Hoe zorg je voor een betere planning van patiënten en hoe verbeter je de doorstroom van patiënten, waardoor ze minder lang in het ziekenhuis hoeven te verblijven? Treant deed er intern onderzoek naar en concludeerde dat het beter kon. De ziekenhuisgroep schakelde het consultancybedrijf P5COM in om samen hierin vooruitgang te boeken. De taskforce die de betere doorstroom moest gaan organiseren was hiermee een feit.
De missie van de taskforce was helder: Jurriën van Zutphen van P5COM en begeleider van de taskforce: ‘Het zou mogelijk moeten zijn om dagelijks meer patiënten te helpen dan Treant nu doet. Om dat te realiseren was wel samenwerking nodig op de vele disciplines die een ziekenhuis kent. Niet alleen op managers-niveau, maar ook de hoofden van de OK’s, de specialisten, medewerkers van Bureau Opname en van de Care-locaties van Treant werden betrokken. Iedereen moest deel uitmaken van deze taskforce’, aldus Van Zutphen. ‘Alleen dan was het haalbaar.’
Uitdaging
Maar hoe doe je dat dan? De taskforce kwam er al snel achter dat een betere planning en een betere doorstroom van patiënten mogelijk is door bijvoorbeeld informatie goed in te voeren en bij te houden in systemen. ‘Nu is dat op één locatie al een behoorlijk karwei, en op drie locaties zoals Treant dat heeft, is dat wel de ultieme uitdaging’, aldus Harrie Wilms, manager bedrijfsvoering. ‘Onze eerste aanpak was het creëren van overzicht van de drie locaties. Er zit dertig kilometer tussen de ziekenhuizen, mensen lopen niet even bij elkaar binnen en dus doen ze dingen al snel op de manier die ze van oudsher gewend zijn. Het was dus belangrijk dat we overzicht kregen van de verschillende onderdelen, van OK-programma’s tot aan polikliniekbezoeken per locatie.’
Per dag voerde de taskforce overleg op basis van actuele cijfers; hoeveel bedden zijn er bezet, hoe ziet de OK-planning er uit, hoeveel beschikbaar personeel is er? Door dit goed te registreren, boekte de taskforce al snel resultaten; operaties werden beter gepland en hierdoor nam de wachttijd voor bepaalde ingrepen per patiënt af.
Patiëntgericht werken
‘Het is nu zaak om deze verbeteringen door te zetten’, zegt Thessa Keizer, lid van de taskforce en coördinator beddencapaciteit. ‘Dit kunnen we bijvoorbeeld doen door de opgedane kennis over planning en doorstroom van patiënten te delen met de verpleegkundigen. Ook voor hen is het belangrijk dat de informatiesystemen actueel zijn, want daarmee houden ze de werkdruk lager. We zien bijvoorbeeld vaak in de planning dat er teveel mensen op hetzelfde tijdstip uit het ziekenhuis ontslagen worden. Je krijgt het natuurlijk nooit voor elkaar om twintig mensen tegelijk te begeleiden. Met als gevolg dat je gaat achterlopen op schema en je het gevoel krijgt dat je geen tijd hebt om te lunchen. Nu worden die ontslagen realistisch ingepland. En dat geeft een rustiger gevoel én een correct overzicht in de systemen’, aldus Keizer.
De volgende stap
Het voorwerk van de taskforce maakte Treant klaar voor de volgende stap in de ontwikkeling, namelijk een pilot Centrale opname- en OK-planning. Die is deze maand gestart. Wilms: ‘Het brengt ons weer verder in het proces om steeds patiëntgerichter te werken. En daar gaat het uiteindelijk allemaal om.’
