Organisaties als Buurtzorg hebben veel publiciteit te danken aan zelfsturing, en in de praktijk loopt het werken met kleine teams met een grote mate van zelfstandigheid ook vaak goed. Het schrappen van managementlagen is niet alleen een manier om te bezuinigen, het kan ook wel degelijk de effectiviteit van een team verbeteren.
Door het succes van de zelfsturing in de thuiszorg, steekt het fenomeen ook de kop op in de intramurale zorg. Daar ligt het in veel opzichten ingewikkelder. Anders dan in de thuiszorg, waar het zelf nemen van beslissingen onvermijdelijk is, zijn de professionals in de langdurige zorg minder ingesteld op zelfstandig werken. Bovendien ligt het gemiddelde opleidingsniveau er iets lager. Zelfsturing in de instellingen zal voor de mensen om wie het gaat dan ook een echte cultuuromslag betekenen.
Onmisbaar
Een ander probleem is de samenwerking met de ondersteunende diensten, zoals de financiële afdeling, HR, inkoop en de ICT-afdeling. In een grote zorginstelling zijn deze ondersteunende diensten onmisbaar, omdat de benodigde expertise bij de zorgprofessionals ontbreekt. Bovendien levert schaalgrootte aanzienlijke voordelen op bij bijvoorbeeld de inkoop.
Maar hoe richt je de samenwerking met die ondersteunende diensten in als een team zelfsturend wordt? Dat levert veel organisaties hoofdbrekens op. Ondersteunende diensten krijgen de opdracht doelmatig en efficiënt hun taken in te richten, naar een model met een front- en een backoffice. In de praktijk betekent dit meer vragenstellers en met minder mensen een grote variatie in vragen beantwoorden.
Anders organiseren
De oplossing die gezocht wordt, ligt in het anders organiseren van de ondersteunende diensten. Meer procesgestuurd en met andere mensen – lees: hoger opgeleid. De focus ligt op het werken aan nieuwe processen, op het veranderen van cultuur en gedrag, en het leren vraaggericht te werken. Lastig hierbij is dat de applicaties die in de backoffice worden gebruikt, niet ‘helpend’ zijn voor kleine teams.
Een gesprek daarover is vaak lastig te voeren, omdat professionals in de backoffice grote waarde hechten aan hun eigen software-eisen en nog niet gewend zijn compromissen te sluiten ten gunste van een grotere gebruikersvriendelijkheid voor de zorgmedewerker. We zien dat dit een belangrijk struikelpunt is bij kleine teams.
Oplossing
Een oplossing is een bredere blik op ICT. De keuze voor applicaties wordt minder het domein van de ICT-afdeling en meer onderdeel van de verantwoordelijkheid van directie en management van zorginstellingen. Alleen in die gezamenlijkheid kunnen gedragen beslissingen genomen en veranderingen teweeg worden gebracht.
Principal adviseur bij M&I/Partners
