Gemeenten overstelpen instellingen met bureaucratische checklists, invuloefeningen en monitors. Deze doorgeschoten bureaucratie bedreigt het slagen van de transities. Bovendien staat het haaks op de wens van cliënten en aanbieders om steeds meer eigen(zinnige), moeilijk stuurbare, nauwelijks standaardiseerbare keuzen te maken.
In zijn Skipr-blog van 16 januari beklaagt Hans Schirmbeck, directeur van de VGN, zich over de enorme administratieve lastendruk die de decentralisaties meebrengen voor zorginstellingen. Ter afsluiting vraagt hij zich af wat ik, als vertegenwoordiger van mensen met een beperking en chronisch zieken, hiervan vind. Ik neem deze uitnodiging tot reflectie met beide handen aan, want doorgeschoten bureaucratie bedreigt volgens mij het slagen van de transities.
Bureaucratisering
Bij het nadenken over mijn ergernis over die hele papierwinkel, kwam ik op Wikipedia deze definitie tegen: “Onder bureaucratisme verstaat men de ontaarding van de bureaucratie. Dit is het geval wanneer bureaucratisering tot in het extreme wordt doorgevoerd, waarbij een scherp doorgevoerde taakverdeling, strakke hiërarchische lijnen en sterk geobjectiveerde competentie-criteria centraal staan. Dit kan dan gemakkelijk leiden tot formalisme, paperasserie en een bijna dwangmatig gelijke behandeling van ongelijke gevallen (Wikipedia 2015).”
Bureaucratisch zand
Deze extreme doorvoering van bureaucratie is wat Hans Schirmbeck beschrijft in zijn blog. Gemeenten overstelpen instellingen met bureaucratische checklists, invuloefeningen en monitors. Vaak voorbijgaand aan wat de instellingen zelf al hebben ontwikkeld en vaak per gemeente verschillend. Allemaal pogingen om zicht en grip te houden op iets wat vaak moeilijk grijpbaar is. Ingegeven wellicht ook door het gebrek aan een nieuwe governance-structuur voor de gedecentraliseerde werkelijkheid.
Het kwalijke is dat juist de meest hervormingsgezinde zorgaanbieders en ambtenaren hier last van hebben. Zij komen piepend en krakend in het bureaucratische zand tot stilstand bij hun zoektocht naar innovatie-ruimte en naar efficiënter doch klantgerichter werken.
Complexe zorgpuzzels
Hetzelfde geldt voor al die duizenden mensen die bewust kiezen voor eigen-regie en maatwerk. Ook zij raken bedolven onder stapels bureaucratische ellende bij het leggen van hun complexe zorgpuzzels. De recente achterstand, onbereikbaarheid en chaos bij de Sociale Verzekeringsbank is daar een nieuwe voorbeeld van. Tienduizenden Pgb-houders zijn verdwaald geraakt in een bureaucratisch doolhof en verkeren in onzekerheid over de continuïteit van zorg en ondersteuning.
Of om nog een ander voorbeeld te noemen. Deze week hoorde ik hoe zorgkantoren zorgbeschrijvingen beoordelen van Pgb-houders. Batterijen studenten bepalen met een softwareprogramma voor woordherkenning welke zorgbeschrijvingen wel of niet worden goedgekeurd. Het programma spoort verboden woorden op (vrije tijd, zwemmen etc) die tot afkeuring leiden. Deze praktijk vind ik echt wel het absolute dieptepunt van bureaucratisme: een machine die bepaalt wie er binnen de standaarden valt, en wie erbuiten!
Faciliteer de uitzondering
En dan nu de vraag: kan het anders? Ik meen van wel. Onlangs kwamen vooraanstaande toekomstdenkers weer met hun jaarlijkse trendvisie op Nederland. In hun Trendrede 2015 benoemen ze ‘De orkestratie van het Ongemiddelde’ als nieuwe megatrend. Ze beschrijven daarin hoe de huidige samenleving steeds moeilijker te managen is vanuit standaarden en beleid dat is gebaseerd op het gemiddelde. Dus is er een zoektocht gaande naar nieuwe vormen van sturen: meer op vertrouwen dan op controle.
Maar deze nieuwe manieren om uitzonderingen en maatwerk te faciliteren, moeten het voorlopig nog opnemen tegen het oude beheersdenken dat uitgaat van gemiddelden en objectiveerbare grootheden. En dus worden regelarme instellingen, kleinschalige zorginitiatieven, coöperaties, en het Pgb aan de ene kant verwelkomd als zorgvernieuwers en aan de andere kant beschouwd als enorm risico voor het systeem (een nachtmerrie voor risicomanagers).
Maak het unieke mogelijk
Deze weerstand om het oude sturingsconcept los te laten, heeft ook te maken met angst voor precedentwerking. Als je uitzonderingen mogelijk maakt, dan is het hek van de dam, vreest men. Maar dat hoeft helemaal niet het geval te zijn, als je goed kan beargumenteren waarom dat in een specifiek geval juist is. Erik Gerritsen liet dit bijna drie jaar geleden al zien in een pleidooi voor meer maatwerk in de Jeugdzorg. Juist dit faciliteren van de uitzonderingen heeft de toekomst!
Want de ontwikkelingen zijn onomkeerbaar. Cliënten en aanbieders zullen in de zeer nabije toekomst steeds meer eigen(zinnige), moeilijk stuurbare, nauwelijks standaardiseerbare keuzen willen maken. Zij kunnen niet als ‘groep’, maar louter als ongelijken – ongemiddelden – worden behandeld. Wie de hervormingen werkelijk een warm hart toedraagt, zal moeten leren dealen met dit principe van het ongemiddelde: het aanvaarden van de uitzondering, het unieke mogelijk maken.
Wat betekent dat voor de administratie en beheersystemen? Dat we veel meer moeten sturen op het wat – de beoogde outcome – en veel minder op het hoe en op vooraf door het systeem bedachte proces- en resultaatdefinities. Want het hoe willen steeds meer cliënten en zorgverleners zelf bepalen. En precies daar liggen ook flinke kansen om te besparen. Geef ze dan ook die ruimte!
Illya Soffer, directeur Ieder(in)