De begroting als ultiem sturingsinstrument heeft zijn langste tijd gehad.
Heel veel zorginstellingen stellen nog ieder jaar een begroting op. Steeds meer controllers en financials vragen zich af waarom ze hier eigenlijk zo lang mee bezig zijn. Daarnaast wordt ook steeds vaker de vraag gesteld of de begroting waarde toevoegt. Of is er sprake van een routinematige handeling of zelfs een rituele dans?
Er zijn managers die handig om weten te gaan met het opstellen van een begroting. Zij voeren bijvoorbeeld extra kosten op in de eerste conceptversie. Op die manier blijft er wat ‘lucht’ over. Deze lucht kan ingezet worden als er nog extra bezuinigd moet worden of als de begroting niet sluit op een positief resultaat. Lukt het om wat lucht over te houden dan kan dit gedurende het jaar worden ingezet om tegenvallers op te vangen. Dit begrotingsspel wordt in veel organisaties jaarlijks gespeeld. Managers duwen lucht in hun begroting en controllers proberen de lucht te vinden en weer uit de begroting te duwen. Het gevolg is een tijdrovend proces dat veel tijd kost.
Ik ben van mening dat je na het opstellen van de begroting één ding zeker weet: Het resultaat dat je niet zult halen het komende jaar. De werkelijkheid is namelijk altijd anders. Ik pleit er dan ook voor om in ieder geval veel minder tijd te besteden aan het opstellen van de begroting. Dit kan door alleen nog op hoofdlijnen te begroten en details achterwege te laten.
Nog beter: geen begroting
Een stap verder is om te stoppen met begroten. In de zorg zijn hier al diverse goede voorbeelden van bekend. Ik heb onlangs een project afgerond bij een grote instelling in de care sector. Het resultaat: Er wordt geen begroting meer opgesteld. En ik ben het er helemaal mee eens. Want wat voegt een begroting eigenlijk toe aan de strategische en tactische doelstellingen van een zorginstelling? In mijn ogen niets, er gaat geen enkele kwaliteitsimpuls van uit. Een begroting is slechts een middel om de beschikbare geldmiddelen te verdelen over de diverse onderdelen van de organisatie. Daarnaast helpt een begroting om te zien of er niet te veel geld wordt uitgegeven. Deze resultaten kunnen echter op een veel eenvoudiger en goedkopere manier bereikt worden.
KPI
Om te sturen op betere resultaten heeft een organisatie geen begroting nodig. In plaats daarvan stel ik het volgende voor: Enkele goed gekozen Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) zijn voldoende. Om focus te houden ben ik van mening dat een maximum van 5 KPI’s maandelijks gerapporteerd moet worden. Er zijn maximaal 2 KPI’s die iets zeggen over de financiële stand van zaken. Het draait immers om de kwaliteit van zorg. Om financiële KPI’s te kunnen berekenen zijn rekenregels nodig. Deze rekenregels bepalen hoe het budget binnen de organisatie verdeeld wordt. De rekenregels worden 1x per jaar bijgesteld en vastgelegd in bijvoorbeeld de kaderbrief.
Ik ben van mening dat een werkwijze zonder begroting maar met gerichte stuurinformatie een stap vooruit is voor zorginstellingen. Hoe is de situatie bij uw organisatie? Is de begroting voor u nog het ultieme middel om te sturen op betere resultaten? Overweegt u om te stoppen met begroten? Ik hoor graag hoe u hier over denkt!
Senior Adviseur Finance bij EFK
