Lots of work
Zorgprofessionals in de langdurige zorg zeggen gemiddeld ruim een derde van hun werkbare tijd (35 procent) aan administratieve taken te besteden. Dit is 4 procent meer dan vorig jaar en maar liefst 10 procent meer dan in 2016 en 2017. Zes van de tien medewerkers hebben naar eigen zeggen in het afgelopen jaar een stijging van de administratieve tijdsbesteding ervaren.
Dit blijkt uit meerjarig onderzoek van adviesbureau Berenschot onder 7.700 zorgprofessionals. Het percentage is het hoogst in de ggz (40 procent) en het laagst binnen de gehandicaptenzorg (33 procent).
De uitkomsten mogen opvallend heten in het licht van de inspanningen die VWS en veld leveren om de regeldruk te verminderen. Het programma ‘(Ont)Regel de Zorg’ heeft als inzet de bureaucratische druk voor zorgprofessionals, patiënten en cliënten merkbaar te verminderen. “De meeste maatregelen moeten hun uitwerking nog krijgen, dus wellicht is het nog te vroeg om het effect vast te stellen”, zegt Marvin Hanekamp, managing director bij Berenschot en verantwoordelijk voor het onderzoek. “Maar de stijging heeft ons en ook VWS verbaasd. We hadden graag een andere uitkomst gezien.”
Herkennen
Gelet op het ontregel-offensief vindt Hanekamp het ook opvallend dat een deel van de medewerkers naar zeggen binnen de eigen organisatie niets gemerkt heeft van het reduceren van administratieve lasten. Wel kan de grote aandacht voor regeldruk volgens Hanekamp tot enige vertekening in de cijfers hebben geleid. “Het kan zijn dat medewerkers door de grote aandacht administratieve beter als zodanig herkennen”, aldus Hanekamp. “Dit zouden we nader moeten onderzoeken.”
IT-volwassenheid
Het elektronische cliëntendossier (ECD), c.q. patiëntendossier (EPD) wordt het meest genoemd als tijdrovendste administratieve taak. Pikant, want automatisering moet juist leiden tot minder administratieve rompslomp. Hanekamp wijst in dit verband op verschillen in IT-volwassenheid. “Mettertijd zullen de administratieve lasten dalen door automatisering, maar we zien flinke verschillen tussen organisaties; de ene is handiger en gaat er slimmer mee om dan de andere. Ook tussen de verschillende (ECD’s) zijn verschillen. Wat we ook zien is dat er weliswaar veel wordt veel gedigitaliseerd, maar dat systemen nog niet altijd goed op elkaar aansluiten.”
Acceptatie
Als het gaat om acceptatie van administratieve werkzaamheden dan vindt het gros van de zorgmedewerkers een tijdsbeslag van 23 procent acceptabel. Daarmee is behalve de ervaren regeldruk ook de acceptatie er van gestegen; in de voorgaande drie jaar vonden werknemers een tijdsbeslag van 15 tot 17 procent aanvaardbaar. Tegelijkertijd is het aandeel zorgmedewerkers dat administratie als belastend ervaart gedaald van 90 procent in 2018 naar 82 procent in 2019.
Nut
Desgevraagd blijken veel zorgmedewerkers aan dat zij administratieve taken op zichzelf niet vervelend vinden, mits “nut en noodzaak voldoende helder zijn en zij hierin goed ondersteund worden”, legt Hanekamp uit. Bovendien nemen zowel de ervaren administratieve werkzaamheden als acceptatie ervan toe naarmate zorgprofessionals hun werkzaamheden meer zelf kunnen inrichten. Daarmee dringt zich de vraag op of zelfsturing leidt tot meer administratieve lasten. Hanekamp spreekt liever van het verleggen van werkzaamheden. “Productieregistratie en roostering werden voorheen op een centrale plek in de organisatie gedaan, nu moeten zorgteams dat vaak zelf doen”, aldus Hanekamp.
1,9 miljard
Volgens Hanekamp is en blijft administratieve een groot probleem. “Het verschil tussen de ervaren administratieve belasting en de acceptabele administratieve belasting uitgedrukt in fte’s bedraagt 41.000 fte, wat neerkomt op 1,9 miljard euro aan salariskosten”, rekent Hanekamp voor. “Dus als we er in slagen de percentages terug te brengen naar het niveau van de geaccepteerde administratieve belasting dan kunnen we de huidige problemen in de langdurig zorg voor een belangrijk deel oplossen. Het mes om de administratieve belasting aan te pakken, snijdt in die zin aan twee kanten. Het verhoogt het werkplezier en behoudt mensen voor de zorg, wat in deze tijden van personeelskrapte extra belangrijk is. Tevens levert het heel veel tijd op die aan cliënten besteed kan worden.”
Hanekamp denkt met het oog op de spreiding tussen organisaties dat zorgaanbieders van elkaar kunnen leren. Dat gebeurt nu nog onvoldoende. “Bij een kwart van de organisaties ligt het ervaren percentage administratieve tijdsbesteding op 31 procent of lager en bij de laagste tien procent is dit 27 procent of lager”, aldus Hanekamp. “Een interessante vraag is wat deze organisaties anders doen, dan organisaties waar dit percentage hoger ligt. Daar kun je van leren.”
