces professioneel wordt begeleid.
Wie met deze vuistregels rekening houdt voorkomt dat veel tijd en moeite verloren gaat of iets moois niet goed van de grond komt.
Lex Geerts