Een van de vernieuwingen die zij heeft doorgevoerd, is het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. Zij zag dat het tijdrovend proces was. Nieuwe medewerkers werden boventallig ingepland en op de werkvloer door verschillende collega’s ingewerkt. Dat inwerken doet iedere collega anders, waardoor het niet alleen meer tijd (en dus geld) kostte, maar ook de kwaliteit verschilde. Dat moest toch beter kunnen!
Aanzetten tot nadenken
Bij Miriam ontstond het idee een game ontwikkelen. In nauwe samenwerking met een creatieve, jonge organisatie, projectleider en een grote groep medewerkers van het AVL is die game er gekomen. Ik wil u graag meenemen hoe deze game eruitziet, omdat ik denk dat het u aan het denken kan zetten en op ideeën kan brengen voor uw eigen praktijk.
Het doel van de game is nieuwe medewerkers inwerken op onder andere het elektronisch patiëntendossier (epd) van het ziekenhuis, het kwaliteitssysteem, de hygiëneprocedures, de calamiteitenprocedure en de cybersecurity. Eigenlijk alles behalve medisch inhoudelijke scholing. Ik mocht de game gedeeltelijk zelf spelen en ben er écht enthousiast over. Wat gaaf als je op deze manier wordt ingewerkt op niet altijd de meest ‘sexy’ onderwerpen en ook nog eens multidisciplinair moet samenwerken met nieuwe collega’s!
Game spelen
De game wordt gespeeld in een ruimte met een grote wand met kluisdeuren, dossierkasten en tafels voor vier teams. Je speelt de game met je team en het doel is om zo snel mogelijk (individueel en als team) opdrachten succesvol te volbrengen en zo zorgdukaten te ontvangen. Het team met de meeste dukaten is de winnaar.
De game begint met een film van een oncoloog (deze ‘acteur’ is de directeur Zorg en Zorgontwikkeling) die de deelnemers een inleiding geeft en vertelt dat meneer Pietersen is doorverwezen en op de poli langskomt. Op het whiteboard achter haar zie je een viercijferige code staan. Die kun je gebruiken om de eerste kluisdeur open te maken met daarin de eerste opdracht. Heb je deze goed uitgevoerd, dan krijg je een zorgdukaat en als je het snelste team bent, krijg je er twee. De code die je hebt gevonden, is weer de start van de volgende opdracht en zo ga je alle kluizen af. De game is opgebouwd rond de patiëntreis van meneer Pietersen en ‘met hem’ kom je langs alle onderwerpen waar je op moet worden ingewerkt.
Electro
De opdrachten zijn heel gevarieerd en ingenieus bedacht. Bijvoorbeeld een AVL-variant van het spel Electro, waarbij je met twee pennen vraag en antwoord moet verbinden en er bij een goed antwoord een lampje gaat branden. Ik kende het nog uit mijn jeugd. De vragen zijn dan in de trant van: ‘Na twee weken opname mag ik naar huis met een port-a-cath. Wie gaat de port-a-cath doorspoelen en de verzorging thuis regelen?’ Met het bijpassende antwoord: ‘De transferverpleegkundige’. Nuttige informatie om zo de verschillende professionals en hun expertise te leren kennen. Met de oplossingen krijg je weer een code om een volgende kluis te openen.
Een volgende opdracht was verschillende gegevens in het epd invoeren ter voorbereiding op de diagnostiek en behandeling. Een e-learning met een gaming-element dus, waarbij je gezamenlijk ervaring opdoet met het werken in het epd.
Hygiënefouten
Er stonden ook poppen in ziekenhuisuniform waar bewust hygiënefouten te zien waren. Zoals nagellak, een gebruikte tissue in een van de zakken en lang haar dat loshing. Als team moet je de fouten opsporen. Via een kleurcodering ontstaat vervolgens een volgende code die je nodig hebt voor de volgende kluis. Dit onderdeel deed mij denken aan een voorbeeld dat ik ooit in een ander ziekenhuis zag: Wie is de Mol?, waarin ‘mollen’ expres hygiënefouten maakten en die moesten worden ontmaskerd.
Cybersecurity
Een laatste voorbeeld is een cybersecurity-opdracht. Daarvoor moet je in een spel op de computer er achter zien te komen hoe een datalek heeft kunnen ontstaan bij een van de collega’s. Met videobeelden gemaakt in het AVL en veel figuranten uit het ziekenhuis moet je fouten opsporen zoals een briefje met een wachtwoord op een computer of het binnenlaten van iemand die zegt zijn pasje vergeten te zijn.
Win-win: naast het mooie eindresultaat van de opdracht vonden de medewerkers het geweldig om mee te werken aan de filmpjes en hebben ze veel lol gehad tijdens het maken ervan.
Groot succes
En dit zijn maar een paar onderdelen van de game die anderhalve dag duurt. Deze vernieuwende manier van inwerken is een groot succes. Het AVL heeft met deze game leren en ontwikkelen weten te verbinden aan organisatiedoelstellingen zonder daarbij de intrinsieke motivatie van nieuwe collega’s en hun visie op leren uit het oog te verliezen. Sinds de invoering hebben meer dan driehonderd nieuwe medewerkers de game gespeeld en zijn ze op uniforme wijze ingewerkt in een veel kortere tijd dan op de afdeling. De businesscase pakt dan dus ook heel positief uit. En daar zit niet eens in verwerkt dat de nieuwe medewerkers veel plezier hebben en ook nog eens multidisciplinair nieuwe collega’s leren kennen. Win-win-win! Heeft u al ideeën voor uw organisatie?
Veel dank voor het leuke gesprek dat wij hadden Miriam Boer, Innovator in het Antoni van Leeuwenhoek!
—————————————
Joris Arts plaatst elke week op woensdag een nieuwe blog op zijn eigen LinkedIn-pagina. De blogs verschijnen ook op Skipr. De andere blogs uit de reeks zijn hier te vinden.