OLYMPUS DIGITAL CAMERA
Allevo is sinds het begin van 2013 grotendeels papierloos. Er ligt geen zorgmap meer bij de cliënt. Zorgprofessionals werken allemaal met een tablet en verzorgenden bekijken en rapporteren in het dossier met hun mobiele telefoon.
Familie van de cliënt kan indien gewenst het zorgplan digitaal inzien via Carenzorgt.nl. Dit levert volgens Allevo een hogere kwaliteit van zorg op. Arno de Jong, projectleider en informatiemanager bij Allevo, vertelt hoe deze transitie werd ervaren.
Wat levert papierloos werken financieel op?
We hebben nooit bekeken wat het financieel oplevert, simpelweg omdat veel voordeel niet is te becijferen. Een goed voorbeeld hiervan is de overdracht. Je wilt snel weten wat er bij jouw klant is gebeurd voordat je ernaar toe gaat. Door mobiele dossiervorming kunnen de zorgverleners nu ‘s ochtends in het dossier zien wat de stand van zaken is. Ze hoeven dit niet van tevoren te overleggen maar lezen het terug. Hoe kapitaliseer je dat? Het levert inhoudelijke winst op, meer tijd voor zorg. Een ander voorbeeld: onderlinge communicatie in het team doen de zorgverleners met een soort whatsapp voor de thuiszorg (Ons berichten, Nedap), dat scheelt in belkosten. Waar ze elkaar vroeger moesten bellen, worden er nu onderling berichten gestuurd door het team. Het maakt niet uit waar ze aan het werk zijn. Dit kan bijvoorbeeld mobiel zijn, maar ook de team assistent die achter het planscherm zit. Steeds je mail moeten checken is verleden tijd, via de mobiele communicatie blijft iedereen vanzelf op de hoogte van wat er speelt. Dit levert kwalitatief een veel hogere kwaliteit van zorg op. Het zorgt voor zelfregulering: je wilt de teams zoveel mogelijk tools geven zodat ze zicht krijgen op het zorgproces. Teams kunnen daardoor autonoom werken en er is minder overhead nodig.
Als organisatie heb je nu ook zicht op alle dossiers. Waar de verpleegkundige in het verleden naar alle huizen moest gaan of naar kantoor om het dossier in te zien, heeft ze dit nu allemaal beschikbaar op de tablet. Je houdt uniformiteit en hebt alles bij elkaar. De wijkverpleegkundige is de spil binnen een team. Zij monitort in grote lijnen de zorg, dus ook bij klanten waar ze zelf geen zorg verleent. Nu kan ze makkelijk door alle dossiers lopen. Organisatiebreed heb je bovendien inhoudelijke informatie van je klanten centraal. Je kunt dan uitspraken doen over de gehele organisatie; bijvoorbeeld binnen de thuiszorg zijn er zoveel klanten met decubitus type twee, etc.
Wat zijn de voordelen voor zorgmedewerkers?
Zorgverleners hebben nu actuele cliëntinformatie bij de hand en de overdracht gaat sneller. Ze worden ondersteund door het ECD wanneer zij een zorgleefplan maken en bij het raadplegen van procedures en protocollen vanaf de tablet. Dit levert bijvoorbeeld een hogere kwaliteit van zorg op. Het dossier kunnen ze zonder teveel schrijfwerk makkelijker bijhouden, waardoor ze meer tijd hebben voor de cliënt. De cliënt, maar ook de familie en mantelzorgers die vaak op afstand wonen, beschikken over dossierinformatie via Carenzorgt en kunnen via dit middel op afstand met de zorgverleners communiceren.
Hoe voldoe je aan de kwaliteitseisen voor digitale dossiervorming?
We zijn hiervoor in overleg gegaan met het zorgkantoor. Een eis van het zorgkantoor is bijvoorbeeld dat elk nieuw zorgplan ondertekend en besproken wordt met de klant. Dit hebben we opgelost door in de zorgovereenkomst een artikel op te nemen. Hierin staat dat de zorgverlener zich verplicht elk nieuw zorgplan met de client te bespreken. Dit document wordt door beide partijen ondertekend. Het origineel krijgt de client en een gescande versie wordt gekoppeld aan het dossier van de client. Na bespreken van het zorgplan maakt de verpleegkundige hier melding van in het dossier en vinkt deze actie aan. Met deze handelswijze wordt voldaan aan de eis van de handtekening en het bespreken met de klant. Klanten vinden het overigens ook heel vervelend dat zij steeds opnieuw voor alles een handtekening moesten zetten. Het dossier moet daarnaast inzichtelijk zijn voor de cliënt en familie, hieraan wordt voldaan door de koppeling met cliënt- en mantelzorgportaal Carenzorgt.nl.
