Raden van toezicht in zorgorganisaties zijn redelijk gedigitaliseerd. Toezichthouders lezen hun stukken van een scherm, vergadertools worden regelmatig ingezet en Whatsapp is een populaire communicatiemiddel. Raden van toezicht gebruiken deze instrumenten echter minder vaak om ook zichtbaarder te zijn binnen de rest van de organisatie. Dat terwijl digitale middelen juist de schutting tussen de rvt en de zorgorganisatie kunnen verlagen.
Dit blijkt uit een enquête van de Nederlande Vereniging van Toezichthouders in Zorg en Welzijn (NVTZ). In de enquête werd onder andere gevraagd naar de mate waarin raden van toezicht gebruikmaken van digitale middelen, online netwerken en sociale media. De vragenlijst werd uitgezet in juni 2019 en is door 408 toezichthouders in zorg en welzijn ingevuld.
Scherm als schutting
De enquête haakt aan op de Trendrede 2019, ‘Een scherm als schutting’. De Trendrede is een initiatief van een groep Nederlandse denkers, waarin zij ze de actualiteit duiden en een beeld van de toekomst schetsen. In de rede van 2019 wordt, aldus de NVTZ, voor een deel een negatief beeld van technologie geschets en van het scherm als schutting tussen mensen en de wereld waarin ze leven. “Deze schutting zien we ook tussen zorg- en welzijnsinstellingen en de adherente omgeving om hen heen”, schrijft de NVTZ.
Volgens de NVTZ kan digitalisering echter ook een hulpmiddel zijn om naar de buitenwereld te kijken en hierover informatie te verkrijgen. “Andersom kunnen organisaties zichzelf via digitale middelen ook zichtbaar maken, bijvoorbeeld voor communicatie doeleinden of als manier van verantwoording afleggen. Ook raden van toezicht kunnen digitale middelen ter ondersteuning van hun werkzaamheden gebruiken, om de kwaliteit van het toezichthouden te verbeteren. Bijvoorbeeld als middel om effectief samen te werken, relevante informatie op te halen, of als rvt zelf informatie te delen.”
Zichtbaarheid binnen de organisatie
Een opvallende uitkomst van enquête is dat raden van toezicht digitale middelen maar weinig gebruiken om als raad binnen de organisatie zichtbaar te zijn. Hoewel toezichthouders dus wel actiever in de gaten houden wat er online over de organisatie wordt gedeeld, gebeurt dit nog door minder dan de helft (47,1) procent) van de raden van toezicht. “Op deze vlakken lijkt voor raden van toezicht nog winst te behalen, om de ‘schutting’ tussen de raad van toezicht en interne organisatie en de adherente omgeving te verlagen”, aldus de NVTZ.
Digitaal samenwerken
Overigens is het met de digitalisering van de raden van toezicht ‘redelijk’ gesteld, constateert de NVTZ. De meeste toezichthouders (71 procent) gaven aan dat vrijwel alle raad van toezicht leden tijdens de vergaderingen gebruikmaken van digitale middelen om vergaderstukken te lezen en aantekeningen te maken. Bij 15 procent van de raden van toezicht is de verdeling tussen het gebruik van papieren en digitale middelen door de leden tijdens de vergadering gelijk. In 14 procent van de raden van toezicht maakt het merendeel van de leden gebruik van papieren middelen.
Om samen te werken gebruikt ruim de helft (53,8 procent) van de toezichthouders een Whatsapp. Ook iBabs, een vergadersysteem, wordt vaak (24,8 procent) genoemd als middel om efficiënt samen te kunnen werken. 31 procent van de toezichthouders gebruikt hiervoor een vorm van intranet van de instelling.
Sociale media
Ook het gebruik van sociale media is raden van toezicht niet geheel vreemd. Bijna de helft (47,1 procent) van toezichthouders gebruikt sociale media, reviewsites of (medische)beoordelingssites om te zien wat er over de organisatie wordt gedeeld. Toezichthouders geven aan vooral sociale media als LinkedIn, Twitter en Facebook in de gaten te houden. Naast sociale media wordt ook Zorgkaart Nederland door 20,5 procent van de toezichthouders geraadpleegd.
Bijna een derde (27,8 procent) van de toezichthouders geeft aan dat zijn raad van toezicht zelf deelneemt aan relevante netwerken als forums en sociale media. Hierbij worden vooral LinkedIn, Facebook en Twitter. Ook de website van de NVTZ en Skipr worden hiervoor gebruikt.
