Het team ziet geen noodzaak om de nu bestaande manier van werken te veranderen en zit niet te wachten op nog meer communicatie met patiënten. Toch starten vaak bijna alle vakgroepen, ook uit nieuwsgierigheid, en wil men daarna nooit meer terug. Voordelen die in de praktijk ontstaan zijn dan ineens concreet: minder telefoontjes bij het secretariaat of poli assistenten, minder herhaalbezoeken, beter geïnformeerde patiënten en meer mogelijkheden als zorgverlener om patiënten tussentijds bij te sturen.
Hoe om te gaan met dit grote verschil in beeldvorming vóóraf en het enthousiasme in de praktijk als men is gestart? Ik sprak Erik Kapteins, longarts in het Rode Kruis Ziekenhuis, er over. Zijn belangrijkste tips:
# Tip 1 Begin klein, geef jezelf en de patiënt tijd om te wennen.
Begin gericht met een overzichtelijke groep patiënten. Start ook met overzichtelijke trajecten, bv. versturen van informatie (filmpjes, website links, uitslagen, toelichting). Dit helpt om te wennen aan een andere manier van communiceren.
# Tip 2 geef digitale services een vaste plek
Bouw vaste momenten in op je dag of gebruik de digitale service echt i.p.v. gelijk weer de gewone telefoon te pakken. Dit scheelt al snel tijd doordat je geen last hebt van voicemails of gesprekken die toch langer duren dan je had gepland.
# Tip 3 Niet individueel invullen
Neem de nieuwe manier van werken als standaard op in je eigen groep. Als je het individueel doet kun je niet terugvallen op collega’s of bv. de poli assistenten. Ook bij het overnemen van elkaars diensten moet de digitale service een vaste plek hebben. Ga na een trial periode om tafel zitten en bepaal gezamenlijk wat te doen en op welke wijze daar te komen.
# Tip 4 Niet iedereen is even digitaal vaardig
Niet iedereen in een ziekenhuis is altijd even digitaal vaardig. Maak indien mogelijk als organisatie intern gebruik van digicoaches. Dat helpt niet alleen bij het succesvol implementeren van een digitale innovatie, de wijziging in de manier van werken maar draagt ook bij aan de kwaliteit van zorg.
#Tip 5 Blijf vooruit kijken
Wanneer de basis goed is kun je weer een stap verder, bijvoorbeeld met het versturen van geautomatiseerde berichten. Hiervoor moet je wel zicht hebben op je eigen processen en als groep er volledig achter staan. Dan kan het veel werk gaan schelen! Bij het RKZ Slaapcentrum hebben we onze verhuizing benut om alle patiënten communicatie geheel papiervrij en digitaal te laten verlopen!
Het kantelpunt is bereikbaar voor alle organisaties!
De tips van Erik Kapteins als longarts, die inmiddels heel actief gebruik maakt van BeterDichtbij op zijn vakgroep, komen overeen met onze ervaringen bij veel afdelingen en ziekenhuizen. Aarzeling in het begin of een digitale dienst wel echt meerwaarde oplevert versus het enthousiasme daarna in de praktijk. Door dit verschil te onderkennen, hier ruimte voor te bieden maar zeker met enthousiasme te volharden is dit kantelpunt voor elke organisatie te bereiken. Mij geven de tips van Erik in ieder geval veel energie! Het laat zien dat we op de goede weg zijn en digitale services in de zorg zo voor iedereen realiseerbaar zijn.
Zonja de Klein
Programmamanager BeterDichtbij