ifourc, Reuver, 2010.
Digitaal werken heeft grote voordelen. Toch wordt het werken met papier, bladeren en aantekeningen maken nog altijd door veel mensen als prettig ervaren. Het Limburgse bedrijf I-FourC heeft een slimme oplossing ontwikkeld die de brug slaat tussen de papieren en digitale wereld. Digitaal werken mét het vertrouwde gevoel van papier. Lees hier hoe de Zorggroep haar personeelsdossiers heeft gedigitaliseerd met de oplossingen van I-FourC.
De Zorggroep is een grote zorgorganisatie die is ontstaan uit een fusie van Land van Gelre en Gulick, Thuiszorg Midden-Limburg en Zorggroep Noord-Limburg. Ze hebben locaties verdeeld over vijf regio’s in Noord- en Midden-Limburg en omvatten daarmee een werkgebied van 660.000 inwoners.
Toegankelijkheid is vereiste
Op de personeelsadministratie bij de Zorggroep viel nog veel te optimaliseren. want elke regio – een bedrijfsvestiging van de Zorggroep – heeft een eigen directeur en een eigen personeelsafdeling, bestaande uit Personeelszaken en Personeelsadministratie. Thera de Pauw, Concern Manager Sociaal Beleid Zorggroep, vertelt: “We gaan de Personeelsadministratie samenvoegen met de Salarisadministratie op de hoofdvestiging. Het meest belangrijke hierbij is, dat alle personeelsdossiers voor alle personeelsadviseurs op iedere locatie toegankelijk moeten zijn. Deze personeelsadviseurs werken namelijk wel nog gewoon in de regio’s, dus die toegankelijkheid is een vereiste.”
Centraal organiseren
Thera de Pauw: “In het kader van bezuinigingen zijn we zoveel mogelijk ondersteunende diensten centraal aan het opzetten in de organisatie. Dit centraal organiseren is niet alleen een gevolg van bezuinigingen, maar ook een trend in de gehele gezondheidszorg. Met tientallen locaties in ons werkgebied en daarnaast de thuiszorg die niet locatie-gebonden is, zal het multi-locatie toegang hebben tot informatie een groot efficiency voordeel opleveren. Vooral als ik kijk hoe het nu gaat, want de afdeling Personeelszaken werkt op dit moment steeds vanuit een vaste werkplek in de regio, terwijl de Salarisadministratie op het hoofdkantoor zit, in het bestuursgebouw in Venlo. Feit is dat Salarisadministratie, Sociaal Beleid en Personeelszaken bijna dezelfde documenten gebruiken, maar deze wel allemaal in eigen dossiers op hun eigen afdeling bewaren, waardoor er tal van dossiers bestaan met dezelfde informatie. Als dit in één systeem vanuit meerdere locaties raadpleegbaar en bewerkbaar is, is dat al een grote stap naar een digitale toekomst.”
Doorslaggevende factor
“De I-FourC Virtual File was een doorslaggevende factor voor de keuze voor I-FourC. Dit is documentviewer die het papieren mapje nabootst in digitale vorm. Ontzettend gebruiksvriendelijk. Tijdens het bedrijfsbezoek aan I-FourC waren we zo onder de indruk van de manier waarop I-FourC ervoor zorgt dat dossiers, zowel fysiek als digitaal, beveiligd worden, dat voor ons de keuze snel gemaakt was.”
Thera de Pauw vult nog aan: “De trend om tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen werken is voor ons niet iets van de laatste tijd, al helemaal niet als je naar de thuiszorg kijkt. Onze volgende stap is het digitaal beschikbaar stellen van de zorgdossiers aan de medewerkers. Cliënten, hun vertegenwoordigers en zorgmedewerkers zouden in de ideaalsituatie allemaal toegang moeten hebben tot het desbetreffende zorgdossier, ieder met hun eigen rechten weliswaar. Gefaseerd streven wij naar een digitale toekomst!”
Meer informatie: I-FourC.nl/zorg
