Zorginstellingen hebben onvoldoende inzicht in de directe en indirecte kosten die het gebruik van een product of dienst met zich meebrengt. Daardoor laten ze aanzienlijke besparingen liggen. Dit constateert inkoopcoöperatie Intrakoop op basis van onderzoek onder 145 zorginstellingen en 26 leveranciers.
De optelsom van directe en indirecte kosten van een product of dienst worden ook wel aangeduid als Total Cost of Ownership (TCO). Daarmee geldt de TCO-benadering als een maatstaf voor het feitelijke inzicht in de totale kosten van een product of dienst. Om die reden noemt Intrakoop het opmerkelijk dat ruim één van de tien ondervraagde zorginstellingen geen enkel gebruik maakt van het TCO-principe. Een derde van de instellingen beperkt het TCO-principe tot slechts maximaal 20 principe van het aankoopvolume. Vooral onder care-instellingen heeft de TCO-benadering nog nauwelijks ingang gevonden. De 11 procent van instellingen die niets met TCO doet zijn allemaal care-aanbieders.
Cruciaal
“Juist in een tijd dat zorginstellingen elke euro drie keer moeten omdraaien, is het cruciaal dat ook de interne kosten volledig inzichtelijk zijn”, stelt directeur Frank Kaptein van Intrakoop. “Alleen dan kan een weloverwogen beslissing worden genomen over besparingen. Dit onderzoek toont aan dat bij de inkoop van middelen en diensten zorginstellingen doorgaans goed op de hoogte zijn van de aankoopprijs, maar onvoldoende inzicht hebben in de indirecte kosten die de aanschaf en het gebruik van een product of een dienst met zich meebrengt gedurende de levensduur. Dat betekent dat zorginstellingen mogelijkheden laten liggen om besparingen te realiseren.”
Weinig
Een andere opvallende uitkomst van het Intrakoop-onderzoek zijn is dat TCO relatief weinig wordt toegepast bij de inkoop van kantoorbenodigdheden (33 procent) en personeelsdiensten (26 procent). Bij investeringsgoederen, medische apparatuur en wasserij/textielvoorziening is de marge met 60 tot 64 procent gunstiger.
Betrokkenheid
Intrakoop noemt het ook opvallend dat eindgebruikers nog altijd onvoldoende bij de implementatie van TCO worden betrokken, terwijl dit de sleutel is voor een kosteneffectief inkoopbeleid. Niet betrekken van eindgebruikers kan er toe leiden dat de inkoopafdeling een contract afsluit met één leverancier, maar dat gebruiksafdelingen blijven afnemen bij meerdere kleinere leveranciers, met onbedoeld hogere kosten als gevolg.
Kostenveroorzakers
Het onderzoek laat tevens zien dat zorginstellingen zich te veel laten leiden door kosteninformatie, die wordt aangereikt door de leverancier. Moeilijker te kwantificeren kostenveroorzakers zoals interne handling, magazijn- en voorraadkosten worden nauwelijks meegewogen bij aankoopbeslissingen. Ook de interne selectie- en bestelkosten spelen een beperkte rol.
