De implementatie van een nieuw systeem kan bestuurders of managers in de zorg nachtmerries bezorgen. Tijdsoverschrijdingen, budgetoverschrijdingen, je zou er al bijna helemaal niet aan beginnen. Maar het kan ook anders. De implementatie van Nedap ONS bij S&L Zorg verliep vlekkeloos.
En het was in vierenhalve maand geregeld, zoals gepland voor de deadline van 1 januari 2016. “We hebben twaalf maanden in vierenhalve maand gepropt, maar als we het anders hadden gedaan, dan was het niet beter gegaan.”
Ze kijken terug op een welbesteed halfjaar, projectleider en teamleider zorg Diana Giljam, projectleider en senior medewerker cliëntadministratie Nicole Bal en manager bedrijfsvoering en waarnemend bestuurder Wil Cornielje van S&L Zorg. De organisatie biedt professionele zorg aan mensen met een verstandelijke beperking in West-Brabant, vanuit locaties in Roosendaal en Bergen Op Zoom. Er werken ongeveer zeshonderd mensen, die eind vorig jaar de overstap moesten maken.
Keuze
“We werkten in 2015 met een systeem dat helemaal op z’n laatste benen liep”, vertelt Cornielje. “Het was veertien jaar oud. Toen we het kochten, liepen we voorop. Wij waren een van de eersten die cliënten inzage in hun elektronisch dossier gaven.” Het was op maat gemaakt, en draaide bij S&L Zorg op locatie. Het systeem voldeed echter niet meer aan de eisen en S&L Zorg wilde haar data in de cloud. “In juni vorig jaar hebben we voor Nedap ONS gekozen. De functionaliteiten gaven de doorslag, maar ook de mogelijkheid tot zelfroosteren. Daarnaast de prijs en de manier van opleveren met facturatie achteraf, zoals Nedap altijd doet. Die garandeert een snelle implementatie.”
Scholing
Voor S&L Zorg werd 1 januari een harde deadline. Dan zouden een aantal licenties en de mogelijkheid tot roosteren via het oude systeem vervallen. Dus na de zomer werd het bikkelen en buffelen, vertellen Giljam en Bal.
“Ik heb die tijd bijna niet gewerkt als teamleider in de zorg”, vertelt Diana Giljam. Ze had het als projectleider druk met andere dingen – net als Nicole. Gegevens moesten worden overgezet, teamleiders en zorgcoördinatoren kregen scholing en moesten het systeem ook zelf gaan vullen. Trainers werden aangesteld om cliëntbegeleiders te helpen. Het ‘epicentrum’ werd een speciaal ingericht lokaal in Bergen Op Zoom, waar Nedap ONS draaide en in totaal zo’n zeshonderd man een eendaagse scholing heeft gekregen.
De twee projectleiders hebben prima samengewerkt, met elkaar en met de andere leden van de stuurgroep. Wil Cornielje prijst hun inzet. “Zonder hun competentie en goede aanvullingen op elkaar was het niet gelukt.” Zij op hun beurt prijzen de inzet van de trainers. Nicole Bal: “Die moesten vaak meteen aan de bak. Op maandag kregen ze zelf scholing en op dinsdag moesten ze gaan trainen.”
Een aantal trainers is nu nog actief. Ze geven wettelijke vertegenwoordigers toelichting op Carenzorgt, het cliënt- en mantelzorgportaal van Nedap. Diana Giljam begeleidt de trainers onder andere via WhatsApp.
Kick-off
S&L Zorg heeft niet veel begeleiding nodig gehad tijdens het implementatietraject. “Dat zegt veel over de eenvoud van het systeem”, vindt Cornielje. “En over de gebruiksvriendelijkheid”, vult Bal aan. Er was dan ook niet veel weerstand onder medewerkers en wettelijke vertegenwoordigers, constateerden Cornielje, Giljam en Bal. “Ze waren natuurlijk al gewend aan elektronische dossiervoering, en met dit systeem is het veel sneller schakelen.”
Diana Giljam: “Bovendien heeft de centrale kick-off met alle medewerkers en vertegenwoordigers veel goed gedaan.” S&L zorg heeft de cliënt- en medewerkeradministratie, cliëntdossier, Carenzorgt, roosteren en plannen en de dagbesteding registratie uitgerold in vierenhalve maand tijd.
Samengevat ligt het succes van een snel implementatietraject in drie factoren, zo stellen ze bij S&L Zorg: een goede kick-off, een strakke planning en een keiharde deadline. Dan móet je wel. En vervolgens is het een kwestie van gewoon doen, zeggen Bal, Giljam en Cornielje.
