IGJ heeft niks meer aan mislukt ict-systeem

Ook een deel van SPEC, zoals het relatiebeheer, is niet her te gebruiken. Het zou te veel kosten om het systeem te integreren met andere applicaties binnen IGJ.

Stoppen

In december 2020 besloot de IGJ om te stoppen met SPEC na een adviesrapport van Verdonck, Klooster & Associates (VKA). Hierin stelde VKA onder meer dat het ontwerp van het systeem geen rekening houdt met de organisatie van de IGJ. De doelen voor de verbinding tussen het ict-ontwerp en de praktijk waren niet altijd helder of goed meetbaar en definities bleken op essentiële punten vaag en onvoldoende uitgewerkt.

In het rapport van Atos blijkt opnieuw veel mis te zijn met het systeem. Uit de interviews die zijn gedaan komt naar voren dat de zaakstructuur bijvoorbeeld zo ingewikkeld is dat het niet duidelijk is welke activiteit wanneer en waarvoor wordt aangemaakt. Ook zijn de processtappen te rigide ingericht. Soms moet informatie worden ingevuld of moeten stappen worden uitgevoerd die niet nodig of relevant zijn op dat moment. Verder is het opstellen van documenten als afsluitbrieven en conceptrapporten zo omslachtig dat het veel tijd en extra werk kost om dit goed te krijgen.

Zoekfunctionaliteit

Een ander probleem blijkt de zoekfunctionaliteit binnen het systeem, iets wat nodig is voor vrijwel alle gebruikers, merkt Atos op. Het was bijvoorbeeld moeilijk een zaak, een relatie, een document of zaken met een gemeenschappelijk kenmerk op te zoeken doordat context ontbrak bij de zoekresultaten. Vaak waren alleen de nummers zichtbaar.

Vanuit technisch oogpunt zijn de tekortkomingen oplosbaar. Het systeem maakt het mogelijk om meer te doen met data, bijvoorbeeld voor een duidelijk overzicht maken van de historie van een instelling of persoon. Maar bij gebruikers mist het vertrouwen. De helft van de geïnterviewden gaf aan dat het systeem bruikbaar is, maar twee derde vond dat SPEC onvoldoende gekoppeld was met andere systemen voor informatie-uitwisseling.

Draagvlak

Het draagvlak is dan ook het grootste probleem. Het gebruik van SPEC heeft het “uiterste gevergd” van medewerkers en het mislukken heeft voor een vertrouwenscrisis gezorgd. “Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. De geleerde lessen zullen bij elk vervolgproject – of dat het nu herbouw is op basis van SPEC-componenten, aanpassing van de bestaande systemen of iets totaal nieuws – in de praktijk moeten worden gebracht”, concluderen de onderzoekers.  

De IGJ staat nu voor een keuze, volgens de consultants. De dienst gebruikt nu twee relatiedatabases en volgens Atos is dat onwenselijk. “Zeker gezien de verschuiving naar netwerkzorg waarbij samenhang tussen relaties in een (vorm van een) netwerk meer zal optreden”, schrijven de opstellers van het onderzoek. De IGJ zal een balans moeten vinden tussen uniform werken en de verschillen die er zijn tussen de verschillende afdelingen, aldus Atos.