Het pad dat uw cliënten binnen uw organisatie bewandelen, is digitaal en administratief ondersteund. Van binnenkomst tot mutaties in zorgdienstverlening en vertrek.
Verschillende afdelingen en disciplines zijn verantwoordelijk voor de zorg- en cliëntregistratieve processen binnen uw organisatie:
- Uw front office heeft een belangrijke taak te vervullen in de eerste contacten met uw cliënten;
- Zorgteams willen kwalitatief goede zorg leveren waar een adequate dossiervorming bij hoort;
- Uw back office bewaakt de administratieve afwikkeling, facturatie en verantwoording van geleverde zorg.
Vanwege de toegenomen complexiteit lopen zorgorganisaties sinds de transitie en transformatie tegen verschillende uitdagingen aan. De systemen zijn bijvoorbeeld niet goed ingericht op de nieuwe vorm van factureren, er is geen goede interne controle, het proces is verspreid over verschillende afdelingen waardoor het overzicht weg is of er zijn eenvoudigweg te veel declaraties en te weinig tijd om deze te verwerken. Daarnaast leidt het samenwerken met verschillende financiers, met elk hun eigen processen en procedures, vaak tot (deels) afgekeurde declaraties. Het vergt dan veel tijd om uit te zoeken waarom dit is gebeurd en hoe dit hersteld kan worden.
Om administratieve problemen te voorkomen is het belangrijk de onderliggende processen te structureren en te optimaliseren. Zorg dat de verschillende disciplines goed samenwerken in het totale proces, de juiste verantwoordelijkheden oppakken en de juiste stuurinformatie ontstaat op alle niveaus binnen uw organisatie. Alles staat of valt met de inrichting van uw zorgcontrolcyclus.
Myrthe Balder: “Orde creëren in de chaos en problemen oplossen, dat is echt een mooie uitdaging”
De zorgcontrolcyclus anno 2016
Zorgcontrol omvat het gehele proces van omzetoptimalisatie tot en met de verantwoording en is een gezamenlijke organisatorische verantwoordelijkheid. Het succesvol inrichten van de zorgcontrolcyclus is een uitdaging. Hoe vertaalt u bijvoorbeeld de contractafspraken binnen de organisatie? Hoe monitort u welke resultaten u behaalt met cliënten? Hoe verloopt uw verantwoording? Wat is de vertaalslag naar de planning & controlcyclus binnen uw organisatie? Hoe stuurt u bij als u hiaten constateert in het totale proces? Uw faciliterende systemen spelen een grote rol bij het succesvol (kunnen) inrichten van uw zorgcontrolcyclus.
Ineke Oude Boerrigter, bestuurder Malderburch over de dienstverlening van AAG: “AAG heeft in Malderburch een onderzoek uitgevoerd binnen de Economisch Administratieve Dienst. De uitkomsten van dit onderzoek vormen de basis voor een nieuwe koers binnen de EAD.”
Het feit dat degene die het onderzoek uitvoerde, mij steeds uitstekend informeerde en ook heel goed in staat was de uitkomsten te bespreken met betrokkenen van de afdeling, was voor mij in mijn functie van bestuurder heel belangrijk. Hierdoor kon ik mij volledig richten op de grote lijnen en hoefde ik mij niet bezig te houden met de operationele kant van het veranderingstraject.”
De zorgcontrolcyclus in één oogopslag
Om u een beter inzicht te geven in welke processen er ten grondslag liggen aan de zorgcontrolcyclus, hoe u deze inricht en waar u rekening mee dient te houden heeft AAG een handige PDF ontwikkeld. Zo ziet u in één oogopslag hoe de zorgcontrolcylus er van A tot Z uitziet. Download de PDF hier.
Natascha Sewpal: “Het optimaliseren van de inkomstenstroom is cruciaal. Zorg dat alle declaraties op orde zijn, zodat u de financiële middelen ontvangt waar uw organisatie recht op heeft”.
Veranderen is complex, maar niet onmogelijk
Het optimaliseren van de zorgcontrolcylcus is niet eenvoudig, maar zeker niet onmogelijk. Graag delen we enkele tips die u een houvast kunnen geven tijdens het veranderproces:
- Zorg dat de juiste mensen op de juiste posities worden ingezet en hun kwaliteiten optimaal worden benut;
- Leg verantwoordelijkheden op de juiste plaats;
- Stem uw systemen af op de primaire en secundaire processen binnen uw organisatie;
- Verlies uw visie op zorg en uw bedrijfsmodel niet uit het oog.
Betty Paul: “Motiveer en enthousiasmeer medewerkers om de juiste dingen te doen en zo de gewenste resultaten te bereiken.”
Meer informatie?
Wilt u meer informatie over het inrichten van de zorgcontrolcylus? Lees er alles over in ons uitgebreide artikel op de website.
Ankie Langemaat, Hoofd Cliëntenservice bij Baalderborg Groep over onze consultants: “De begeleiding door AAG is accuraat en professioneel.”
Myrthe Balder, Natascha Sewpal en Betty Paul zijn werkzaam bij AAG. Samen met collega’s Petra Dollekamp, Ellis Vlessert en Bertine van Winkel houden zij zich bezig met alle processen rondom de zorgcontrolcyclus.
