Het gaat om bijvoorbeeld verwijsbrieven, onderzoeksresultaten of aantekeningen van de behandelaar. Deze digitale bestanden zijn per ongeluk overschreven door nieuwere bestanden. Alle patiënten om wie het gaat, worden vanaf maandag 21 maart op de hoogte gesteld per e-mail en via het online patiëntenportaal MijnASz. Het ziekenhuis benadrukt dat de gegevens niet zijn ingezien door onbekenden, maar simpelweg niet meer bestaan.
Elektronisch patiëntendossier
De fout is ontstaan met de overgang naar een nieuw elektronisch patiëntendossier in 2017. Oude documenten uit het papieren dossier die de artsen op dat moment niet meer nuttig vonden voor de behandeling, gingen niet mee naar het epd. Maar ze moesten volgens de wet nog wel worden bewaard. Daarom scande het ziekenhuis miljoenen van dergelijke papieren stukken in, vernietigde de originelen volgens de daarvoor geldende regels en bewaarde de scans in het beveiligde digitale archief.
Inactieve documenten
In oktober 2021 bleek dat het programma nieuwe documenten opsloeg met bestandsnummers die ook in gebruik waren voor inactieve documenten. De nieuwe bestanden kwamen zodoende in de plaats van de oude. Dit kon lange tijd doorgaan, doordat de historische stukken hoogst zelden worden bekeken, terwijl alle nieuwe documenten intact en normaal te raadplegen zijn. Pas toen een behandelaar een oud document zocht en die niet kon vinden, kwam de verkeerde instelling boven water. Meteen na ontdekking heeft het ziekenhuis melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), meldt het ziekenhuis. Samen met leverancier Chipsoft is de oorzaak achterhaald en opgeheven en zijn de exacte gevolgen geïnventariseerd.
Excuses
“Deze fout had zich niet mogen voordoen en kan zich niet meer opnieuw voordoen”, zegt Peter van der Meer in een bericht aan patiënten. “Wij bieden onze excuses aan voor het feit dat niet zo zorgvuldig is gehandeld als u van ons mocht verwachten. De verloren informatie werd in 2017 al niet meer van belang geacht voor uw behandeling. De kans dat er gevolgen zijn voor uw behandeling, is verwaarloosbaar klein. Alleen in bijzondere situaties waarin u in de toekomst uw volledige dossier zou willen opvragen, kunnen wij daaraan helaas niet voor 100 procent tegemoetkomen.”
Verslag uitbrengen
Het ziekenhuis moet van het incident en de oorzaken, gevolgen en verbeteracties verslag uitbrengen aan de AP. Patiënten die denken dat ze toch nadeel ondervinden, worden in de kennisgeving opgeroepen om zich te melden bij het ziekenhuis.
