Toen Esther Peters, directeur integraal capaciteitsmanagement, in 2018 werd gevraagd om capaciteitsmanagement in het Maastricht UMC+ (MUMC+) op de kaart te zetten, trof zij feitelijk een bedrijf met daarbinnen meerdere bedrijfjes. Ieder specialisme had zijn eigen bedden, eigen OK-tijd en eigen medewerkers. Aan haar de vraag om dat slimmer te organiseren. “Door de pandemie werd nog eens extra duidelijk dat die capaciteit gemanaged moet worden. Een deel ging naar Covid, terwijl de acute zorg ook moest doorgaan. Die urgentie is door de arbeidsproblematiek nog steeds actueel. Daarnaast voelen wij ook de verplichting naar de bv Nederland om de zorgkosten niet nog verder te laten groeien.”
Ziekenhuis als productiebedrijf
Esther Peters benaderde capaciteitsmanagement integraal. Door het optimum te zoeken tussen de zorgvraag en de middelen (bedden, OK’s, gebouwen en medewerkers). “Een ziekenhuis is, door de oogharen gezien, ook een productiebedrijf – een met een heel menselijke kant natuurlijk. Maar ook wij hebben een plan voor wat we per jaar aan zorg leveren. Daar hoort capaciteit bij. Alleen werd er nooit uitgerekend hoeveel OK, bedden en personeel daarvoor nodig zijn.”
Die integrale aanpak triggerde Rick Nillesen, principal advisor bij Randstad en sectorspecialist Zorg. “Esther pakt capaciteitsmanagement als een veranderaanpak aan. Via een zorgvuldig uitgedacht stappenplan, laat ze in de praktijk zien wat ik al langer veronderstelde. Namelijk dat de zorg helemaal niet zo onvoorspelbaar is.”
De drie R’en
De doelstelling van de directeur integraal capaciteitsmanagement is om operationeel twee weken vooruit te kunnen kijken. Wat verwacht het MUMC+ aan patiënten? Wat is er gepland? Op dit moment kan er met een nauwkeurigheid van 93 procent voorspeld worden wat er aan spoedpatiënten binnenkomt. Esther Peters: “Als je twee weken vooruit kunt kijken kun je dienstroosters muteren en anticiperen op drukte door extra verpleegkundigen uit het flexteam in te zetten.” Het creëert volgens Rick Nillesen rust, ritme en regelmaat waardoor je als zorgorganisatie mensen aan je kunt binden. Door medewerkers meer zeggenschap en invloed te geven op het eigen dienstenrooster en in het verlengde daarvan de werk-/privébalans. “Daarmee beschik je over meer capaciteit voor de zorg. En kun je de ambitie uitwerken om de productie beter af te stemmen op de beschikbaarheid van medewerkers.” Een mooi voorbeeld daarvan is de zomervakantie van 2023. Dan wordt het OK-programma minder ingrijpend gereduceerd, maar wel over een langere vakantieperiode, vertelt Esther Peters. “Daardoor doen we op jaarbasis per saldo hetzelfde. We houden alleen veel meer rekening met de balans vakantieplanning en patiëntenaanbod.”
Veelkleurige opbrengst
Rust op de afdeling, medewerkers die niet constant onder spanning staan, structuur, een stabieler proces, en geen onnodig lege bedden… De opbrengst van integraal capaciteitsmanagement is aanzienlijk en veelkleurig. Vanzelf gaat dat echter niet. Verpleegkundigen en artsen moeten vertrouwen krijgen in de data. Ze moeten ervaren dat ze op basis van die data de juiste dingen doen. Dat vraagt volgens Rick Nillesen ook om een andere manier van denken. “Vanuit het personeelsdomein zie ik dat dit vaak direct gekoppeld wordt aan operationeel plannen en roosteren. Maar het vraagt ook om leiderschap en vertrouwen vanuit de directie.” Daarbij aanhakend vertelt Esther Peters over de taakdifferentiatie die ze op basis van de voorspelling proberen door te voeren. “Met de blik op de arbeidsmarkt kijken we hoe we de werkdruk kunnen verlichten door taken bij verpleegkundigen weg te nemen en onder te brengen bij verzorgenden.” Dat draagt volgens haar bij aan het werkgeluk van de verpleegkundige. “En aan die van de verzorgende”, voegt Rick Nillesen toe. “Want die wordt beter op zijn of haar kwaliteiten ingezet dan nu gebeurt.”
Kennis delen
Het MUMC+ wordt frequent benaderd door andere organisaties met de vraag om te vertellen hoe je capaciteitsmanagement aanpakt. Met het webinar willen Esther Peters en Rick Nillesen zorgorganisaties in het land inspireren. “Niet iedereen hoeft het wiel zelf uit te vinden”, meent Esther Peters. “Laten we vooral die kennis delen. Ik zie dat ook als een taak van ons als universitair medisch centrum.” Die handreiking geldt niet alleen voor ziekenhuizen maar ook voor andere partijen in de zorgsector. “Ook buiten het ziekenhuis, eigenlijk in de hele zorgketen kun je de kennis en competenties rondom capaciteitsmanagement doortrekken”, weet Rick Nillesen. Op dit moment al helpt het MUMC+ een aanpalende GRZ-instelling grip te krijgen op hun capaciteit. Zodat ook zij kunnen voorspellen wanneer en hoeveel patiënten daar kunnen komen revalideren. Bewust van de keten waar ook het MUMC+ onderdeel van is, besluit Esther Peters: “Uiteindelijk is ons eigen capaciteitsmanagement daar ook bij gebaat.”
Gratis online event: Healthcare@work 10 november 2022
De huidige tekorten aan personeel binnen zorg en welzijn zijn niet oplosbaar, simpelweg omdat de vraag te hard groeit. Aan welke knoppen kunnen we draaien om de zorg te blijven leveren? Tijdens het gratis online event Healthcare@work op 10 november 2022 bespreken we de oplossingen in de strijd tegen de krapte op de arbeidsmarkt.
