De OK-afdeling van het Erasmus MC scant al langer. Dat gebeurt tot dusverre via een badges-systeem, dat geen informatie op artikelniveau weergeeft. Daardoor was de organisatie aangewezen op dagelijkse fysieke controle om zicht te krijgen op de voorraad en de houdbaarheidsdatums. Dat is een inefficiënte en dure manier van werken, iets waar scans verandering in brengen. In de toekomst is fysieke controle nog maar eens per maand nodig.
Minder weggooien
Het Erasmus MC maakt voor de nieuwe werkwijze gebruik van het Medscan-systeem, dat gegevens ophaalt uit GS1 Data Source. Volgens het ziekenhuis zorgt dat voor meer (kosten-)efficiëntie en duurzaamheid in de voorraadbeheer en leidt het tot minder administratielasten. Dat komt vooral doordat er minder logistieke bewegingen nodig zijn en minder producten worden weggegooid omdat bijvoorbeeld de houdbaarheidsdatum is verstreken.
Vierduizend producten
Van de 26 OK’s binnen het Erasmus vallen er 21 plus vier dagbehandelingskamers onder het project. Het gaat om zo’n vierduizend producten in de voorraad van de OK-afdeling. De circa 4.000 producten in de voorraad van de OK-afdeling zijn bedoeld voor 15 specialismen. De pilot in 2021 was gericht op implantaten.
Uitbreiden
“Voor juli en augustus staat de uitrol gepland naar alle implantaten van alle specialismen”, zegt Volgens Linda van den Hoven, projectmanager logistiek OK & green team SEH. “Daarin is de koppeling met ons EPD HiX – mogelijk via het Medscan-systeem – een basisvoorwaarde. We willen dit eerst klaar hebben voor we uitrollen naar de andere specialismen. Dan hoeven de OK-medewerkers die scannen, dit slechts in één omgeving te doen.”
Leveranciers
Het Erasmus MC bekijkt nu hoe ver het wil gaan met scannen op de OK. Van den Hoven: “Sowieso alles dat de patiënt in gaat omdat dit toch al merendeels in wet- en regelgeving zoals het LIR en de MDR verankerd wordt. Dat is nu de eerste stap waarin we alles scanbaar willen maken. We bezien in een later stadium óf en zo ja, waarmee we dit uitbreiden.” Dat laatste is onder meer afhankelijk van keuzes van de leveranciers. Niet elke leverancier registreert elk product via GS1 Data Source en soms is informatie verdeeld over diverse barcodes.