Het grootste dilemma bij aanvang was dat de klant geen zicht meer had op zijn eigen dossier. Echter uit onderzoek bleek dat, op uitzonderingen na, de klanten zelf nauwelijks in het dossier kijken; het heeft weinig functie voor de klant. Zorgverleners onderling gebruiken het meer als communicatiemiddel. Via het Carenzorgt platform kan Allevo de klant en zijn mantelzorgers nu op een andere manier het zorgplan en cliëntinformatie aanbieden. Over het algemeen is er weinig gezegd over de wisseling van papieren dossiers naar digitaal. Momenteel wordt gewerkt om ook de huisartsen toegang tot het digitale dossier te geven. Belangrijk is dat je niet alle groepen tegelijk overzet. Eerst de teams, dan de cliënt en familie, huisartsen, etc. Ga gefaseerd te werk.
Zijn er onvoorziene problemen ontstaan tijdens de transitie?
Een probleem op dit moment is de internetverbinding. In de buitengebieden is niet overal 3G beschikbaar, dus niet overal dekking. Dit probleem ligt bij de provider, je moet verbinding hebben wil je informatie uit het dossier kunnen raadplegen. Medewerkers ervaren het als zeer hinderlijk en je kunt van tevoren niet inschatten of je bereik hebt, aangezien dit afhankelijk is van meerdere factoren (zoals het telefoontype). Door Nedap wordt momenteel gewerkt aan een offline versie, zodat informatie toch beschikbaar is indien de verbinding wegvalt. Het is prachtig om alles digitaal te doen, maar het succes staat of valt met de verbinding. Op de grote en vaste locaties is dit geen probleem door de aanleg van het WIFI netwerk dat krachtig genoeg is. In het verpleeghuis hebben we twee vaste internetverbindingen en een 3G netwerk aangelegd. Mocht er bijvoorbeeld brand uitbreken, dan kun je bij wijze van spreken buiten nog in het dossier kijken welke klanten er in het gebouw zijn. Vroeger zou je in zo’n situatie de plankaartjes snel van het bord moeten halen, in de hoop dat de kaartjes buiten niet alsnog wegwaaien.
Tips voor andere zorgorganisaties die over willen gaan op volledig digitale dossiervorming?
Belangrijk is dat je direct na de scholing ook echt met het dossier aan de slag gaat, anders zakt het weg. De medewerkers bij Allevo zijn in groepen van acht personen geschoold. Je gaat het hele proces met ze door en laat ze vertrouwd raken met de nieuwe manier van werken. Dit liep heel goed, men helpt elkaar. Enthousiasmeren en informeren is heel belangrijk. Vóór en tijdens de transitie is iedereen middels een nieuwsbrief op de hoogte gehouden, zodat je wist wanneer er iets van je werd verwacht. Overval mensen er niet mee, maar neem ze mee in wat er komen gaat. Mensen houden per definitie niet van onverwachte veranderingen. Help ze door het maken van praktische dossierinstructies, zorg dat ze er direct mee aan de slag gaan en leg het vooral niet klassikaal uit want dan blijft maar 10% hangen. Er werd gestart met de revalidatieafdeling als pilot. Een bewuste keuze omdat daar de meeste doorloop zit (geen long stay). Daarna werd gestart bij een team in de thuiszorg en bij de coördinator van de WMO. Al deze groepen zien de toegevoegde waarde van digitale dossiervorming; ze hebben voor het eerst alle informatie van de klant bij elkaar en hebben inzicht in de informatie en communicatie. Allevo heeft haar cliënten beter in beeld gekregen en de communicatie rond het cliëntproces loopt beter en efficiënter.
Wilt u als zorgaanbieder meer informatie of hulp m.b.t. digitale dossiervorming op de mobiele telefoons en tablets, neem dan contact op met Nedap.
www.nedap-healthcare.com
john.ruumpol@nedap.com
0544 471 677
