Zorgorganisaties richten zich zeer terecht vooral op het primaire proces: het bieden van goede zorg. Bij een goede zorgverlening hoort een efficiënt ingericht facilitair bedrijf. Bestuurders en managers geven de facilitaire bedrijfsvoering vaak een te lage prioriteit. Maar juist daar kunnen zorgorganisaties zowel kosten besparen én zich onderscheiden in kwaliteit en innovatie.
Voorwaarde voor een succesvolle inrichting is dat je de processen zeer scherp op het netvlies hebt. De Zorgscan van Facilicom helpt daarbij, zo blijkt uit de ervaringen van GGZ Rivierduinen.
GGZ Rivierduinen behandelt en begeleidt volwassenen, ouderen, kinderen en jongeren in het midden en noorden van Zuid-Holland, waaronder cliënten met eetstoornissen, autisme of een combinatie van een verstandelijke beperking en psychiatrische problematiek. GGZ Rivierduinen gebruikt vaak het symbool van de weegschaal, hetgeen staat voor interne processen, met aan de ene kant meer kwaliteit en aan de andere kant minder kosten. “We moeten scherp aan de wind zeilen om marktconform te blijven”, legt Naud Wirtz, directeur bedrijfsvoering en concern financiën bij GGZ Rivierduinen, uit. “Dus kostenbesparing was één van de belangrijkste motivaties om de Zorgscan uit te laten voeren. Maar de scoop was veel breder.”
Bouwstenen
Dat tekent de aanpak van de Zorgscan. “Zowel in de care als in de cure spelen een aantal dominante thema’s”, zegt Marc van Hagen, directeur Gezondheidszorg bij Facilicom Group. “Die vormen de bouwstenen voor de Zorgscan. Eén daarvan is uiteraard de druk op de kosten. Daarnaast is integrale veiligheid belangrijk, variërend van cybersecurity, personenalarmering tot brand- en agressiepreventie. Door de trend van langer thuis wonen is het voor zorgorganisaties ook de vraag hoe ze omgaan met hun vastgoed vanuit een lange termijn perspectief. Ook duurzaamheid, energiegebruik en circulair ondernemen is zo’n thema. Vanuit een thema als preventie besteden we bijvoorbeeld aandacht aan infectiepreventie en valpreventie. Gezond leven en vitaliteit staat voorop en daarin is goede en lekkere voeding cruciaal. Eén van de belangrijkste aandachtspunten in de Zorgscan betreft het personeel. De Zorgscan kan een antwoord bieden op het alsmaar groeiende tekort aan gediplomeerd zorgpersoneel door scherp en creatief te kijken naar hun taken via de Lean methode. Zeker 35 procent van het werk van bijvoorbeeld verpleegkundigen of andere verzorgenden is eigenlijk geen zorg maar facilitaire dienstverlening. Er valt een wereld te winnen als je goed kijkt naar een mogelijke taakherschikking, winst in zowel kosten als klantervaring.” Onderdeel van de Zorgscan is dan ook de ‘customer-journey’, van het eerste contact met de organisatie tot en met nazorg. Meer informatie is te vinden via de zorgscan.
Net zo essentieel is de ‘efficiency-journey’. Eigenlijk is de Zorgscan een soort röntgenfoto van de facilitaire organisatie. Die foto wordt gemaakt op basis van heel veel informatie, legt Ludwig Holzapfel uit. Hij is directeur management & advies bij Facilicom en verantwoordelijk voor de Zorgscan bij GGZ Rivierduinen. “We analyseren contracten, KPI’s, SLA’s en brengen in dialoogsessies de dienstverlening in kaart. Dat gebeurt met expertisegroepen op verschillende gebieden, denk aan vastgoed, schoonmaak, linnen, voeding, afval, beveiliging en energiemanagement.” Uiteindelijk worden de adviezen gepresenteerd aan het MT. Wat is het laaghangend fruit? Waar zit verbetering op lange termijn? Daaruit volgt een implementatieplan. De doorlooptijd is afhankelijk van het aantal gekozen modules. De belasting voor de betreffende afdelingen is beperkt, vaak niet meer dan een aantal dagen. En wat de Zorgscan kost? Dat bepaalt de zorgorganisatie zelf. Facilicom wil niet betaald krijgen voor de inzet, maar voor de toegevoegde waarde die het levert.”
Innovatiekracht
Naud Wirtz had gehoopt op veel laaghangend fruit, maar GGZ Rivierduinen bleek haar facilitaire organisatie al aardig op orde te hebben. “Op het gebied van legionellapreventie en linnenverwerking kunnen we het efficiënter aanpakken. En op de lange termijn zullen we zorgvuldige afwegingen moeten maken over inkoop, energie en vastgoed.” De belangrijkste les voor GGZ Rivierduinen is: op (personeels-) kostenniveau is niet veel te halen, dat is allemaal in orde. De organisatie onderscheidt zich op kwaliteit en efficiency. Daarvoor zijn twee mogelijkheden, zo geven Van Hagen en Holzapfel aan: outsourcing en taakherschikking. “Kijk bijvoorbeeld naar schoonmaaktaken en zorgtaken en hoe je daarin een combinatie kunt maken. Daarna moet je nadenken wat je zelf kunt en wat je kunt uitbesteden.” Dan gaat het vooral om het binnenhalen van ontwikkelpotentie van derden, benadrukt Naud Wirtz. Hij denkt ook aan de innovatiekracht bij het uitbesteden van IT. Maar dat vraagt regie, zegt Holzapfel. “Het is de kunst om twee bedrijven zo aan elkaar te ritsen dat je waarde creëert voor de cliënt.”
